Комп’ютеризація обліку наявності та руху запасів

 

Для обліку запасів в програмі призначено розділ «Товарные запасы» модуля «Реализация и склад».

У таблиці «Товарные запасы» міститься список модифікацій запасів із зазначенням модифікації складу, сумарних значень залишку і резерву, номеру картки складського обліку. У таблиці «Партии» для кожної модифікації з таблиці «Товарные запасы» міститься або список партій із зазначенням характеристик кожної партії, або сумарних величин оприбуткування, витрачання, залишку і резерву модифікації запасів.

При відображенні документів у даному розділі автоматично враховуються зміни наявної кількості запасів, здійснюється їх резервування, а також, при відображенні прибуткових документів автоматично створюються записи про запаси та їх партії. При обробці видаткових документів зазначені в них записи автоматично знімаються з резерву і відображаються в обліку як витрачання запасів.

Важливою особливістю розділу «Товарные запасы» є те, що програма не допускає ручного введення і виправлення даних про запаси. Для виправлення виявлених помилок необхідно відмінити обробку в бухгалтерському обліку:

– всіх документів, сформованих на підставі помилкового запису про товарні запаси;

– всіх документів, на підставі яких відбулася реєстрація товарних запасів.

Потрібно виправити вихідні документи і зробити їх повторне відображенні в обліку.

Відзначимо, що якщо на підставі документів, сформованих на базі помилкового запису, були сформовані інші документи, а ті ще були відображені в бухгалтерському обліку, шлях повного відкату може виявитися занадто складним.

Програма не допускає знищення всіх записів про партії певної модифікації запасу. При виправленні (знищенні) вихідних документів, що призводить до знищення з даного розділу всіх записів про партії модифікації запасу, знищується також запис про цю модифікацію.

Як і для особових рахунків, для товарних запасів передбачена функція перегляду пов’язаних документів. Для цього необхідно вибрати запис про партію товару і скористатись пунктом контекстного меню:

«Просмотреть» – «Приход», «Просмотреть» – «Счета».

Для обліку надходження запасів в програмі «Парус-Предприятие 7.11» призначений розділ «Товарные документы» в модулі «Бухгалтерия», в якому відображаються такі типи документів:

– прибуткові ордери;

– рахунки на оплату;

– документи на внутрішнє переміщення товару;

– накладні на відпуск;

– документи на повернення товарів постачальникам;

– документи на повернення товарів від покупців.

Цей розділ призначений для виписки прибуткових ордерів при надходженні партій запасів від постачальників і забезпечує:

– відображення в бухгалтерському обліку надходження партій запасів;

– виписку накладної на повернення запасів постачальникам на підставі вибраного прибуткового ордера;

– встановлення облікової ціни запасів на складі;

– призначення ціни реалізації запасів, що надійшли на склад за обліковою ціною.

Прибутковий ордер може бути зареєстрований як в модулі «Бухгалтерия», так і в модулі «Реализация и склад», однак документи, залежно від модуля, в якому вони були введені, відрізняються за своєю електронною структурою та кількістю реквізитів, необхідних для введення. Прибутковий ордер, введений в модулі «Реализация и склад» має більшу кількість реквізитів.

Товарні документи реєструються в модулі «Реализация и склад». При роботі з модулем «Бухгалтерія» їх можна тільки переглянути. На підставі прибуткових ордерів можна сформувати вхідні податкові накладні, а на підставі рахунків на оплату і накладних на відпуск – касові документи.

При роботі з товарними документами в обліку необхідно:

1) у формі для задавання умов відбору для розділу «Товарные документы» у полі «Раздел» вибрати з переліку значення, що відповідає типу товарних документів, з якими необхідно працювати;

2) у вікні, що з’явилося на екрані, необхідно виділити товарні документи, які необхідно обробити в обліку. Якщо потрібно обробити тільки один документ, досить встановити курсор на відповідний рядок списку, вибрати з контекстного меню пункт «Отобразить в хозяйственном учете...».

На екрані буде відображене вікно із запитом «Найти необходимый образец хозяйственной операции автоматически или вручную».

3) вибрати метод пошуку зразка господарської операції. Якщо програмі не вдалося знайти потрібний зразок, на екран виводиться вікно словника «Образцы хозяйственных операций», де необхідно вибрати необхідний зразок, а в разі відсутності такого зареєструвати новий;

4) після цього на екран буде виведене вікно журналу обліку господарських операцій, в якому можна перевірити і відкоригувати щойно зареєстровані господарські операції.

Операції переміщення запасів між складами та матеріально відповідальними особами оформлюються документом «Внутреннее перемещение» у розділі «Внутренние документы».

На підставі замовлення за допомогою пунктів контекстного меню «Создать счет», «Создать накладную» можуть бути зареєстровані вихідні рахунки на оплату і накладні на відпуск запасів.

Накладна на відпуск запасів забезпечує:

– відображення в бухгалтерському обліку відвантаження запасів;

– виписку рахунків на оплату на підставі однієї чи декількох накладних на відпуск;

– виписку податкової накладної на підставі накладної;

– виписку ордера на повернення запасів від покупців на підставі обраної накладної.

Накладна на відпуск може бути виписана також у розділах «Документы» – «Заказы», «Документы» – «Выходные счета на оплату» і «Документы» – «Инвентаризационные ведомости».

 

Реєстрація накладної

 

На формі редагування заголовка розташована кнопка «Запасы», за допомогою якої здійснюється виклик розділу «Товарные запасы» для одержання докладнішої інформації про товарні запаси.

При внесенні запасу до накладної здійснюється його автоматичне резервування. Зарезервовані запаси стають недоступними для включення до позицій інших товарних документів.

При відображенні даних по накладній в бухгалтерському обліку у розділі «Товарные запасы» відбувається зменшення товарних залишків відповідних партій запасів, а сума на особовому рахунку покупця зменшується на суму, відображену в накладній. При цьому програма перевіряє, щоб в результаті даної операції не був перевищений ліміт кредиту по особовому рахунку контрагента.