ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

191187, Санкт-Петербург, ул. Шпалерная д. 2/4

Тел. +7-812-334-16-72, Факс +7-812-438-18-42,

моб. 8-921-403-26-14 Есина Людмила Сергеевна

e-mail: [email protected], группа ВКонтакте: https://vk.com/cnsrspb

 

Лекция 1.

ПСИХОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАК САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ ОТРАСЛЬ ПРИКЛАДНОЙ ПСИХОЛОГИИ

План:

1. Содержание и специфика психологии управления

2. Функции управления

3. Социально-психологическая характеристика субъекта управленческой деятельности

4. Основные понятия и определения

5. Целеполагание и опережающее отражение в управленческой деятельности

 

СОДЕРЖАНИЕ И СПЕЦИФИКА ПСИХОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ

Актуальность и острота вопроса о психологии управления объясняется необходимостью разрешить важнейшую теорети­ческую и практическую проблему по управлению различными социальными объектами и группами. В США данная проблема разрешается в рамках самостоятельной психологической от­расли, названной организационной психологией.

Вначале следует уточнить, что мы понимаем под управле­нием. Существует множество определений понятия «управле­ние». В самом общем виде под управлением понимается фун­кция, обеспечивающая сохранение определенной структуры (си­стемы), поддержание режима ее деятельности, реализацию ее программы.

Система же — это выделенное на основе определен­ных признаков упорядоченное множество взаимосвязанных эле­ментов, объединенных общей целью функционирования и единством управления и выступающее во взаимодействии с внешней средой как целостное единство.

В управлении под социальной системой следует понимать социальный объект: либо индивид (биологическая особь из рода Homo sapiens), либо (и) социальную общность - группу. Главным компонентом здесь выступают люди или организа­ционное подразделение. Люди в этих подразделениях вступа­ют между собой в субъект-объектные отношения (то есть рас­сматриваются как субъекты и объекты управления).

Субъектом управления является носитель предметно-прак­тической деятельности, источник управленческой активности, направленный на определенный объект управления. Субъек­тами управления могут выступать как отдельный человек, так и социальная группа. Между субъектом и объектом управле­ния существует диалектическое взаимодействие и определен­ное взаимовлияние. Субъект и объект управления можно рас­сматривать как управляющую и управляемую подсистемы. В совокупности они составляют систему управления, характери­зующуюся информационным обеспечением, процедурой при­нятия и исполнения решений.

Предметом науки управления являются управленческие отно­шения, то есть отношения между субъектом и объектом управления.

Управленческая деятельность — это особым образом орга­низованный вид трудовой деятельности по выполнению фун­кций управления в организации.

В процессе управления выделяются три основные катего­рии персонала управления:

• руководители или линейные менеджеры (составляют около 10% работников аппарата управления);

• специалисты или функциональные менеджеры (60—70% работников аппарата);

• служащие аппарата управления (20—30%,).

Основная задача руководителя — общее руководство про­цессом функционирования и развития системы управления. Главное внимание руководитель сосредоточивает на решении важнейших стратегических проблем (подбор, расстановка, обучение и воспитание кадров, координация работы испол­нителей и т. д.).

К специалистам аппарата управления обычно относят ин­женеров, экономистов, юристов, психологов, бухгалтеров и др. Специалисты занимаются сбором, обработкой и анализом информации, разработкой отдельных функциональных воп­росов, подготовкой конкретных управленческих решений, а также осуществляют контроль над реализацией управленчес­ких решений по направлениям.

Служащие аппарата управления (секретари, стенографис­ты, технологи, лаборанты и др.) осуществляют текущий учет и делопроизводство в аппарате управления. Главная их задача — информационное и техническое обслуживание руководителей и специалистов.

Человек — основной компонент социальной системы. Все многообразие социальных систем сводится к четырем типам: «человек — человек», «человек — коллектив», «коллектив — чело­век», «коллектив — коллектив». Для оптимального функциони­рования любой системы требуется определенное поведение че­ловека как в руководимой, так и в руководящей подсистемах. А это происходит тогда, когда руководитель и исполнитель об­ладают необходимой подготовкой и готовностью действовать в определенное время и надлежащим образом. Вот почему совер­шенствование системы социального управления невозможно без совершенствования деловых и личностных качеств руководителя и исполнителей. Здесь можно выделить два момента. Во-первых, психология управления изучает психологические за­кономерности и возможности развития способностей и ка­честв личности, то есть все то, что связано с определенными изменениями как в познавательной, так и в эмоционально-волевой сферах человека при выполнении им управленческих и исполнительских функций. Во-вторых, эффективность дея­тельности человека определяется не только степенью его про­фессиональной подготовки, но и психическим состоянием, в котором он находится в любой данный момент времени. А это связано с межличностными отношениями, которые складыва­ются в управляющей и управляемой подсистемах (взаимоот­ношениями между руководителями и исполнителями или между самими исполнителями).

Исходя из этого, можно заключить, что объектом исследова­ния психологии управления является система «человек — человек», рассматриваемая с позиции оптимизации управления системой. Наряду с этой рассматриваются и другие системы как объекты управления: личность — группа, группа - группа, личность — организация, организация - организация.

Другая точка зрения на объект психологии управления свя­зана с включением наряду с системой «человек - человек» и системы «человек - техника». Это вполне оправдано в тех слу­чаях, когда осуществляется функционально-структурный ана­лиз управленческой деятельности и эффективности использо­вания автоматизированных систем управления (АСУ).

Предметом психологии управления являются психологические ас­пекты процесса руководства различными видами совместной дея­тельности и межличностного общения в организации или, короче, — психологические аспекты управленческих отношений. Конкретные проявления предмета психологии управления происходят на трех уровнях психолого-управленческой проблематики*.

1. Психологические аспекты деятельности руководителя:

• психологические особенности управленческого труда, его специфика в различных сферах деятельности;

• психологический анализ личности руководителя, психологические требования к личностным качествам руководителя;

• психологические аспекты принятия управленческих решений;

• индивидуальный стиль управления руководителя и проблемы его коррекции.

2. Психологические аспекты деятельности организации как субъекта и объекта управления:

• возможности использования психологических факторов для решения управленческих задач;

• закономерности формирования благоприятного социально-психологического климата в организации;

• закономерности формирования оптимальных межличностных взаимоотношений в организации, проблема психологической совместимости и сработанности;

• формальная и неформальная структуры организации;

• мотивация труда членов организации;

• ценностные ориентации в организации, управление процессом их формирования.

3. Психологические аспекты взаимодействия руководителя с членами организации:

• проблемы создания и функционирования системы коммуникации в процессе взаимодействия;

• проблемы управленческого общения;

• оптимизация взаимоотношений в звене «руководитель — подчиненный»;

• информированность как фактор эффективности управления.

Исходя из вышеизложенного, можно дать такое определение психологии управления: психология управления — это прикладная отрасль психологической науки, объединяющая достижения раз­личных наук в области изучения психологических аспектов процесса управления и направленная на повышение эффективности этого процесса.

Основной задачей психологии управления является анализ ус­ловий и психологических особенностей управленческой деятельности с целью повышения эффективности и качества ра­боты всей системы социального управления.

Методами исследования психологии управления являются на­блюдение, эксперимент, беседа, интервью, анкетный метод, ме­тод тестов, контент-анализ, социально-психологический тре­нинг (ролевые и деловые игры), метод социометрии. Это методы психологической науки. Отметим кратко назначение каждого из них.

Наблюдение - один из основных методов психологической науки. Наблюдение зависит от цели и объекта, а также от пред­мета конкретного исследования. Например, наблюдение пове­дения руководителя при контактах с сотрудниками или с вы­шестоящими руководителями включает регистрацию его эмо­циональных реакций (тона голоса, жестикуляции, мимики, часто употребляемых слов и выражений), а также регистрацию эмоциональных реакций сотрудников и вышестоящих руко­водителей. На основе полученных данных можно составить характеристику поведения руководителя, сравнить его поведе­ние при контактах с сотрудниками или с вышестоящими ру­ководителями.

Эксперимент, лабораторный или естественный. При экспе­рименте с помощью различных технических средств и прибо­ров исследуются внимание, мышление, память, направленность сознания, быстрота реакции, эмоциональная уравновешен­ность, субъективность оценки, мускульные усилия и т. п.

Беседа. С помощью данного метода раскрываются последо­вательность и аналитичность мышления, качества речи и па­мяти, компетентность, инициативность и другие психологи­ческие черты личности.

Интервью представляет собой способ получения социаль­но-психологической информации с помощью устного опроса. В интервью принято предупреждать интервьюируемого об исследовании.

Анкетный метод — одни из наиболее распространенных методов в социальной психологии и социологии. Используется он и в психологии управления. Анкеты могут быть открытыми (исследуемое лицо не ограничивается в ответах) и закрытыми (испытуемый должен выбрать один или несколько из возмож­ных ответов, предлагаемых экспериментаторами).

Метод тестов (тестирование) — основной инструментарий практического психолога. Выступает в качестве одного из основных методов психологической диагностики и позволяет получить сопоставимые количественные и качественные пока­затели степени развитости психологических свойств или со­стояний личности. Процесс тестирования связан с примене­нием тестов — стандартизированных методик психодиагнос­тики, представляющих собой серию относительно коротких испытаний (задач, вопросов, утверждений, ситуаций и т. п.). С помощью таких испытаний с известной вероятностью опре­деляются уровни развития у индивида психологических свойств, психических состояний, практических умений, навыков и дру­гих личностных характеристик.

Контент-анализ — метод изучения деятельности людей по документальным источникам. С его помощью можно судить о способностях человека, его знаниях, умениях, отношению к трудовой деятельности. С этой целью изучаются документы, протоколы, планы и т. п.

Ролевые и деловые игры являются составными частями соци­ально-психологического тренинга, в котором в качестве игро­техника чаще всего выступает подготовленный психолог. Иг­ротехник - это ведущий деловую или ролевую игру. Правила игры, раскладка ролей, поведение конкретных участников игры оказывают серьезное воздействие на испытуемых, их психи­ческие состояния, оценки, трансформируют их поведение.

Метод социометрии. Впервые данный метод был применен американским социальным психологом Дж. Морено для ис­следования взаимоотношений между членами коллектива. В настоящее время метод является одним из основных в соци­ологии, социальной психологии и педагогике. Применяется он и в психологии управления. Сущность социометрического метода заключается в определении отношения каждого из чле­нов коллектива (малой группы) к определенному вопросу или в оценивании ими определенных действий, включенных в со­ответствующие тесты.

Психология управления в своем историческом развитии прошла три основных этапа.

Первый этап: конец XIX в. — середина 30-х гг. XX в. Зарожде­ние психологии управления как отрасли психологического научного знания связано с именем крупного французского инженера, ученого и предпринимателя Анри Файоля (1841— 1925). Благодаря своим работам, а особенно книге «Основы менеджмента», опубликованной в 20-х гг. XX в., он завоевал репутацию самой яркой фигуры научного менеджмента. Он первым отметил, что менеджмент насквозь пропитан психо­логией и выделил психологические факторы, способствующие повышению производительности труда (власть, единство ру­ководства, подчинение личных интересов общественным, ини­циатива, корпоративный дух предприятия и др.). Наряду с А. Файолем определенный вклад в развитие европейской тео­рии менеджмента внесли также американский инженер и ме­неджер Фредерик Уинслоу Тейлор (1856—1915) и немецкий социолог Макс Вебер (1864—1920). Однако именно благодаря А. Файолю, его научным трудам по теории менеджмента уп­равление стало признаваться самостоятельной и специфичес­кой деятельностью людей. Возникла новая отрасль психологи­ческого научного знания - психология управления.

Второй этап связан с возникновением и развитием доктрины «человеческих отношений» (30—50 гг. XX в.), создателем которой был американский социолог и психолог Элтон Мейо (1880— 1949). Он считается одним из основоположников индустри­альной социологии и социальной психологии. В своих книгах он писал о том, что труд обесчеловечен и перестал приносить людям радость. Поэтому требуется обратить внимание на со­циальные нужды человека, необходимо признать роль нефор­мальных отношений между людьми внутри предприятий, отка­заться от иерархичности власти внутри организаций. На основе анализа данных экспериментов, проводившихся в г. Хоторне близ Чикаго, им были открыты новые горизонты в области управления, выработаны рекомендации по совершенствова­нию человеческих отношений, по мобилизации человеческого фактора на решение задач управления и повышение произво­дительности труда, по вовлечению членов организации в про­цесс выработки управленческих решений. Были сделаны вы­воды о том, что члены группы придерживаются в своем пове­дении групповых норм, что выработка рабочего определяется скорее групповыми нормами, чем его физическими возмож­ностями, что руководители производства должны ориентиро­ваться в большей степени на людей, чем на продукцию.

Третий этап (с 50-х гг. XX в.) характеризуется интенсивной разработкой современных теорий управления, кибернетики, ком­пьютеризации управления. Был сделан качественный скачок (осо­бенно с изобретением персональных компьютеров) в актив­ном использовании системного подхода к управлению. Сторонники системного подхода считают основным недостатком предыдущих теорий сосредоточение внимания только на от­дельных элементах управления. Применение системного под­хода к управлению позволило руководителям увидеть всю орга­низацию в единстве и взаимосвязи составляющих ее частей. В соответствии с этим подходом любая организация (пред­приятие, подразделение, воинская часть и т. д.) является сис­темой. Организация представляет собой открытую систему, то есть она взаимодействует с внешней средой. Внешняя среда в существенной степени определяет выживаемость организации.

Психология управления тесно связана с другими отраслями психологии (общей психологией, социальной психологией, психологией труда, инженерной психологией). Так, психоло­гия управления изучает психику человека в условиях его специ­фической предпринимательской или трудовой деятельности и опирается на достижения других отраслевых отделов психоло­гии. Например, при раскрытии психологических особенностей системы «человек — техника» особую ценность представляют достижения инженерной психологии, поскольку управленчес­кая деятельность протекает также в рамках определенных чело­веко-машинных систем. Психология управления самым тесным образом связана и опирается на достижения философской мысли, на кибернетику, теорию информации, исследование опера­ций и других научных дисциплин о человеке и обществе. Без учета данных этих наук трудно оценить изменения, происхо­дящие в психике руководителя и подчиненных при выполне­нии различных видов управленческой деятельности. Для фор­мирования у подчиненных определенных психологических качеств, способствующих установлению оптимальных контак­тов с руководителями, положительного социально-психоло­гического климата в коллективе, здоровых межличностных отношений, психология управления должна использовать до­стижения социальной психологии.

Большое значение имеет и связь психологии управления с социологическим знанием. Такие отрасли социологического знания, как социология управления, социология массовых коммуникаций, социология общественного мнения, социоло­гия экономики, политики и права, социология организаций, социология этноса и возраста во многом предопределяют сво­еобразие и закономерности принятия управленческих реше­ний. К примеру социология экономики, политики и права определяет правовые основы предпринимательской деятель­ности, без чего невозможно принимать управленческие реше­ния. Социология этноса и возраста, социология общественно­го мнения, массовых коммуникаций, в свою очередь, оказы­вают значительную помощь менеджеру в принятии адекватных управленческих решений в маркетинговой деятельности (на­пример, при определении социального положения потенци­альных потребителей, деловых качеств исполнителей, при рас­становке управленческих кадров и т. п.).

Таким образом, благодаря взаимодействию с различными научными дисциплинами психология управления превраща­ется в своеобразный фактор совершенствования социального управления, вносит определенный вклад в повышение эффек­тивности управленческой деятельности предпринимателя, ме­неджера.

 

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Функции управления проявляются через содержание управ­ленческой деятельности, позволяющее осуществлять управля­ющее воздействие. Различают общие и конкретные функции управления.

К общим функциям управления относятся: планирование, организация, нормирование, координация, регулирование, мотивация, стимулирование, контроль, учет, анализ..

К конкретным относятся как внешние функции (направлен­ные на реализацию связей организации со смежными и выше­стоящими органами), так и внутренние (возникающие внутри и между управленческими подразделениями организации как одного, так и разных уровней управления).

С точки зрения полезности для организации функции мож­но условно классифицировать следующим образом.

Главная функция — это функция, для осуществления которой создан объект управления (организация, подразделение и т. д.).

Основные функции ~ это функции, необходимые для реали­зации главной функции управления.

Вспомогательные функции — это те функции, которые спо­собствуют осуществлению основных функций.

Полезная функция — это функция, отражающая сущность объек­та, определяющая его работоспособность. Функция направлена на обеспечение эффективности функционирования объекта.

Бесполезная функция — это функция, не отражающая сущ­ность объекта и не влияющая на работоспособность. Данная функция ведет к увеличению затрат на содержание аппарата управления и является лишним звеном в системе управления. Вредная функция — это функция, отрицательно влияющая на деятельность объекта, повышающая управленческие затраты, снижающая эффективность функционирования объекта.

Несвойственная функция — это функция, которая не отража­ет сущность объекта, его назначение. Подлежит передаче дру­гому объекту — носителю именно этой функции.

Дублирующая функция — функция излишняя, по сущности и назначению принадлежит одному из выполняющих ее объек­тов, ведет к увеличению затрат на содержание управленческого аппарата, так как выполняется несколькими подразделениями. Остановимся более подробно на отдельных, наиболее важ­ных общих функциях управления — функциях планирования, организации, мотивации, контроля.

1. Функция планирования - одна из важнейших функций управления, обеспечивающая основу для всех управленческих функций. Иногда говорят о стратегическом планировании, имея в виду разработку организационных стратегий. Постановка целей организации - наиболее существенная процедура пла­нирования. Согласно М. Мескону (46), постановка целей име­ет несколько этапов: выбор целей, определение исходных пред­посылок для предстоящего принятия решений, поиск и выбор альтернатив для принятия решений, выполнение плана. Здесь два момента являются наиболее ответственными - выбор са­мой лучшей альтернативы и учет возможностей исполнителей принимаемого решения. Очень важно, чтобы исполнители не только поняли предстоящие задачи, соответствующие постав­ленным целям, но и приняли задачи и решение в целом для себя, как нужные и необходимые не только для организации, Но и для себя лично. Этим определяется качество и эффектив­ность решения. Условно это можно выразить формулой:

Эффективность решения = Качество решения х Принятие решения исполнителями

Для достижения целей организации требуется взаимодей­ствие ряда факторов — внутриорганизационных и психологи­ческих.

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ:

- четкие цели, принятие решений, планирование, координирование работы персонала, правильный контроль;

2. ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ

- мотивирование, информирование, правильное руководство персоналом, стратегия сотрудничества в работе

- нормальный психологичес­кий климат в группе, возможность самовыраже­ния личности работника

3. ДОСТИЖЕНИЕ ЦЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ

- принятие общих целей организации

2. Функция организации. Вначале следует оговориться, что мы понимаем под термином «организация».

Здесь подразумевается пропорциональное разделение и последующая координация основных видов работ между индивидуумами в управляе­мой системе (подсистеме) — согласованная система обя­занностей, прав, полномочий исполнителей и руково­дителей, определение их функциональных ролей, их со­гласование и т. п.).

Необходимость функции организации (организационной функ­ции) диктуется вынужденной групповой, совместной деятель­ностью людей. Для достижения своих личных целей люди объе­диняются в группы, в совместной деятельности они распреде­ляют работу между собой, то есть осуществляют функциональное разделение труда. Распределить работу между собой достаточно сложно, но гораздо сложнее согласовать, соорганизовать инди­видуальный вклад для достижения личных и общих целей.

Организационная функция имеет два основных аспекта: организацию исполнения и организацию управления. Эти два аспекта действуют взаимосвязанно и протекают примерно в такой последовательности:

• постановка целей, задач и особенностей совместной деятельности;

• установление последовательности действий исполнителей, сроков выполнения поставленных задач;

• выбор средств и способов взаимодействия людей для достижения общей цели функционирования системы;

• установление между членами организации необходимых организационных отношений (соподчиненного, координации);

• уточнение и коррекция согласованных действий, устранение отклонений от заданного организацией режима функционирования системы и др.

К организационной функции относится процесс делегирования полномочий. Здесь лишь отметим два существенных момента. Первый — полномочия делегируют дол­жности, а не индивиду. Этим обеспечивается устойчивость орга­низационной структуры организации при кадровых переме­щениях. Второй момент — делегироваться могут только полно­мочия, но не ответственность. Тем самым констатируется, что в случае провала исполнителем переданных ему полномочий ответственность за это несет все-таки руководитель.

3. Функция мотивации в управлении играет чрезвычайно важ­ную роль. Здесь мы подчеркнем два обстоятельства. Первое — внедрение партисипативного метода в управлении, что характерно для японского менеджмента, является живым свидетельством реализации функции мотивации. Характерными особенностями этого метода являются децентрализация управ­ления, рост профессиональной зрелости работников, форми­рование коллективной ответственности при оптимальном де­легировании и распределении полномочий, улучшение ком­муникации в управленческих звеньях организации, улучшение морально-психологического климата, раскрепощение творчес­кой инициативы. В конечном итоге это приводит к значитель­ному росту производительности труда. Характерный пример: в японских промышленных предприятиях на одного работаю­щего японца приходится в среднем 20 рационализаторских предложений в год, в то время как на одного американца — по одному. А вот на одного российского работника — 0,05. Или иначе: один японец в год вносит 20 рацпредложений, амери­канец ~ одно, а 20 россиян — тоже одно рацпредложение в год. При этом вопрос о внедрении предложений тоже решается в пользу японской организации менеджмента. Так, на предпри­ятиях «Тойоты» на одного занятого работника приходится 35 рацпредложений в год, из которых 95% внедряются в произ­водство. По данным же российской печати, процент внедре­ния рационализаторских предложений в отечественной инду­стрии весьма низок.

Конечно, метод партисипативного управления, свойственный японскому менеджменту, еще редко находит применение в европейской, в том числе российской организационной культуре. Однако те мотивационные стимулы, которые заложены в партисипативном методе (формирование единого корпоративного духа, культивирование чувства сопричастности к организации, широ­кое делегирование полномочий и др.), могут найти свое вопло­щение и в отечественной организационной культуре.

Второе обстоятельство — вовлечение работников в процесс организации его труда и управления им. Активное вовлечение работника в этот процесс позволяет ему из пассивного объек­та управленческих действий стать активным участником — субъектом управления. Действенность данного подхода про­верена на практике путем создания определенных условий (пре­доставления работнику права голоса при решении проблем организации, совместное принятие решений, делегирование полномочий, улучшение сотрудничества с ведущими специа­листами и администрацией и др.).

4. Функция контроля. Функция контроля, учета и анализа деятельности включает комплексное изучение деятельности подчиненных путем:

• наблюдения за ходом, динамикой и закономерностями развития процессов в управляемой системе, измерения, регистрации и группировки данных функционирования объекта;

• количественной и качественной оценки эффективности деятельности управляемой системы;

• выявления отклонений и узких мест в развитии системы;

• определения наиболее целесообразных способов восстановления работоспособности системы (76);

Важно уяснить, что сущность контроля следует понимать не как чье-то стремление уличить в неверных действиях или поступках, а как оказание своевременной помощи, одобре­ние, поощрение, оказание стимулирующих воздействий. «Та­кой контроль, — отмечает В. А. Розанова, - позволяет своевре­менно скорректировать программу действий исполнителю, помогает выполнить не только общую управленческую задачу, но и частные задачи самому менеджеру и его подчиненным» (60, с. 65).