Типові операції, порядок створення шаблону типової операції

 

Більшість господарських дій, які здійснюються на підприємстві, з точки зору бухгалтера, мають однотипний характер і фіксуються в бухобліку за допомогою однакових проводок. Для відображення в обліку таких стандартних ситуацій в «1С: Предприятии» служать типові операції.

Типові операції – це режим, призначений для кінцевого користувача програми. Він дозволяє автоматизувати введення ручних, часто вживаних господарських операцій або таких, які супроводжуються обрахуваннями. Використання типових операцій дозволить уникнути помилок в обрахуванні чи у вказанні кореспондуючих рахунків проводок.

Шаблон типової операції представляє собою список проводок, описання правил заповнення реквізитів самої операції і проводок, що до неї входять.

Шаблоном типової операції називається сценарій формування проводок для оформлення якої-небудь господарської дії, що здійснюється на підприємстві.

Шаблон включає:

– правила заповнення реквізитів операції: дати, номера, суми і змісту;

– правила заповнення додаткових реквізитів операції, якщо такі передбачені в формі операції;

– список проводок операції;

– правила заповнення реквізитів проводок – кореспондуючих рахунків, суми, субконто, кількості, валюти і суми в валюті;

– формули обрахування проводок.

Коли типова операція використовується для вводу бухгалтерських операцій, у відповідності з шаблоном, будуть автоматично створені проводки, а реквізити проводок і самої операції будуть заповнені значеннями за описаними в шаблоні правилами.

При введенні операції запропоновані проводки і значення реквізитів можна змінити.

Щоб відкрити список типових операцій, виберіть пункт «Типовые операции» меню «Операции» головного меню системи «1С: Предприятие».

 

Створення нового шаблону типової операції

 

Для створення нового шаблону типової операції натисніть відповідну кнопку на панелі інструментів вікна зі списком типових операцій або натисніть клавішу Ins, або в головному меню програми відкрийте меню «Действия», і виберіть пункт «Новый».

В списку операцій з’явиться новий рядок, який буде автоматично переключений в режим редагування – в ньому з’явиться миготливий курсор. В цей рядок потрібно ввести найменування типової операції (не більше 80 символів).найменування повинне бути унікальним, найменування не повинні повторюватися в усьому списку типових операцій. Після введення назви типової операції необхідно натиснути клавішу Enter. Щоб відмовитись від введення операції необхідно натиснути Esc.

 

Редагування шаблонів типових операцій

 

В процесі редагування шаблону типової операції описуються правила заповнення реквізитів операцій, створюється список проводок операції та описуються правила заповнення реквізитів цих проводок. Вся робота по редагуванню шаблону типової операції виконується у спеціальному вікні редагування.

Щоб відкрити вікно редагування необхідно в списку типових операцій вибрати операцію, яку необхідно редагувати, і натиснути кнопку «Редактировать» на панелі інструментів вікна «Типовые операции», або натиснути клавішу F5. На екран буде видане вікно редагування шаблону типової операції.

Вікно складається з двох частин. В нижній частині вікна видається форма операції.

У вікні редагування шаблону реквізити операції в цілому як реквізити проводок операції використовуються не для введення типової операції, а для описання правил заповнення цих реквізитів. Для описання правил служать управляючі елементи, розміщені у верхній частині вікна редагування шаблону типової операції.

Зміст реквізитів верхньої частини вікна редагування відображає властивості реквізиту, вибраного в формі операції.

 

Редагування реквізитів операції

 

Редагування реквізитів операції укладається у визначенні правил заповнення цих реквізитів.

В самому загальному випадку, у формі операції розміщуються:

- дата операції;

- номер операції;

- сума операції;

- зміст операції.

Зміна властивостей реквізиту. Для вибраного реквізиту можна вказати один із способів заповнення при використанні типової операції:

1 Вказати безпосередньо значення реквізиту. Це значення буде видаватись при використанні типової операції.

2 Описати правила заповнення реквізиту, використовуючи управляючі елементи верхньої частини вікна редагування шаблону. В цьому випадку значення реквізиту буде обраховуватися за описаними правилами в процесі заповнення реквізитів операції.

 

Редагування списку проводок

 

Редагування списку проводок шаблону типової операції виконується в два етапи: спочатку створюється проводка, потім для кожного реквізиту проводки вказується один із способів заповнення при використанні типової операції: або вводиться безпосереднє значення реквізиту, або задаються правила заповнення реквізиту проводки, використовуючи елементи верхньої частини вікна редагування шаблону.

Створення нової проводки. Для створення нової проводки помістіть курсор в той рядок списку проводок, під яким буде створюватися нова проводка, і натисніть клавішу Ins. В список проводок буде введена нова проводка, а перший реквізит проводки буде автоматично переключено в режим редагування – в ньому з’явиться миготливий курсор.

Новій проводці автоматично присвоюється черговий порядковий номер. Якщо проводка вставляється в середину списку, всі проводки будуть перенумеровані таким чином, щоб зберегти неперервність номерів.

Копіювання проводки. Нову проводку типової операції можна створити, використовуючи в якості прикладу одну із існуючих проводок. Зазвичай це зручно, коли потрібно створити декілька проводок з незначними відмінностями в характеристиках реквізитів.

Для копіювання виконайте такі дії:

– виберіть в списку проводок типової операції проводку, яка буде служити в якості зразка;

– натисніть клавішу F9 або відповідну кнопку на панелі інструментів вікна редагування шаблону типової операції.

В список проводок типової операції буде додана нова проводка, реквізити якої будуть заповнені значеннями, скопійованими із зразка.

При копіюванні не переносяться значення реквізитів – їх потрібно ввести.

Видалення проводки. Для видалення проводки виконуйте такі дії:

- виберіть в списку проводок типової операції потрібну проводку;

- натисніть клавішу Del або відповідну кнопку на панелі інструментів вікна редагування шаблону типової операції.

На екран буде виданий запит про необхідність видалення. Після відповіді «Да» вибрана проводка буде видалена.

 

Особливості редагування проводок шаблону типової операції.

 

Створення проводок і редагування реквізитів проводок шаблону типової операції повністю відрізняються від введення проводок в процесі введення операції.

Перш за все, при створенні проводки не обов’язково заповнювати її реквізити: реквізити можна пропускати, натискуючи клавішу Enter. Навіть якщо не буде заповнено жодний реквізит проводки, в список буде поміщена проводка з незаповненими реквізитами, які можна відредагувати пізніше.

Якщо при редагуванні проводки вказані конкретні рахунки дебету чи кредиту, властивості вказаних рахунків не впливають на введення інших реквізитів проводки. Наприклад, якщо для вказаного рахунку дебету чи кредиту ведеться аналітичний облік по одному чи декількох видах субконто, не буде примусово запрошуватися введення конкретних субконто. Аналогічно, не буде запрошуватися валюта, якщо по одному із кореспондуючих рахунків ведеться валютний облік.

 

Правила заповнення реквізитів типових операцій.

 

Для кожного реквізиту шаблону типової операції можна описати правила автоматичного заповнення чи обрахування значення цього реквізиту. Для цього використовуються управляючі елементи, які розміщені в верхній частині вікна редагування шаблону типової операції.

Після того, як в нижній частині вікна редагування був вибраний реквізит, для редагування правил необхідно натиснути кнопку миші на необхідний елемент в верхній частині вікна. Між нижньою і верхньою частинами вікна можна переключитись клавішами Shift + F6. У вибраному реквізиті з’явиться курсор, а реквізит, вибраний для редагування в нижній частині вікна, буде виділений інверсним кольором (реквізити проводок) чи рамкою, обведеною навколо реквізиту (реквізити операції).

 

Призначення кожного управляючого елементу

«Поле». Цей елемент є інформаційним – в ньому видається найменування реквізиту, вибраного в нижній частині вікна редагування шаблону типової операції.

«Активизация». Цей управляючий елемент задає для того, хто редагує реквізити, порядок його переключення в режим редагування шаблону типової операції.

Елемент «Активизация» дозволяє встановити для кожного елементу особливий спосіб його участі в «обході» реквізитів. Зазвичай вони використовуються, якщо потрібно «примусити» програму зупинитися на деякому реквізиті, хоч його значення і заповнене, або, навпаки, пропустити незаповнене значення.

Для елементу «Активізація» можна вибрати одне із таких значень:

«Авто» – реквізит буде активізовано в залежності від результатів редагування «попередніх» реквізитів операції.

«Активизировать» – реквізит буде активізованим завжди, незалежно від того, вказано його значення чи ні.

«Пропускать» – реквізит буде пропущено, незалежно від того, вказано його значення чи ні.

«Не изменять» – при введенні типової операції реквізит редагуватися не буде.

«Копирование». Елемент «Копирование» дозволяє вказати для реквізиту типової операції заповнення шляхом копіювання з інших реквізитів.

Елемент «Копирование» представляє собою поле зі списком, з якого потрібно вибрати режим копіювання або найменування реквізиту – зразка для копіювання.

Можна вибрати такі значення:

«Авто» – система буде автоматично виконувати заповнення даного реквізиту у випадку, якщо заповнюється реквізит вищестоящої проводки, із якої можна взяти необхідне значення.

«Не копировать» – копіювання значення даного поля виконуватися не буде.

«Наименование реквизита» – найменування реквізиту операції чи проводки, значення якої буде копіюватися в реквізит, що редагується.

«Проводка». Цей управляючий елемент стає доступним, якщо в елементі «Копирование» (див. вище) вибраний який-небудь із реквізитів проводки. Він дозволяє вказати, з якої саме проводки буде вибиратися значення для копіювання.

«Корреспонденция». Цей управляючий елемент стає доступним, якщо в елементі «Копирование» вибраний який-небудь із реквізитів проводки, вказаної в елементі «Проводка», буде братися значення для копіювання.

«Субконто». Якщо в якості зразка для копіювання вибрано субконто дебіту чи кредиту проводки, в цьому управляючому елементі необхідно вказати, яке субконто буде копіюватися.

«Формула». Це поле дозволяє ввести формулу, яка буде обраховувати значення реквізиту в процесі введення типової операції.

«Подсказка». В це поле можна для конкретного реквізиту задати рядок, який буде виводитись в панелі підказки при введенні типової операції.

«Записывать с пустой суммой». Встановлення цього прапорця визначає, що дана проводка буде записуватись при записуванні операції навіть в тому випадку, якщо і кількість, і валютна сума, і сума проводки дорівнюють нулю.