Шапка» личной карточкиКак заполнить «Шапку» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Вначале в личной карточке укажите наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу поставьте код организации по ОКПО. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, так: 11.08.2011. Далее в форме идет таблица, в которую занесите следующие сведения:
Раздел «Общие сведения» Как заполнить раздел «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Раздел «Общие сведения» – самый объемный раздел личной карточки. В специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником. Далее последовательно заполняйте каждый пункт раздела. Пункт 1 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 1 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 1 раздела «Общие сведения» – «Фамилия, имя, отчество». Перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество укажите полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных. Пункт 2 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 2 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 2 раздела «Общие сведения» – «Дата рождения». Месяц рождения пишите буквами, а число и год – цифрами. С правой стороны в ячейке для кода укажите дату рождения цифровым способом. Пункт 3 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 3 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 3 раздела «Общие сведения» – «Место рождения». Данные о месте рождения укажите в соответствии с паспортом. Если организация кодирует данные в личной карточке, то для заполнения пункта 3 необходим код ОКАТО. Пункт 4 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 4 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 4 раздела «Общие сведения» – «Гражданство». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если организация не кодирует информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору:
Как заполнить пункт 4 раздела «Общие сведения» личной карточки – «Гражданство», если сотрудник имеет двойное гражданство или является иностранным гражданином Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. В такой ситуации в скобках можно указать вторую страну, гражданином которой является сотрудник. Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Франции)». В личной карточке иностранца также можно дать указание на страну, гражданином которой он является: «Иностранный гражданин (Республики Беларусь)». Как заполнить графу «Гражданство» в личной карточке крымского работника Ответ на данный вопрос зависит от того, какие документы при приеме на работу предъявил сотрудник. Дело в том, что графу «Гражданство» в личной карточке заполняют на основании классификатора ОКИН. И использовать при этом надо стандартные формулировки. Жители Крыма и г. Севастополя в течение месяца после присоединения этих территорий к России могли сохранить украинское гражданство, заявив об этом. Если они этого не сделали, то по умолчанию считаются россиянами и должны были получить паспорта РФ. Поэтому варианты оформления личной карточки могут быть следующими. Вариант 1. Сотрудник предъявил российский паспорт. Тогда в графе 4 укажите «Гражданин Российской Федерации». Вариант 2. Сотрудник предъявил украинский паспорт. Это возможно, если человек отказался получать российское гражданство. В таком случае в графе 4 личной карточки укажите «Иностранный гражданин». Данные выводы следуют из статьи 4 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ и ОКИН. Граждане Крыма и г. Севастополя, которые еще не получили российский паспорт, могут попросить отделение ФМС России выдать им временное удостоверение личности (п. 17 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 828, п. 76 регламента, утвержденного приказом ФМС России от 30 ноября 2012 г. № 391). В этом случае они считаются российскими гражданами. То есть в графе 4 таких сотрудников также укажите «Гражданин Российской Федерации». Следует учесть, что если у сотрудника нет российского паспорта или временного удостоверения, то трудоустроить его нужно как иностранного гражданина. Внимание: для граждан России, проживающих в Крыму и г. Севастополе, с 1 января 2016 года будет действовать ответственность за факт сокрытия второго гражданства (ч. 5 ст. 6 Закона от 4 июня 2014 г. № 142-ФЗ). Пункт 5 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 5 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 5 раздела «Общие сведения» – «Знание иностранного языка». При заполнении этого пункта также придерживайтесь общепринятых формулировок ОКИН:
Лучше указывайте степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, имейте в виду, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского – 213, у итальянского – 070, у немецкого – 135 и т. д. Поэтому проставляйте оба кода, разделив их несколькими пробелами. Пункт 6 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 6 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 6 раздела «Общие сведения» – «Образование». Существует несколько уровней образования (образовательные цензы) по ОКИН. Уровни образования с пояснениями и кодами приведены в таблице. Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании (диплом о подготовке кадров высшей квалификации по программам аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры и ассистентуры-стажировки после 1 сентября 2013 г.), заполните соответствующий блок в пункте «Образование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 02, а докторантуре – код 01 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования (подготовки кадров высшей квалификации). Как заполнить пункт 6 «Образование» раздела «Общие сведения» личной карточки (формы № Т-2), если на работу устраивается студент, еще не окончивший вуз Если сотрудник продолжает учиться в учебном заведении, то в личную карточку запишите то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Например, сотрудник до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Основанием для занесения записи в таблицы пункта 6 послужит аттестат об основном общем образовании. Такой вывод следует из пункта 6 раздела «Общие сведения» – «Образование» формы № Т-2 и ОКИН, утвержденного постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 412. А также подтвержден положениями пункта 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69. Хотя в указанной инструкции приведены правила заполнения трудовых книжек (в аналогичных ситуациях), их можно применить и в отношении заполнения личных карточек сотрудников. Это не противоречит положениям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Пункт 7 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 7 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 7 раздела «Общие сведения» – «Профессия». В этом пункте отразите информацию о том, какой профессией владеет сотрудник. При этом впишите не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной укажите либо профессию, представляющую наибольший интерес для организации, либо профессию, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР. Пункт 8 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 8 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 8 раздела «Общие сведения» – «Стаж работы» (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет). Его рассчитайте на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). Общий трудовой стаж рассчитайте так. Сначала выпишите из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложите отдельно эти даты. Получится две суммы: первая будет состоять из дат приемов, а вторая – из дат увольнений. Следующий шаг – из второй суммы вычтите первую. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, поступите следующим образом. Если отрицательным получилось количество месяцев стажа, то полученное количество лет нужно уменьшить на единицу, а к количеству месяцев – добавить 12. И уже 12 уменьшить на отрицательное число месяцев. Если отрицательным получилось количество дней, то на единицу нужно уменьшить полученное количество месяцев, а к количеству дней – добавить 30 дней и уменьшить их на отрицательное количество дней. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Поэтому после расчета прибавьте к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Полученное после всех расчетов число переводите в годы, месяцы и дни с учетом того, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев. Такой порядок приведен в пункте 61 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п. Понятие «непрерывный трудовой стаж» в настоящее время в законодательстве практически не используется. Поэтому в пункте 8 (в графе «непрерывный стаж») укажите страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться больничное пособие. Порядок исчисления стажа работы, дающего право на надбавку за выслугу лет, устанавливается соответствующими нормативными документами для каждого отдельного ведомства. Например, для сотрудников госархивов – постановлением Минтруда России от 26 апреля 2000 г. № 34. Пример расчета общего трудового стажа сотрудника. При промежуточном расчете получается положительное значение дней и месяцев У Е.В. Ивановой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
С 11 августа 2006 года Иванова поступила на работу в другую организацию. Сумма дат приемов на работу: Сумма дат увольнений с работы: Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов: К полученному числу дней нужно прибавить еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приема-увольнения. Таким образом, общий трудовой стаж Ивановой составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня. Пример расчета общего трудового стажа сотрудника. При промежуточном расчете получается отрицательное значение дней У А.С. Глебовой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
С 11 августа 2010 года Глебова поступила на работу в другую организацию. Сумма дат приемов на работу: Сумма дат увольнений с работы: Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов: Поскольку количество дней получилось отрицательным, для определения стажа из количества месяцев вычитается единица, а к количеству дней добавляется 30, из которых вычитается отрицательное значение (-01). Полученная величина составит 29.01.14, то есть 14 лет 1 месяц и 29 дней. К полученному числу дней прибавляется еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приема-увольнения. Таким образом, общий трудовой стаж Глебовой составляет 14 лет, 2 месяца и 2 дня. Пункт 9 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 9 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 9 раздела «Общие сведения» – «Состояние в браке». Заполните на основании паспорта, а если в нем нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина:
Пункт 10 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 10 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 10 раздела «Общие сведения» – «Состав семьи». К ближайшим родственникам, которых указывают в этом пункте, относятся:
Пункт 11 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 11 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 11 раздела «Общие сведения» – «Паспорт». В этом пункте укажите паспортные данные сотрудника. Пункт 12 раздела «Общие сведения» Как заполнить пункт 12 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пункт 12 раздела «Общие сведения» – «Адрес места жительства». В этом пункте укажите адрес места жительства сотрудника: фактический и по паспорту. При заполнении пунктов «Место рождения» и «Адрес места жительства» раздела «Общие сведения» личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице. Раздел «Сведения о воинском учете» Как заполнить раздел «Сведения о воинском учете» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. На военнообязанных лиц заполните раздел «Сведения о воинском учете». Порядок заполнения раздела описан в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Основанием для заполнения раздела «Сведения о воинском учете» личной карточки являются либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Пункт 1 раздела «Сведения о воинском учете» – «Категория запаса». Данный пункт не заполняйте на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставьте цифры 1 или 2 в соответствии с данными военного билета. Пункт 2 раздела «Сведения о воинском учете» – «Воинское звание». Заполняйте на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке запишите воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника сделайте запись: «Подлежит призыву». Пункт 3 раздела «Сведения о воинском учете» – «Состав (профиль)». На призывников не заполняйте. У тех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте запишите состав, например «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров вместо состава укажите профиль – «Командный», «Медицинский» и т. п. Пункт 4 раздела «Сведения о воинском учете» – «Полное кодовое обозначение ВУС». Код военно-учетной специальности возьмите из военного билета сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняйте. Пункт 5 раздела «Сведения о воинском учете» – «Категория годности к военной службе». Ставьте только букву, без расшифровки: Пункт 6 раздела «Сведения о воинском учете» – «Наименование военного комиссариата по месту жительства». В пункте укажите название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете. Пункт 7 раздела «Сведения о воинском учете» – «Состоит на воинском учете». Заполняйте:
Все записи в пункте 7 делайте простым карандашом. Пункт 8 раздела «Сведения о воинском учете» – «Отметка о снятии с воинского учета». Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 сделайте отметку: «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья». Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» Как заполнить раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начните с записи о приеме на работу в организацию и заполняйте одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносите в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. В разделе укажите следующие сведения:
В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки». Нужно ли в личную карточку вносить сведения о временных переводах сотрудника Да, нужно. Личная карточка по форме № Т-2 содержит раздел III, где отражаются сведения о переводах сотрудника. Согласно указаниям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, записи в данный раздел отражаются на основании приказов о переводе по форме № Т-5. Приведенная форма приказов используется при оформлении как постоянных, так и временных переводов. Исходя из этого можно сделать вывод, что в разделе III личной карточки следует вносить информацию как о постоянных, так и о временных переводах. Нужно ли в личную карточку вносить сведения о повышении оклада Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве не содержится. В унифицированной форме личной карточки № Т-2 есть графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка», относящаяся к разделу III «Прием на работу и переводы на другую работу». Как следует из названия раздела, в данную графу вносят сведения о величине оклада при приеме на работу и его изменении при переводах сотрудника. Однако повышение оклада переводом на другую работу не является (ст. 72, 72.1 ТК РФ). И если следовать нормам буквально, то необходимость отражать сведения о повышении оклада в личной карточке сотрудника в рассматриваемой ситуации отсутствует. Вместе с тем, исходя из сути личной карточки и ее назначения сведения о повышении оклада все же уместно в ней отразить. В частности, для организаций государственного сектора и организаций, использующих унифицированные формы, эти данные можно внести в раздел III, продублировав должность и указав новый размер оклада, или в раздел X «Дополнительные сведения». Коммерческие организации, разработавшие и утвердившие свою форму личной карточки, могут предусмотреть в ней раздел или строки для сведений о повышении оклада (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Как внести в личную карточку запись о переименовании должности Если компания применяет унифицированную форму № Т-2 личной карточки, то надо иметь в виду, что специального раздела на случай переименования должности данная форма не предусматривает. С учетом имеющихся разделов целесообразно сведения о переименовании внести в раздел III указанной формы, где отражают всю информацию о приеме и дальнейших передвижениях сотрудника. Если компания применяет самостоятельно разработанную форму, то внести сведения можно в аналогичный раздел либо предусмотреть для переименования особый блок. Отражая сведения в карточке, укажите:
С внесенной в личную карточку записью ознакомьте сотрудника под подпись. Такой порядок следует из пункта 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Раздел «Аттестация» Как заполнить раздел «Аттестация» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Раздел «Аттестация» заполняйте, если в организации проводится аттестация сотрудников. Сначала укажите дату аттестации, затем кратко запишите решение аттестационной комиссии, а также дату и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» напишите дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает руководителю рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе. Раздел «Повышение квалификации» Как заполнить раздел «Повышение квалификации» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) В раздел «Повышение квалификации» заносите данные о длительном (свыше 100 ч) и краткосрочном (от 72 до 100 часов) обучении в образовательной организации повышения квалификации. Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение о повышении квалификации. Об этом сказано в части 10 статьи 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ. Раздел «Профессиональная переподготовка» Как заполнить раздел «Профессиональная переподготовка» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Раздел «Профессиональная переподготовка» личной карточки заполняйте на основании диплома о профессиональной переподготовке (ч. 10 ст. 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ). При этом речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов (п. 28 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610). Раздел «Награды (поощрения), почетные звания» Как заполнить раздел «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) В разделе «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки учтите как поощрения от организации, так и государственные награды. В соответствующих графах укажите наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, Указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этот раздел внесите сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. Перечень наград, сведения о которых нужно внести в трудовую книжку, приведен в пункте 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Раздел «Отпуск» Как заполнить раздел «Отпуск» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п.). Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске. Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска. Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным. На практике работодатели поступают следующим образом. После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть. Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет. Совет редактора: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения. Раздел «Социальные льготы» Как заполнить раздел «Социальные льготы» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Если сотрудники предъявят документы, в соответствии с которыми они имеют право на социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, заполните раздел «Социальные льготы» личной карточки. Этими документами могут быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания укажите тот нормативный акт (закон), который дает сотруднику право на льготу. Раздел «Дополнительные сведения» Как заполнить раздел «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Раздел «Дополнительные сведения» личной карточки предназначен для информации, не вошедшей в другие разделы. Здесь можно упомянуть о наличии у сотрудника водительских прав, загранпаспорта, об обучение, которое еще не окончено, и т. п. Раздел «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» Как заполнить раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Пока сотрудник работает в организации, последний раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки остается незаполненным. После того как он уволится, впишите в него основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. А также укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника. Можно ли оформить заново личную карточку, если оформленная при приеме пришла в негодность Трудовым законодательством данный вопрос не урегулирован. На практике взамен пришедших в негодность личных карточек оформляют новые. Личная карточка – важный кадровый документ, содержащий структурированную и обобщенную информацию о сотруднике, подлежащий длительному хранению. Если оформленный при приеме на работу документ не позволяет продолжать с ним работу и получать информацию, то возникает вынужденная необходимость переоформить личную карточку. При этом действующее законодательство не содержит норм, регулирующих действия работодателя в случае износа личной карточки, и не устанавливает запрета на оформление новой личной карточки, если ранее оформленная карточка пришла в негодность, например истрепалась. На практике рекомендуют переоформить пришедшую в негодность карточку. С этой целью следует издать приказ руководителя об оформлении дубликатов личных карточек с указанием причин нового оформления и сотрудников, в отношении которых нужно провести такую замену. С данным приказом ознакомьте сотрудников, личные карточки которых пришли в негодность, под подпись. Пришедшие в негодность личные карточки уничтожать не нужно, поскольку работодатель обязан хранить личные карточки в течение 75 лет (п. 658 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Новую карточку заведите текущей датой, отличной от даты составления первоначальной карточки, а также сделайте на ее титульном листе пометку «Дубликат». После оформления дубликата личной карточки и переноса всех сведений ознакомьте с ней сотрудника под подпись. Попросите его, чтобы он сверил все перенесенные сведения и написал «Все сведения из личной карточки, оформленной тогда-то, перенесены верно». Данную запись сотрудник может сделать рядом с отметкой «Дубликат» или в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки. Факт оформления новой карточки взамен пришедшей в негодность рекомендуем дополнительно отразить в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки, например, так: «Личная карточка повторно оформлена тогда-то взамен пришедшей в негодность ранее оформленной тогда-то личной карточки». Как правильно внести исправления в личную карточку Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно, исправьте неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите слово «исправлено». Укажите дату исправления. Поставьте под исправлением свои фамилию и инициалы или иные реквизиты, необходимые для идентификации, а также подпись и попросите расписаться сотрудника. Такой порядок внесения исправлений в учетные документы следует из положений пункта 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Нужно ли заключить с сотрудницей дополнительное соглашение к трудовому договору, чтобы изменить фамилию в личной карточке. Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак Нет, не нужно. Фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике (ст. 57 ТК РФ). Поэтому ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение. В рассматриваемой ситуации в личной карточке сотрудницы измените фамилию на основании свидетельства о заключении брака, выданном отделом ЗАГС. Изменения, внесенные в личную карточку, должны быть заверены сотрудником кадровой службы. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
|
