Добір персоналу

Ефективне функціонування системи державного управління залежить не тільки від її організаційної структури, але й від особистих характеристик персоналу (розум, характер, мораль, виховання). Саме тому такою важливою проблемою є питання поповнення та добору кадрів для органів

державного управління. Добір персоналу - це процес оцінки професійних якостей кола претендентів, визначення придатності кожного з них для виконання посадових обов'язків.

У вітчизняній традиції управління персоналом цей аспект є одним із найбільш болючих, адже становлення об'єктивної системи добору кадрів є серйозною проблемою в системі державної служби України, що ускладнює можливість притоку до неї найбільш компетентних і кваліфікованих державних службовців. А тому одним із головних завдань адміністративної реформи в Україні є прихід до системи управління всіх рівнів висококваліфікованих фахівців нової генерації. У цьому контексті е слушними слова Президента Л.Д.Кучми, висловлені у Посланні до Верховної Ради: "Особливо важливо запобігти новим рецидивам непрофесіоналізму та некомпетентності при формуванні кадрового потенціалу. Реалізація цього завдання потребує здійснення реформи державної служби. Основна її мета - вдосконалення системи відбору та удосконалення кадрового потенціалу, підвищення престижу державної служби, посилення соціальної та політичної захищеності держслужбовця, забезпечення сталої зайнятості у державній службі".²⁴

Політика кадрового добору державних службовців повинна базуватися на принципі системності й наукового забезпечення. Для успішного розв'язання цієї проблеми в кожному органі державного управління повинен бути розроблений план поповнення і добору персоналу. Його форми є різними залежно від характеру і масштабів організації, але загальна схема добору нових працівників є схожою для всіх організацій. Наведемо основні його пункти:

«план розвитку людських ресурсів організації;

» визначення необхідності поповнення кадрів (нова чи вільна вакансія);

«визначення підрозділу, який потребує нових працівників;

» перегляд чи проведення керівниками аналізу змісту праці;

«визначення рівня необхідних знань, навичок і здібностей для зайняття вільної вакансії;

» узгодження критеріїв для визначення необхідних знань, навичок, здібностей у претендентів на посаду;

» аналіз можливості "внутрішнього" поповнення кадрів (просування по службі, перекваліфікація кадрів);

» формування плану залучення зовнішніх претендентів;

» узгодження стратегії проведення "відсіву" і добору претендентів на посаду;

²⁴ Україна: поступ у XXI століття. Стратегія економічного та соціального розвитку на 2000-2004 роки: Послання Президента України до Верховної Ради України 2000 рік // Урядовий кур'єр. - 2000. - 23 лют. -С.7.

«процес добору претендентів;

» введення на посаду нового працівника (можливий випробувальний строк);

«оцінка показників службової діяльності нового працівника;

» внесення корективів до плану розвитку людських ресурсів і в селекційну стратегію.

До кандидата на зайняття вакантної посади висуваються певні вимоги. Початку проведення набору кандидатів передує наявність вакансії посад державних службовців. Вакантна посада повинна мати опис, який чітко визначає:

«основні службові обов'язки;

» кваліфікаційні вимоги до посади;

«рівень оплати праці для даної посади;

«можливість службового просування;

«спосіб проведення відбору;

» інші особливі вимоги до претендентів.

Опис посади характеризує вакантну посаду та вказує на її положення в державному органі (безпосередню підпорядкованість та межі відповідальності).

Основні службові обов'язки знаходять своє відображення у посадовій інструкції, тобто документі, який описує основні функції державного службовця.

Посадова інструкція готується відділом з кадрових питань разом із керівником підрозділу, в якому є вакантна посада. Фахівці кадрової служби готують посадові інструкції, а лінійний керівник - вимоги до конкретної посади. Цей документ є описом основних функцій працівника, тому здатність кандидатів на зайняття вакантної посади їх виконувати є основним оціночним критерієм для спеціалістів з кадрової служби. Для полегшення цього завдання деякі установи почали використовувати доповнення до посадових інструкцій, котрі описують основні характеристики, якими повинен володіти співробітник для успішної роботи на певній посаді (квіліфікаційні вимоги).

Кваліфікаційні вимоги являють собою набір обов'язкових знань, умінь, навичок необхідних для зайняття відповідної посади. Наприклад, наявність вищої освіти, спеціальних навичок (володіння іноземною мовою, вміння користуватися комп'ютерною технікою, наявність практичного стажу роботи у відповідній сфері тощо). Використання кваліфікаційних вимог дає можливість структурованої оцінки кандидатів (з кожної характеристики) І порівняти кандидатів.

Опис посади дає підстави для оголошення про прийом на роботу.

Наступним етапом є набір кандидатів. Надзвичайно важливим кроком у процесі об'єктивного добору нових кадрів є наявність такої кількості претендентів на вакантні посади, що перевищує кількість

вакансій. Існує загальне правило, згідно з яким про всі вакантні посади слід сповіщати якнайбільше потенційних претендентів із метою залучення до відбору достатньої кількості кваліфікованих претендентів. Масштаби такого інформування залежать від коштів, які може витратити установа, та людських ресурсів, які вона може виділити для проведення набору. Для органів державного управління проблемою є встановлення співвідношення між внутрішніми і зовнішніми джерелами поповнення кадрів. У світовій управлінській практиці існує декілька підходів до процесу набору кандидатів. Згідно з одним із них застосовуються такі методи: Внутрішній ринок праці:

- постійне підвищення кваліфікації службовців власної установи;

- подальший розвиток співробітників, зокрема навчання молодих кадрів;

- оголошення конкурсу на вакантну посаду в межах установи. Логічно розпочинати процес добору нових кадрів з аналізу

потенціалу і можливості переміщення внутрішніх ресурсів організації (внутрішній набір). Найбільш поширеними способами пошуку на внутрішньому ринку є оголошення про вакантну посаду у внутрішніх засобах інформації, а також звернення до керівників підрозділів з проханням висунути відповідних кандидатів. Сюди також можна віднести вивчення службових характеристик співробітників з метою добору найбільш підготовлених кандидатів.

У кожній конкретній ситуації зовнішній та внутрішній набір має свої переваги і недоліки. До переваг внутрішнього джерела поповнення кадрів можна віднести:

- відсутність значних матеріальних затрат;

- можливість кращої оцінки потенціалу;

- наявність мотивації для досягнення кращих показників діяльності службовців;

- відсутність необхідності інтеграції нових службовців в організацію При внутрішньому наборі можливе також виникнення цілої низки

проблем:

- обмеженість кола потенційних кандидатів;

- відсутність в установі кадрів необхідної кваліфікації;

- суперечність між бажанням службовця претендувати на нову посаду і незгодою його безпосереднього керівника на це переміщення;

- політичний тиск на проходження процесу добору. Розширений внутрішній ринок праці:

- родичі, знайомі співробітників;

- колишні співробітники, які бажають повернутися в установу. Кадрова служба може звернутися до службовців установи з

проханням надати допомогу в неформальному пошуку кандидатів у колі своїх родичів та знайомих.

До позитивних рис цього методу можна віднести: відсутність значних фізичних затрат; досягнення високого рівня інтеграції кандидатів у організацію в результаті їх тісного контакту з її представниками.

Негативні риси методу: службовці, не будучи детально обізнаними зі специфічними вимогами процесу добору персоналу, є недостатньо об'єктивними стосовно ділових та особистих якостей своїх родичів та знайомих; можливість розвитку протекціоністської політики стосовно родичів та знайомих у середовищі організації.

Коли ці проблеми є справді суттєвими, то доцільно розпочати процес залучення зовнішніх претендентів. При трансформації системи державного управління, як це відбувається зараз в Україні, виникає потреба залучення кадрів іззовні - із знанням нових підходів до вирішення проблем, відповідною'освітою, володінням нетрадиційними методиками.

Зовнішній ринок праці (засоби залучення кадрів):

- оголошення в засобах масової інформації;

- посередництво агентств із працевлаштування;

- залучення випускників навчальних закладів;

- консультанти з кадрових питань;

- зовнішні рекомендації.

Цей метод є досить ефективним через можливість інформування широкого кола претендентів на вакансії. До переваг зовнішнього джерела можна віднести:

- можливість використання нового досвіду;

- відкриття нових перспектив;

- відсутність групи політичної підтримки всередині організації. До недоліків зовнішніх джерел відносяться такі:

- можливість допущення помилок у процесі добору;

- необхідність періоду інтеграції нових службовців в організацію;

- можливість персональних конфліктів.

Як бачимо, існує цілий ряд методів набору персоналу, які зводяться до такого правила: для успішної діяльності організації необхідно завжди вести пошук як усередині установи, так і обов'язково використовувати зовнішні джерела залучення кадрів.

На етапі добору персоналу керівництво організації добирає найкращих кандидатів із резерву, створеного під час набору. Ефективний добір персоналу - це одна з форм попереднього контролю якості людських ресурсів. Найбільш розповсюдженими методами збору інформації для прийняття рішення про добір конкретного кандидата на вакантну посаду є випробування, тестування, співбесіда, інтерв'ю Ці методи дають певне уявлення керівнику організації про можливості конкретного працівника, однак вони не можуть дати відповіді на важливе питання: чи буде людина повністю реалізовувати свої знання і можливості у конкретній діяльності?

Позитивна відповідь на це запитання залежить від побудови та функціонування ефективної мотиваційної системи.

Існує декілька способів добору претендентів на державну службу: на конкурсній основі та за допомогою тестів або іспитів. Який з них є більш ефективним, однозначно відповісти важко з огляду на різну специфіку запропонованих вакансій та культурний рівень того чи іншого суспільства.

Проте основу методів добору на державну службу складає концепція, заснована на системі заслуг, тобто прийняття на державну службу здійснюється на основі ділових і особистих якостей та залежить від рівня освіти, кваліфікації кандидата, результатів іспитів. Засади прийому на державну службу відповідно до цієї системи зазнали з часом певних змін, але, як приклад, можна навести американський досвід. Так, закон США про реформу державної служби 1978 року визначає:

" 1. Набір кандидатів з усіх верств суспільства, добір та просування на основі здібностей, знань і навичок в умовах чесного й відкритого змагання.

2. Справедливе й неупереджене ставлення в усіх кадрових питаннях, незалежно від політичних уподобань, раси, кольору шкіри, релігії, національного походження, статі, сімейного статусу, віку чи фізичного стану і з належним шануванням особистих таємниць та конституційних прав...

7. Поліпшення показників через ефективну освіту та підготовку."²⁵

Заснована на заслугах система створює засади впровадження в державну службу методів відкритості, рівності, чесності добору державних службовців.

В Україні порядок прийняття на державну службу та заміщення вакантних посад регулюється Законом "Про державну службу". Відповідно до ст. 1 5 Закону прийняття на посади третьої-сьомої категорій здійснюється на конкурсній основі. Цей принципово новий для України спосіб прийняття на державну службу є найбільш поширеним, оскільки питома вага державних службовців, посади яких відносяться саме до цих категорій, складає понад 95 відсотків.

Інститут конкурсного прийому на державну службу базується на таких основних принципах:

«принцип рівноправності, який виключає дискримінацію за походженням, статтю, віросповіданням або політичними поглядами;

«принцип відповідності здібностей та професійного рівня вимогам конкретного виду діяльності в апараті державного управління;

» принцип гласності - забезпечення гласності при проведенні конкурсів.²⁶

²⁵ Райт Г. Державне управління - СЛ9

²⁶ДубенкоС Державна служба в Україні: Навч посібник - С 48.

Отже, конкурс є соціально-правовим методом оцінювання ділових якостей претендентів, у основі якого лежать демократичні принципи об'єктивності, гласності, порівняльності та змагальності. Професійні, моральні, психофізіологічні якості останніх вивчаються у певній послідовності за встановленими правилами, що дає змогу відібрати на конкретні посади найдостойніших.

Закріплення в законі конкурсного порядку заміщення посад державних службовців означає перехід від "чисто" адміністративних принципів у доборі кадрів до демократичних.

Порядок проведення конкурсу регламентований Положенням про порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 1995р. №782.

Рішення про проведення конкурсу і визначення його умов приймає керівник органу, в якому він оголошується. Керівник повинен призначити проведення конкурсу у всіх випадках, коли посади державних службовців третьої-сьомої категорій стали вакантними чи з'явилися нові посади, якщо інше не встановлено законами України. Для проведення конкурсу керівник органу утворює конкурсну комісію, яку очолює, як правило, його заступник. Членами такої комісії мають бути найбільш досвідчені та кваліфіковані працівники, що добре обізнані зі специфікою такої роботи.

Конкурс - це складний юридичний факт, що включає такі дії: подання претендентом заяви та інших документів на участь у конкурсі; публікація інформації у пресі; рішення про допущення до конкурсу; співбесіда з учасником; голосування і винесеня рішення комісії про результати конкурсу.²⁷ Конкурс вважається таким, що відбувся, лише за наявності всіх елементів у сукупності та дотримання послідовності та строків їх реалізації.

Дані про вакансії посад державних службовців та умови конкурсу підлягають публікації та поширенню через засоби масової інформації не пізніш як за один місяць до проведення конкурсу та доводяться до відома працівників органу, в якому оголошується конкурс. На практиці такі публікації з'являються в будь-якій газеті, незалежно від її тематичної спрямованості, засновника, тиражу, форми розповсюдження тощо. Після оголошення про вакансію власне розпочинається діяльність з набору кандидатів.

Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають на ім'я керівника заяву,.до якої додаються особовий листок обліку кадрів, автобіографія, копії документів про освіту, декларація про доходи, зобов'язання фінансового характеру, в тому числі і за кордоном, щодо себе і членів своєї сім'ї.

²⁷ Єрьоменко В. Вдосконалювати конкурсне заміщення посад державних службовців // Право України. -1997.-№ 5.-С 54

Учасникам конкурсу надається інформація щодо особливостей умов праці за відповідною посадою, їм може бути запропоновано викласти свої міркування чи підготувати реферат на тему, пов'язану з майбутньою роботою.

Процес добору персоналу можна відобразити за допомогою таких послідовних кроків: початковий добір, співбесіда з співробітниками кадрової служби, справки про кандидата, співбесіда з керівником підрозділу, випробування, рішення про прийняття на роботу.

Початковий добір являє собою аналіз списку претендентів із точки зору їх відповідності вимогам організації до майбутнього співробітника. Основна мета цього етапу відбору - це відсіювання кандидатів, які не відповідають умовам конкурсу, мінімальному рівню вимог, що є необхідними для зайняття вакантної посади. Початковий відбір здійснюється, як правило, за допомогою двох методів: аналізу анкетних даних та тестування.

Аналіз анкетних даних дає можливість визначити відповідність базових відомостей претендентів умовам конкурсу та їх потенційні можливості здійснювати функціональні обов'язки. Однак цей метод має суттєвий недолік, оскільки не враховує інформацію про особисті якості та потенціал співробітників й орієнтований виключно на факти з минулого претендента. Особливо обмеженим є цей метод при відборі кандидатів на керівні посади.

Тестування дає можливість більш точного визначення сучасного стану кандидата відповідно до посадових вимог, його потенціалу розвитку. Тут діагностиці піддаються якості та характеристики претендентів -професійні знання, ділові якості, досвід роботи, схильність до управлінської діяльності, аналітичні та організаційні здібності, широта поглядів, темперамент, задатки лідера, комунікабельність, впевненість у собі, пам'ять тощо. До переваг цього методу можна віднести можливість оцінки сучасного стану претендента з урахуваням специфіки організації та майбутньої посади. До недоліків - значні фінансові затрати, у багатьох випадках необхідність зовнішньої експертизи, умовність та обмеженість тестів. Кожен орган державного управління повинен зважено підходити до вибору тестів, враховуючи функціональну специфіку, культурні особливості тощо.

Співбесіда (інтерв'ю). На цьому етапі комісія чи спеціалісти кадрових служб проводять індивідуальні співбесіди (інтерв'ю) з відібраними після початкового етапу кандидатами. Мета цих співбесід полягає в оціненні відповідності кандидата портрету ідеального співробітника, його здатності виконувати службові обов'язки, потенціалу професійного росту, наявності передумов для успішної соціалізації в новому колективі, вміння співпрацювати з колегами, підлеглими і керівниками, виявлення очікувань

претендента стосовно перспектив кар'єри, оплати та умов праці, бажання поділяти організаційні цінності та місію організації тощо.

Співбесіда є двостороннім процесом - організація оцінює претендента, а претендент оцінює організацію з точки зору її відповідності власним уявленням та інтересам. Тому особи, які проводять співбесіду, повинні надавати максимально об'єктивну інформацію про установу з метою зацікавлення кандидата і одночасно уникнення прийняття на роботу осіб, очікування яких не відповідають можливостям організації.

Співбесіди можуть бути різних видів. Найбільш поширеним видом є співбесіда "один на один", під час якої представник організації зустрічається з одним кандидатом. Практикуються й інші види співбесід, під час яких співробітник служби кадрів зустрічається з декількома претендентами; декілька представників організації ведуть бесіду з одним кандидатом; декілька представників організації беруть інтерв'ю у декількох кандидатів.

У першому випадку фахівець-кадровик має можливість одночасної оцінки декількох кандидатів, спостерігаючи за ними в умовах однакового для всіх стресового середовища. Участь у співбесіді декількох представників організації підвищує об'єктивність оцінки та якість інтерв'ю, однак, може створити додаткову стресову ситуацію для претендента. Присутність декількох осіб з обох сторін ускладнює весь процес і вимагає чіткої координації з боку кадрової служби.

У світовій практиці вироблено декілька типів співбесід (інтерв'ю), придатних для перевірки здібностей претендентів на посади в органах державного управління:

- структурована - стандартний перелік питань для певних посад. Особа, що проводить інтерв'ю заносить відповіді у наперед підготовлений бланк форми;

- неструктурована - немає стандартних запитань і визначеного порядку проведення інтерв'ю. Все залежить від ситуації та відповідей на попередні запитання;

- ситуаційна - в запитаннях моделюються ситуації, які можуть виникнути під час виконання службових обов'язків. Кандидату пропонується вирішити одну чи декілька практичних проблемних ситуацій. Комісія перевіряє наявність необхідних ділових характеристик у кандидата, можливі варіанти його поведінки в критичних ситуаціях.

Важливим єлпосіб проведення співбесіди. Особа, яка цим займається, повинна:

- повідомити претендента про те, які характеристики будуть перевірятися;

- організувати процес проведення співбесіди у формі дискусії, обміну інформацією (обговорення даних, які претендент зазначив у заявці на конкурс);

- ставитися неупереджено до всіх претендентів;

- уміти показати кандидату, що співбесіда підходить до завершення (наприклад, поставити запитання: "Що ви ще хотіли б повідомити конкурсній комісії⁴?");

- уміти показати претенденту, що результати співбесіди швидше всього є негативними.

За необхідністю конкурсна комісія може провести ще й додатковий випробувальний етап для претендентів на вакантну посаду - перевірку зазначених у заявці даних про попередній трудовий стаж. Це робиться шляхом спілкування з попередніми керівниками претендента на посаду.

Після проведення всіх конкурсних випробувань настає вирішальна фаза ухвалення рішення про добір конкретного кандидата. Право оцінювання ділових якостей претендентів і вибір найдостойнішого належить конкурсній комісії, яка виконує роль дорадчого органу, але рішення якого є обов'язковим для керівника. Останній лише контролює законність проведення конкурсу і дотримання його умов. Комісія приймає рішення стосовно кожного учасника конкурсу шляхом голосування. Прийняття остаточного рішення не полягає у простому підрахунку суми балів, набраних кожним із претендентів. Воно повинне базуватися і на інтуїтивному оцінюванні здібностей, особистих характеристик. Рішення комісії, оформлене у вигляді протоколу, є необхідним документом для виникнення правовідносин. За відсутності порушень порядку проведення конкурсу керівник не має права відмовити переможцеві конкурсу в укладенні трудової угоди. Інші учасники конкурсу можуть бути зараховані до кадрового резерву чи прийняті на стажування.

Переможець конкурсу призначається на державну посаду наказом керівника установи. Особа, яку прийнято на державну службу, набуває статусу державного службовця і суб'єкта державно-службових відносин. Особливість цих відносин полягає в тому, що вони складаються між державою в особі її органів і державним службовцем.²⁸ Ці відносини юридичне закріплюють вступ громадянина на державну службу, що є підставою для виконання ним службових обов'язків на визначеній посаді та виникнення його обов'язків перед державою, а також службових і особистих прав.

Після цього безпосередній керівник повинен провести орієнтаційну роботу з новим працівником - ввести його на посаду.

Таким чином, схематично процес добору персоналу можна поділити на декілька етапів:

«відсів претендентів, які не відповідають умовам конкурсу

«процес конкурсних випробувань

«інтерв'ю з фіналістами

²^ Дубенко С Державна служба в Україні Навч посібник. - С 49

«перевірка даних про трудовий досвід фіналістів

«прийняття остаточного рішення про переможця конкурсу