ЖУРНАЛЫ ДЕЛОВЫЕ НОВОСТИ ЭКСПЕРТЫ ТОП-ПЕРСОНЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ДЕЛОВОЙ КЛУБ УП РЕГЛАМЕНТЫ УП АНОНСЫ ФОРМУЛА УСПЕХА НАШИ ПАРТНЕРЫ Национальная Деловая Премия Капитаны Российского Бизнеса Подпишитесь на рассылку Адрес e-mail: Ознакомительная подписка на журнал управление персоналом Журнал "Делопроизводство" N3 2012 год Организация системы делопроизводства и документооборота в Комитете по управлению городским имуществом (КУГИ) Правительства Санкт-Петербурга. Автор: С. Л. Дрибноход Организация системы делопроизводства и документооборота в Комитете по управлению городским имуществом (КУГИ) Правительства Санкт-Петербурга С.Л. Дрибноход, к.п.н., государственный советник Санкт-Петербурга 1 класса Правовые основы и программная платформа Структура системы делопроизводства и документооборота Инструменты контроля и статистики В июле этого года автоматизированная система делопроизводства и документооборота КУГИ, сформированная в виде базы данных, отметила свой 20-й день рождения. Сам Комитет был создан 15 сентября 1991 года. В процессе развития сложной системы делопроизводства и документооборота Комитет неоднократно делился опытом в этом направлении с другими органами власти, как региональными, так и федеральными. За время своей работы система делопроизводства и документооборота показала свою высокую надежность и устойчивость, удобный интерфейс для пользователей, большой объем возможностей для организации и контроля бизнес-процессов Комитета и учета исполнения поручений руководителей различного уровня. Только в 2011 году в КУГИ был обработан 181481 документ. К концу этого года их будет около 200 тысяч. В день в Комитет поступает в среднем 690 документов. Объем поступающих документов из года в год растет в среднем на 15-20%. Устойчивый рост количества документов обусловлен открытостью органов государственной власти, активной компьютеризацией населения, ростом общей правовой грамотности, внедрением механизмов электронного документооборота и предоставления государственных услуг, в том числе посредством систем межведомственного электронного взаимодействия и технологий «одного окна». Деятельность систем делопроизводства органов государственной власти, прежде всего, регламентирована федеральными правовыми актами: Гражданский Кодекс РФ, Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Указ Президента РФ от 28.03.2011 №352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» и др. Делопроизводство и документооборот в КУГИ также регламентируют правовые акты Санкт-Петербурга, а также приказы председателя Комитета об утверждении регламента Комитета (в нем описаны порядок взаимодействия структурных подразделений Комитета, организация работы с обращениями граждан и организаций, порядок прохождения и учета документов, исполнения поручений, подготовки и согласования проектов правовых актов и др. вопросы) и инструкция по делопроизводству. Учитывая, что Комитет в своей повседневной деятельности активно взаимодействует с подразделениями Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и готовит в рамках своей компетентности проекты ответов за подписью Губернатора Санкт-Петербурга и вице-губернаторов Санкт-Петербурга, в Комитете руководствуются также требованиями Инструкции по делопроизводству Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и другими Методическими рекомендациями по подготовке ответов на запросы и обращения и порядку исполнения поручений. При этом в Комитете по управлению городским имуществом действует несколько десятков программных комплексов, связанных со спецификой управления и распоряжением имуществом Санкт-Петербурга и объединенных в единую автоматизированную информационную систему — Информационно-технологическую систему Комитета (ИТС КУГИ). В данную систему входят следующие программные комплексы: учета собственности Санкт-Петербурга; учета и ведения сделок; учета и контроля поступления платежей; дежурного кадастрового плана Санкт-Петербурга; реестра собственности Санкт-Петербурга; претензионно-исковой работы; приватизации; базы секретаря городской и районной комиссий по распоряжению объектами недвижимости; делопроизводства и документооборота Комитета и многие другие. Система делопроизводства и документооборота КУГИ разрабатывалась и совершенствовалась подразделениями Комитета с привлечением сторонних организаций-разработчиков программного обеспечения на протяжении многих лет. При этом в качестве системы управления базами данных (СУБД) использовались различные программные продукты (FoxPro, Lotus Notes). В настоящее время массив данных (информация), с которым пользователи работают посредством программного комплекса системы делопроизводства и документооборота Информационно-технологической системы КУГИ, условно разделен на два блока: — данные центральной канцелярии (картотеки обращений юридических лиц, граждан, регистрации нормативных правовых актов, исходящих документов внешней переписки); — данные структурных подразделений Комитета (картотеки внешней и внутренней переписки подразделений). Особенностью современной системы делопроизводства и документооборота КУГИ является использование для ее разработки и эксплуатации распределенной реляционной СУБД на базе программно-аппаратной платформы компании Oracle. Опыт использования данной СУБД в Комитете показал ряд преимуществ, таких, например, как: устранение избыточности хранимых данных, целостность данных, удобное для пользователя табличное представление и др. Решение о переходе на данную платформу СУБД был вызвано стремлением Комитета уйти от разрозненных баз данных различных программных комплексов и использовать единую общую базу данных. В настоящий момент в Комитете внедряется новая Информационно-технологическая система на базе СУБД Oracle (ИТС-2), которая позволит получить сведения о любом городском объекте недвижимости и всю связанную с ним информацию (сведения о технических характеристиках и кадастрового учета, его местонахождении, информацию о правах и обременениях, связанную с объектом деловую переписку и т.п.). В работе с системой делопроизводства и документооборота КУГИ задействованы все сотрудники Комитета, однако основной пользователь системы - Организационное управление, состоящее из 16 сотрудников. В управлении два отдела: отдел систематизации документов (центральная канцелярия) и отдел контроля. В иных подразделениях Комитета есть свои делопроизводители, в обязанности которых входит ведение картотеки подразделения (внутренний и внешний документооборот) и контроль исполнения поручений сотрудниками подразделения. Ранее система делопроизводства и документооборота КУГИ была распределенной, что было вызвано отсутствием технических возможностей ведения единой базы данных. Сегодня ситуация изменилась. Несмотря на то, что часть подразделений Комитета территориально расположены в районах Санкт-Петербурга, информационные ресурсы по делопроизводству и документообороту расположены на центральной площадке КУГИ. Они хранятся в электронном виде на сервере единой системы делопроизводства и документооборота центральной площадки, что позволяет не только оперативно управлять данной системой, но и обеспечивать резервирование информации. В обязанности сотрудников Организационного управления входит регистрация в «центральных» картотеках делопроизводства и документооборота всех поступающих в адрес Комитета запросов, обращений и поручений, распределение их согласно действующим правовым актам Комитета по закреплению полномочий и зон ответственности между заместителями председателя Комитета и их подведомственными подразделениями. Также сотрудники Организационного управления осуществляют переметки документов в картотеки подразделений, являющихся исполнителями, по поступившим обращениям, направляют подготовленные проекты ответов на подпись или визирование председателю Комитета, регистрируют подписанные документы, сканируют комплекты документов для электронного хранения, направляют данные документы посредством почты или по каналам связи корреспондентам, ведут контроль исполнения поручений и правильности подготовки документов, представляют статистическую информацию по исполнительской дисциплине руководителям Комитета. Делопроизводители территориальных подразделений Комитета — районных управлений (агентств) недвижимого имущества КУГИ регистрируют в своих картотеках делопроизводства и документооборота все поступающие в адрес агентств запросы, обращения и поручения, осуществляют контроль, регистрацию и отправку подписанных начальниками агентств ответов, осуществляют переметки и направляют при необходимости подготовленные проекты ответов в Организационное управление для подписания или визирования председателем Комитета. По своей функциональности система делопроизводства и документооборота КУГИ делится на: — внешний документооборот (регистрация обращений граждан и организаций, нормативных правовых актов, поступивших в Комитет извне, регистрация и отправка подготовленных ответов); — внутренний безбумажный документооборот (подготовка в электронном виде, согласование, регистрация, переметка, подписание и отправка в электронном виде внутренних документов между подразделениями Комитета); — внутреннее мобильное делопроизводство (управление процессами внутреннего безбумажного документооборота с портативных мобильных устройств); — систему статистики и контроля исполнения поручений (осуществление мер предупредительного контроля, формирование отчетности по всем видам поручений, поступающих на исполнение в подразделения); — систему веб-сервисов на сайте Комитета (прием обращений в электронном виде и подготовка ответов на обращения в разделе сайта «Задать вопрос»; поиск и определение состояния обработки направленных документов в КУГИ в разделе сайта «Поиск входящего документа»); — систему конвертации информации в электронном виде, поступающей от других информационных систем делопроизводства (преобразование данных из систем делопроизводства Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и других исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга в систему делопроизводства и документооборота КУГИ с сохранением основного логическо-структурного содержания информации); — систему автоматической регистрации и распределения поступающих запросов в рамках предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций. К технической части обеспечения работоспособности системы делопроизводства и документооборота КУГИ относится следующее оборудование: — серверы СУБД (сервер хранилища данных и сервер внешней и внутренней базы системы делопроизводства и документооборота КУГИ); — веб-сервер сайта КУГИ; — сервер бизнес-процессов, который участвует в регистрации и преобразовании информации в рамках предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций; — сервер системы статистики и контроля исполнения поручений. Фактически четыре комплекта различного оборудования, современного и мощного по производительности и надежности, обеспечивают выполнение различных функций системы делопроизводства и документооборота КУГИ. Обслуживанием данного оборудования и администрированием операционных систем, СУБД, баз данных и веб-сервисов, размещенных на серверном оборудовании, занимаются специалисты Управления информационных технологий, с которыми сотрудники Организационного управления тесно сотрудничают. Кроме того, разработку новых программных комплексов Информационно-технологической системы КУГИ, сопровождение и доработку существующих баз данных, в том числе системы делопроизводства и документооборота КУГИ, осуществляют внешние организации — разработчики программного обеспечения, привлекаемые для оказания данных услуг на конкурсной основе в рамках размещения государственного заказа Санкт-Петербурга. КУГИ — единственный в городе исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга, который внедрил более года назад и эффективно использует в настоящее время в своей деятельности внутренний безбумажный документооборот. Внутренний безбумажный документооборот обеспечил не только обмен документами в электронном виде между подразделениями, но и позволил: — оперативно решать вопросы контроля исполнения поручений; — увеличить скорость принятия решения, согласования и подписания проектов ответов; — сократить трудозатраты и материальные ресурсы; — обеспечить легитимность подписания документов. Особенностью данной системы является то, что в ней работает каждый без исключения сотрудник Комитета, участвующий в процессе подготовки различных документов и ответов на обращения. Фактически это означает, что сотрудник Комитета, имеющий поручение для исполнения и доступ к системе внутреннего безбумажного документооборота, прикрепляет подготовленный им проект электронного документа к «рабочей карточке», созданной при формировании поручения в базе данных, согласовывает проект ответа в электронном виде у своего непосредственного руководителя, отправляет согласованный документ в электронном виде для «электронного» подписания вышестоящему руководителю. При этом в рабочей карточке содержится краткая информация о документе: входящий номер, корреспондент (автор обращения), краткое содержание, наличие приложений, сроки исполнения. Для сопутствующих документов предусмотрены дополнительные поля. Информация перемещается в рамках единой системы делопроизводства и документооборота КУГИ по защищенным каналам связи. Уведомление о поступившем обращении или поручении также направляется исполнителю по электронной почте, что позволяет более оперативно принять меры для исполнения поручений. Кроме того, в будущем планируется разработать и внедрить механизм СМС-оповещения сотрудников Комитета о поступающих поручениях. Данный механизм уже эффективно используется несколько лет в Комитете для СМС-информирования арендаторов недвижимого имущества, находящегося в собственности Санкт-Петербурга, о наступлении планового срока оплаты арендной платы и просрочек по арендной плате. Переходу же к внешнему безбумажному документообороту в настоящее время мешает: — неготовность многих корреспондентов, в том числе различных организаций и органов власти, к отказу от привычного обмена печатными документами; — отсутствие необходимых информационных и технических ресурсов; — отсутствие необходимых квалифицированных кадров в сфере информационных технологий в штате организаций и органов власти; — слабая правовая проработка данного вопроса (отсутствие правовых актов о возможности замены бумажных архивов на электронные; отсутствие перечня документов, обмен которыми должен осуществляться только в электронном виде; отсутствие регламентов, инструкций по порядку электронного документооборота в органах власти и т.д.). Несмотря на наличие комплекса проблем в данном направлении, в Санкт-Петербурге принимается ряд активных мер по созданию электронного обмена документами в рамках Системы межведомственного электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее — СМЭД). С целью разработки и внедрения СМЭД издано Распоряжение Правительства Санкт-Петербурга о подготовке к организации межведомственного электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, организована пилотная зона внедрения электронного документооборота, активно проводится, в том числе и в КУГИ, тестирование программного комплекса СМЭД. Отдельная гордость КУГИ — внутреннее мобильное делопроизводство, аналогичной системы в настоящее время нет ни в одном другом исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга. Главное окно системы мобильного делопроизводства: Особенностью данной системы является то, что управление процессами внутреннего безбумажного документооборота, получение сведений о поступивших документах, их обработка, создание поручений может быть выполнено удаленно с портативных мобильных устройств (коммуникатора или планшетного компьютера). Пока мобильное делопроизводство работает только у руководителей подразделений КУГИ, которые могут, где бы они ни находились, например, на выездном совещании или в командировке, входить удаленно с помощью пароля в систему внутреннего делопроизводства и оперативно давать поручения исполнителям. Передача сведений выполняется по протоколу HTTPS, поддерживающему шифрование. Система статистики и контроля исполнения поручений (исполнительской дисциплины) разработана в Комитете на базе программного обеспечения Oracle Business Intelligence Suite Enterprise Edition Plus, являющейся инновационной платформой бизнес-аналитики и позволяющей значительно расширить возможности контроля сроков исполнения и формирования отчетов выполнения подразделениями Комитета контрольных сроков по всем видам контроля. Данная система статистики и контроля исполнения поручений позволяет не только собирать различные виды статистики из баз данных системы делопроизводства и документооборота КУГИ, но и в автоматизированном режиме отслеживать постановку на контроль и снятие с контроля поручений, поступающих от вышестоящих руководителей (Президента РФ, Председателя Правительства РФ, руководителей Министерств и ведомств РФ, Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга, председателя Комитета и заместителей председателя Комитета). Сроки исполнения поручений фиксируются в отдельных полях рабочей карточки, сформированной в базе данных системы делопроизводства и документооборота КУГИ. К ряду поручений формируется еще один формализованный документ — «контрольная карта». В этом документе, прикрепляемом к рабочей карточке, описан вид контроля («контроль Губернатора Санкт-Петербурга», «контроль вице-губернатора Санкт-Петербурга», «контроль председателя Комитета»), ответственное лицо, срок выполнения поручений, а также предусмотрены поля для заполнения итогов выполнения поручений. Контрольные карты в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга разработаны по единому принципу и имеют штрих-код, содержащий информацию по контрольному поручению и позволяющий аппаратным способом оперативно «снимать» и вводить информацию в базу данных. Заполнение данных карт дает возможность своевременно выполнять поручения в срок и докладывать в краткой форме об исполнении поручения вышестоящему руководителю. Кроме того, чтобы информировать сотрудника Комитета о том, какие у него есть контрольные поручения, которые необходимо исполнить в срок, система статистики и контроля исполнения поручений в автоматическом режиме в ночное время рассылает на электронную почту сотрудникам Комитета справки предупредительного контроля (СПК), содержащие всю информацию о контрольных поручениях. Такие таблицы приходят не только исполнителям, но и их руководителям и делопроизводителям подразделений для эффективного контроля. Система также предупреждает о просроченных поручениях и позволяет строить статистические отчеты для руководителей, содержащие информацию о количестве поступивших на исполнение поручений в каждое подразделение за отчетный период, сколько документов исполнено в срок или с нарушением срока, сколько документов не исполнено. Наконец, с использованием системы статистики и контроля исполнения поручений по результатам исполнения поручений за месяц происходит процесс поощрения и наказания сотрудников, что является мощным рычагом в организации процесса исполнительской дисциплины. Чтобы избежать излишнего документооборота, нужно широко внедрять в стране системы электронного документооборота. Сейчас, например, любой гражданин или организация, подавшие в КУГИ какой-либо документ, могут на сайте Комитета в разделе «Поиск входящего документа» отследить, в каком подразделении находится его обращение и определить состояние его обработки. Электронные сервисы постоянно развиваются, а с 1 июля 2012 года благодаря внедряемой в Санкт-Петербурге Системе межведомственного информационного взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга и органами местного самоуправления в Санкт-Петербурге гражданам и организациям предоставляется более полный перечень услуг, в том числе организован электронный документооборот, позволяющий более оперативно и в кратчайшие сроки давать ответ заявителям.
Источник: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?261
