Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления
Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:
- секретариат;
- экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
- подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
- подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
- подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
- подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
- отдел совершенствования делопроизводства;
- копировально-множительное бюро;
- протокольная группа;
- редакционная группа;
- приемная;
- архив.
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.
В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. 1
Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
- 1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;
- 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
- 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
- 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения. 2
Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (представлено в таблице 1).
Таблица 1
Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота3
| Объем документооборота, тыс. документов в год
| Организационные формы службы ДОУ
| | менее 10
| обычно один-два секретаря руководителя организации
| | от 10 до 25
| служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
| | от 25 до50
| создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)
| | от 50 до 100
| более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации
| | свыше 100
| сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем
| Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений (представлены в таблице 2).
Таблица 2
Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления 4
| Наименования подразделения службы ДОУ
| Выполняемые подразделением функции
| | секретариат
| - информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)
- планирование рабочего дня руководителей
- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов
- составление и оформление документов по заданиям руководителей
- аналитическая работа по документам по заданию руководителя
- организация телефонных переговоров руководителей
- организация командировок и деловых встреч руководителей и др.
| | экспедиция
| - прием корреспонденции, поступающей в адрес организации
- распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения
- обработка отправляемых из организации документов
| | подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов
| - регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов
- ведение информационно-справочной работы по документам организации
- подготовка документов для представления на рассмотрение руководства
- контроль за правильностью оформления документов
- формирование дел
- подготовка дел к передаче на хранение в архив организации
| | подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов
| - организация контроля за сроками исполнения документов
- постановка документов на контроль
- проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов
- снятие документов с контроля
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов
- подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов
| | подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан
| - регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)
- подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством
- направление обращений граждан на исполнение
- контроль за сроками исполнения обращений граждан
- отправка писем-ответов гражданам
- обобщение результатов исполнения обращений граждан
- формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан
- подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан
| | подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов
| - перепечатка документов по заявкам подразделений и работников
- считывание документов
| | отдел совершенствования делопроизводства
| - разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)
- разработка и корректировка номенклатуры дел организации
- консультирование работников организации по вопросам работы с документами
- методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях
- проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации
- организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству
- разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве
- постановка задач автоматизации делопроизводства
| | копировально-множительное бюро
| - копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников
| | протокольная группа
| - разработка планов работы коллегиальных органов
- оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа
- подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)
- ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов
- рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам
- оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов
- контроль за исполнением решений коллегиальных органов
- оформление выписок из протоколов и др.
| | редакционная группа
| - редактирование документов, издаваемых в организации
- корректорская правка
- подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования
| | приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан)
| - организация приема посетителей руководством организации
- составление плана работы приемной
- ведение учетной документации по личному приему граждан
- организация исполнения документов, полученных при личном приеме
- обобщение результатов приема посетителей
- подготовка предложений по совершенствованию работы приемной
| | архив (организации)
| - ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива
- прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива
- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов
- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива
- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования
- проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение
- осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования
- организация работы по составлению номенклатуры дел организации
- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами
- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления
- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления5
| Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).
Расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду:
- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23;
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;
- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;
- Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.
Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться следующие виды нормативов:
- норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;
- норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;
- норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;
- норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);
- норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).
При расчете необходимой численности работников обычно сначала определяют общую годовую трудоемкость, которая вычисляется по следующей формуле:
|
| где То – общая годовая трудоемкость работ;
| |
| Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;
| |
| Тнн – годовая трудоемкость ненормированных работ.
| При этом годовую трудоемкость нормируемых работ можно рассчитать следующими способами:
- через нормы времени:
|
| где Vi – объем работ i -го вида, выполняемый за год;
| |
| Нврi – норма времени на выполнение i -й работы;
| - через нормы выработки:
|
| где Н вырi – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста.
| Годовая трудоемкость ненормируемых работ определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:
|
| где Н ннj – трудоемкость ненормируемой j -й работы;
| |
| V j – объем работы j -го вида, выполняемый за год.
| После определения общей годовой трудоемкости работ можно определить численность персонала по следующей формуле:
|
| где Ч – численность персонала;
| |
| Т о – общая годовая трудоемкость работ;
| |
| Ф н – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год (условно принимается равным 2000 часов или 259 рабочих дней 7);
| |
| К н – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Данный коэффициент определяется по формуле:
| |
| 
| Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени. 7
Расчет численности персонала службы документационного обеспечения управления рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:
- руководители;
- специалисты;
- другие служащие (или технические исполнители).
К категории руководителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:
- заведующий архивом;
- заведующий канцелярией;
- заведующий копировально-множительным бюро;
- заведующая машинописным бюро;
- заведующий экспедицией.
На практике в службе ДОУ используются и иные должности руководителей: управляющий делами, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром подготовки документов, заведующий отделом писем и др. Как правило, наименование должности руководителя зависит от структуры службы делопроизводства. По существующим нормам управляемости количество руководителей не должно превышать 20% от общего количества делопроизводственного персонала. 8
К категории специалистов в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:
- документовед;
- инспектор по контролю за исполнением поручений.
На практике к категории специалистов относятся такие должности, как: помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории. 9
К категории технических исполнителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:
- архивариус;
- делопроизводитель;
- машинистка;
- секретарь-машинистка;
- секретарь незрячего специалиста;
- секретарь руководителя;
- секретарь-стенографистка;
- стенографистка;
- экспедитор.
Подробное описание должностных обязанностей и требований к квалификации сотрудников службы ДОУ, занимающих вышеперечисленные должности, содержится в разделе "Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления".
Дополнительная информация:
- служба документационного обеспечения управления;
- регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления.
_____
1 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
2 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
3 Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.
4 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
5 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 1.3.
6 Рекомендации по определению штатной численность работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. – ЦБНТ. М, 2002.
7 Там же.
8 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
9 Там же.
Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ЗАО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: [email protected].
| 
|
