Понятие и значение должностных инструкций персонала.

Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются все основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности. Во многих организациях существует разделение: для должностей руководителей, специалистов и служащих разрабатываются должностные инструкции, а для должностей рабочих - рабочие инструкции. Это чисто технический вопрос: как ни назови данные документы, их суть и назначение не меняются. Далее для всех таких документов в статье будет использоваться общее наименование - должностные инструкции.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

· закрепления видов работы, специализации работника;

· установления квалификационных требований по отдельной должности;

· устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;

· установления взаимосвязей отдельных должностей;

· разграничения обязанностей и прав работников;

· установления их меры ответственности;

· оценки деятельности каждого отдельного работника.

Как уже отмечалось, Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты не регламентируют вопросы составления, утверждения и применения должностных инструкций. На эту тему есть лишь несколько писем Федеральной службы по труду и занятости (Роструд), которые, несмотря на их официальный характер, не являются нормативными документами и могут применяться лишь в качестве рекомендаций. Но к данным рекомендациям Роструда стоит прислушаться.

Несмотря на то, что законодательство не устанавливает обязанность работодателей иметь должностные инструкции для персонала и, следовательно, какая-либо ответственность за отсутствие должностных инструкций не предусмотрена, почти все работодатели предпочитают все же использовать должностные инструкции. Их отсутствие может породить различные неблагоприятные последствия. Например, при отсутствии инструкции, четко регламентирующей права, обязанности и ответственность работника, работодатель может необоснованно привлечь его к дисциплинарной ответственности за действия (бездействие), которые, по мнению работодателя, являются нарушением трудовой дисциплины, но фактически это никакими документами не предусмотрено. Тем самым работодатель нарушит трудовые права работника и, возможно, “нарвется” на судебные разбирательства, административную ответственность и т.п.

Но самое важное в должностных инструкциях - то, что они играют огромную роль в процессе организации труда работников, в рациональном использовании трудовых ресурсов, в структурных внутрипроизводственных связях, в поддержании трудовой дисциплины. Качественно разработанные должностные инструкции помогают решить следующие вопросы:

- устранить дублирование функциональных обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении тех или иных работ;

- установить подчиненность сотрудников, обеспечить их взаимодействие в процессе труда;

- объективно и беспристрастно оценить деятельность работника в тех случаях, когда это необходимо (при повышении квалификационных разрядов, при зачислении в кадровый резерв, при решении вопроса о соответствии занимаемой должности и т.д.);

- разграничить ответственность сотрудников за выполняемую работу, применять дисциплинарные взыскания за невыполнение (ненадлежащее выполнение) трудовых обязанностей только при наличии достаточных оснований, вытекающих из должностной инструкции.

В конечном счете все это благоприятно влияет на результаты работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Надо учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работают на таких должностях.

В своем письме от 9.08.2007 № 3042-6-0 Роструд рекомендует работодателям разрабатывать и утверждать должностные инструкции на каждую должность, имеющуюся в штатном расписании, в том числе на вакантные должности (что еще раз подчеркивает обезличенный характер инструкции). В таком случае человек, устраиваясь на работу по определенной должности, будет иметь полное представление о предстоящей работе, о составе его должностных обязанностей, о том, что надо знать и уметь для ее выполнения, за что он будет нести ответственность и т.д.

Если человека что-то не устраивает, он может своевременно отказаться от трудоустройства. В то же время работодатель, основываясь на квалификационных требованиях, установленных должностной инструкцией, сможет подбирать на определенную должность только подходящего по деловым качествам человека и обоснованно отказывать в приеме на работу тем претендентам, которые не отвечают предъявляемым требованиям. Данные примеры иллюстрируют еще одно предназначение должностных инструкций: служить инструментом для обеспечения баланса интересов сторон трудовых отношений.

Значение должностных инструкций

Прежде всего, должностная инструкция нужна для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. Итак по порядку. Во-первых, должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.

Во-вторых, должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).

В-третьих, должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

В-четвертых, должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

В-пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

должностной инструкция работник оформление