Аудит расчетов с подотчетными лицами.

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами - составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней. Порядок проведения проверки расчетов с подотчетными лицами, как нам представляется, включает ряд последовательных этапов:

1. Проверка расходов на командировки. При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке расчетов с командированными лицами. Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.). Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы. Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации. Нормы суточных утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Расходы по бронированию жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ). Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают: - стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.); - оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов; - оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями; - стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта; - сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

2. Проверка представительских расходов Порядок отнесения представительских расходов на расходы организации при исчислении налога на прибыль установлен пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Представительские расходы организации согласно указанной статье квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. К расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).

3. Проверка хозяйственных расходов. Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п. Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать условия, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает: - выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам; - передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок также может (но не обязан!) установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока. Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом). Это установлено указанием Центрального банка РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У.

4. Сверка данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами с оборотами и остатками по счетам синтетического учета. При проведении аудита необходимо сверить тождество данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами оборотам и остаткам по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами":синтетического учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

5. Сверка данных бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с данными бухгалтерской отчетности. Аудиторская организация при проведении аудита должна получить достаточный объем аудиторских доказательств, чтобы убедиться, что: - конечные сальдо по счетам синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (71 счёт) предыдущего отчетного периода соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного периода; - соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода, соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Итоговым этапом аудита являются обобщение результатов, анализ ошибок, выявленных в ходе аудита. Ошибки, обнаруженные в процессе аудита по данной процедуре, могут оказывать влияние: - на правильность определения себестоимости продукции (товаров, работ, услуг); - на правильность определения финансовых результатов; - на правильность исчисления и уплаты налога на прибыль; - на правильность исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц; - на правильность исчисления и уплаты единого социального налога. Как следствие, все это влияет на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности. Необходимо проанализировать обнаруженные ошибки и нарушения в соответствии с требованиями федерального стандарта аудиторской деятельности "Существенность в аудите". Существенность ошибок оценивается количественно и качественно. Для количественной оценки аудитор сравнивает обнаруженные ошибки с уровнем существенности, установленным на стадии планирования. При качественной оценке аудитор руководствуется собственным практическим опытом и знаниями. При анализе ошибок, выявленных в ходе аудита, необходимо определить степень их влияния на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности. Перечень проверенных документов, выявленные ошибки и нарушения, а также мнение аудитора по результатам проверки, фиксируются в рабочих документах.