Рекомендации по определению полей
В большинстве случаев не возникает необходимости хранить в таблице результаты вычислений. Хранить данные лучше в виде минимально возможных элементов. Наличие в одном поле нескольких элементов затрудняет их извлечение из этого поля. (Например, поле ФИО следует разбить на три отдельных поля: Имя, Отчество, Фамилия) Запросы позволяют выбирать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, производить необходимые вычисления и получать результат в виде таблицы. При помощи запросов можно производить обновление записей в таблицах, добавление и удаление записей, группировать записи с одинаковыми значениями, выполнять над ними групповые операции, выполнять различные вычисления. Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию. Запрос может быть сформулирован в среде MS Access на двух языках: - QBE (Query By Example) - язык запросов по примеру (образцу), предназначенный для пользователей - не программистов - SQL (Structured Query Language) - структурированный язык запросов, используемый разработчиками - программистами в программах приложений на VBA (Visual Basic for Application). Язык SQL имеет большие возможности по сравнению с языком запросов QBE. Это означает, что все, что можно сформулировать на языке QBE, можно сформулировать и на SQL, но не наоборот. Например, язык QBE не позволяет создавать и редактировать структуру таблицы, создавать вложенные запросы и пр. В процессе создания запроса на одном языке запросов Access автоматически формулирует запрос и на другом (если это возможно). В результате выполнения большинства запросов создаются временные, динамические таблицы, которые существуют до закрытия запроса. Виды Запросов: Запрос на Выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. Запрос на Создание Таблицы - основан на запросе на выборку, но результат сохраняется в таблице. Запросы на Обновление, Добавление, Удаление - Запросы действия, в результате которых изменяются данные в таблице. Перекрестный Запрос – предназначен для группирования данных и представления их в компактном виде, удобен для анализа. Формы позволяют осуществлять первоначальную загрузку таблицы БД, выполнять их просмотр, а также производить корректировку данных). При наличии схемы данных состоящей из взаимосвязанных таблиц формы позволяют выполнять корректный ввод взаимосвязанных данных. Прежде чем вводить данные в форму необходимо ее сконструировать в соответствии с требованиями пользователя. При этом определяется: из каких таблиц нужно отображать данные (другими словами, какие таблицы будут являться источниками данных для формы), какие поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться (линии, рисунки, поясняющий текст) и пр. Форма может быть - однотабличной - источник данных одна таблица или запрос - многотабличной, построенная на основе нескольких взаимосвязанных таблиц - без источника данных (чаще всего используется для реализации пользовательского кнопочного меню). Отчеты позволяют выбирать из БД требуемую пользователю информацию, оформить ее в виде документа и распечатать. Источником данных может быть таблица, запрос или несколько взаимосвязанных таблиц. Отчеты и формы имеют много общего, но в отличие от форм отчеты не предназначены для ввода и корректировки данных. Разделы отчета подобны разделам форм. В процессе конструирования отчета формируется состав и содержимое разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей связанных таблиц БД формируются заголовки, размещаются вычисляемые поля. Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня может производиться вычисление итогов, определяться заголовки и примечания. MS Access предлагает несколько способов создания отчетов.
|
