Формирование функциональной структуры управления

 

Функции — важнейший элемент при построении структуры организации, наборе персонала и т.д.

Мы подходим к понятию “единичная самостоятельная функция”.

Аналогично тому, что здание лучше строить из единичных законченных блоков, чем из кусков или нестандартных блоков, также и в системе формирования функциональных структур использование единичных самостоятельных функций существенно упрощает этот процесс. Это понятие относится как к конкретным, так и к общим функциям управления.

С нашей точки зрения, наиболее плодотворный подход к выделению (формированию) единичной самостоятельной конкретной функции управления (ЕСКФУ) заключается в соблюдении двух условий:

• рассмотрение набора КФУ, используемых в большой группе организаций в Российской Федерации (назовем его типовым набором функций),

• наличие в каждой КФУ полного набора общих функций управления.

Первое условие можно выполнить при рассмотрении группы малых предприятий (МП).

Как показывает практика, независимо от сферы деятельности, малые предприятия имеют близкие по трудоемкости и сложности параметры типовых КФУ. Поэтому примем малое предприятие за основу при определении набора ЕСКФУ. По критерию типизации целесообразно выделить четыре набора КФУ для организаций: базовый, отраслевой, групповой и специальный.

Базовый набор КФУ входит в состав любого конкретного набора функций организации (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Состав полного набора КФУ

Базовый набор КФУ составляют:

1) управление производством продукции (товара, услуг, информации и знаний);

2) управление бухгалтерским учетом;

3) управление техническим и социальным развитием;

4) управление техническим и социальным обеспечением;

5) управление технической безопасностью;

6) управление трудом и заработной платой;

7) управление персоналом;

8) управление реализацией;

9) управление маркетингом;

10) управление экономикой;

11) управление финансами;

12) управление рекламой;

13) управление охраной;

14) стратегическое управление;

15) представительская деятельность;

16) консультационная деятельность.

Отраслевой набор включает функции, характерные для конкретной отрасли народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, капитального строительства, транспорта, связи, торговли и др. В рамках отраслевых функций могут включаться и функции, характерные для подотраслей. Например, для промышленности — функции, характерные для организаций топливно-энергетического и металлургического, машиностроительного, химико-лесного комплексов.

Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой организации (ООО, ОАО, ЗАО и др.), например, управление ценными бумагами для акционерных обществ, управление внешним и внутренним аудитом для финансово-промышленных групп.

К типовому набору могут присоединяться специфические функции управления, например, управление внешнеэкономической деятельностью, управление подсобным хозяйством.

Второе условие (наличие полного набора общих функций)может быть выполнено путем соблюдения следующего соотношения:

КФУ  (набор всех общих функций)

(символ  означает включение).

Любая конкретная функция управления должна содержать весь набор ненулевых по трудоемкости общих функций.

Каждая из КФУ имеет свою трудоемкость. Таким образом, паспорт (стандарт) на каждую ЕСКФУ должен включать: название функции, трудоемкость (Т _с) и уровень сложности (С _с) функции.

С учетом соотношения (2.1) условия выделения функции с параметрами (Т _с, С _с) в ранг ЕСКФУ будут следующими:

Т _кфу = Т _с

С _сфу =С _с (2.2)

где Т _п, Т _о,Т _а, Т _к, С _п, С _о, С _а, С _к не имеют нулевых значений.

Исходя из значения трудоемкости ЕСКФУ можно предложить следующее соотношение для определения уровня трудоемкости КФУ для конкретного МП:

1,5 х Т _с < Т _кфу — высокий уровень;

0,8 х Т _с < Т _кфу < 1,2х Т _с — нормативный уровень; (2.3)

Т_кфу < 0,5 х Т _с — низкий уровень.

КФУ с высоким уровнем трудоемкости свидетельствует об элементах непрофессионализма в управленческой деятельности, т. е. работники выполняют порученные функции дольше, чем положено. КФУ с низким уровнем трудоемкости свидетельствует либо о широком использовании современных информационных технологий при сохранении прежнего штата работников, либо об элементах непрофессионализма в управленческой деятельности, т. е. работники выполняют функции быстрее, чем положено, либо в силу их чрезмерного профессионализма, либо в силу поверхностного отношения к ним.

Взаимосвязь между трудоемкостью (Т _оф) и уровнем сложности (С _оф), общей функцией и процедурами будет выражаться следующими соотношениями:

Т _оф= Т _по + Т _со + Т _пр + Т _ут + T _ор

С _оф = (Т _по х С _по + Т _со х С _со + Т _пр хС _пр + Т _ут х С _ут + Т _ор х С _ор)/Т _оф, (2.4)

где Т _по, Т _со, Т_пр, Т _ут, Т _ор, С_по, С_со, С_пр, С_ут, С_ор — трудоемкости и уровни сложности соответствующих процедур.

В качестве стандартов на общие функции предлагается их набор, составляющий соответствующую ЕСКФУ. Таким образом, паспорт (стандарт) на единичную самостоятельную общую функцию управления (ЕСОФУ) включает: название функции, трудоемкость (Т О _с) и уровень сложности (СО _с) функции.

С учетом соотношений (2.4), условиями выделения общей функции с параметрами (Т _оф, С _оф) в ранг ЕСОФУ будут:

Т _оф = ТО _с;

С _оф=СО _с. (2.5)

Т _по ,Т _со, Т _пр,Т _ут,Т _ор, С _по,С _со, С _пр, С _ут, С _ор не имеют нулевых значений.

По стандартам трудоемкости можно предложить следующее соотношение для определения уровня трудоемкости ОФУ:

1,5 х ТО < Т _оф — высокий уровень,

0,8 х ТО _с < Т _оф < 1,2 х ТО _с — нормативный уровень, (2.6)

Т _оф < 0,5 х ТО _с — низкий уровень.

Соотношение (2.6) играет важнейшую роль при анализе функций в организации. Добиваясь получения требуемых пропорций в параметрах ОФУ (трудоемкости и уровне сложности), можно привести КФУ к требуемому стандарту. Результатом приведенной выше аналитической работы является таблица отчетности по используемым функциям управления (см. табл. 2.5).

Исходя из трудоемкости ОФУ (табл. 2.5) и временного ресурса работников их можно объединять или делить между работниками.

Таким образом, выделяются два понятия — общая функция и единичная самостоятельная общая функция управления (ЕСОФУ). Последняя служит элементом для построения соответствующей ЕСКФУ. Каждая ЕСОФУ является общей функцией, но не каждая общая функция — ЕСОФУ. Между собой ЕСОФУ связаны процедурами (аналогично с общими функциями).

В рамках одной функции процедуры могут быть внутренними и внешними, могут формировать линейные или функциональные связи (табл. 2.4).

Таблица 2.4. Классификация процедур

Направленность	Связи
Внутренняя	Внешняя	Линейные	Функциональные
ПР, ПО, ОР	УТ, СО	ПО-УТ, ПР-ПР	ПР-ПО, ПР-ОР, CO-OP

Примечание: ПР— принятие решения, ПО — подготовка решения, ОР — организация выполнения, УТ — утверждение, СО — согласование.

Приведенная в табл. 2.4 классификация позволяет сформировать схему и условное обозначение типового функционального звена (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Схема (а) и условное обозначение (б) типового функционального звена ЕСОФУ

Таблица 2.5. Форма отчетного документа по функциям

Заказчику отчетности _______________________________________ (полное наименование заказчика) по_______________________________________________________ (полное наименование организации или подразделения) ФИО, должность и телефон ответственного лица (исполнителя)_____________________________________________ __________________________________________________________ Дата заполнения ______________дата получения________________

Форма Nl-ФУ по функциям управления