Мы еще не опоздали

Когда нужно больше переходного времени

 

В шесть часов вечера Элинор сказала с озабоченным видом­:

— Мы ужасно опаздываем!

После чудесного дня, проведенного на лыжах в горах Катскилл, мы возвращались в Нью-Йорк, где были приглашены на ужин в семь.

— Что ты имеешь в виду? — отозвался я. — До ужина еще час. У нас полно времени.

Она ответила, не скрывая раздражения:

— Питер, до города 160 километров. Мы ни за что не успеем вовремя.

— Но ведь мы еще не опоздали. Остался целый час.

Это объясняет, почему я всегда опаздываю, а Элинор приходит вовремя. Она учитывает переходное время.

Накануне вечером она вычислила, что, если ужин начнется в семь, надо ехать туда к 6:45, а это значит, что из нашей нью- йоркской квартиры надо выйти в 6:15; тогда попасть туда надо к 5:30, чтобы забросить сумки, принять душ и переодеться, а в город надо приехать в пять, чтобы припарковаться; поэтому с горы Уиндем нужно выехать в 2:15 на случай пробок, тогда завершить катание надо в 1:15, чтобы упаковать вещи и прибраться в доме; и если мы хотим как следует покататься, надо прийти в восемь утра; значит, проснуться надо в 6:30, поэтому к 22:30 надо быть в постели, чтобы проспать полные восемь часов.

— Ну и ну, — сказал я тем вечером и посмотрел на часы. — Сейчас одиннадцать. Мы на полчаса опаздываем к завтрашнему ужину.

Конечно, Элинор, как обычно, права. Единственный способ сделать что-то в срок — планировать заранее и учитывать каждый шаг, требующий времени.

У меня добрые намерения. Я не люблю опаздывать. Большинство регулярно опаздывающих людей не любят опаздывать. И я никогда не планирую опоздать и не намереваюсь. Я понимаю, что это неуважительно и непрофессионально. Не говоря уже о неудобстве.

Вот моя проблема: мне очень нужны эффективность и продуктивность. А переходное время не дает ни того ни другого. Оно меня раздражает.

Я бы предпочел где-то быть. И не терять времени на то, чтобы туда добираться. И хотя я знаю, что надо выделить больше времени на дорогу, я откладываю выезд, убеждая себя, что смогу добраться до места быстрее, чем в принципе воз­можно.

И я такой не один. Любой, кто назначал встречи вплотную друг к другу, тоже тешит себя иллюзиями. Как можно закончить в два и начать следующую встречу тоже в два? Даже если это просто телефонный разговор: так быстро и номер не наберешь. Чтобы переключиться с одной задачи на другую, тоже нужно больше времени. А если понадобится сходить в туалет? Это запланированные опоздания. И они неизбежны.

У одного моего клиента есть правило: не начинать тренинг раньше чем через десять минут после запланированного времени. Это узаконенное опоздание.

Но впросак попадаем мы. Потому что наши опоздания приводят именно к тому, чего мы пытаемся избежать: неэффективности. Не только для ожидающих и опаздывающих. Ведь нет ничего продуктивнее, чем переходное время. Это не просто время, отведенное на дорогу. Это время на обдумывание и планирование. Часто ли в разгар встречи вы вдруг задумывались: «В чем вообще ее смысл?» Часто ли вы замечали, что посреди телефонного разговора ваши мысли оказались где-то далеко или — будем честны с собой — вы зашли в интернет, потому что вам стало скучно?

Часто ли вы думали: «Вообще эту встречу не стоило растягивать на час — хватило бы и получаса»?

И вы правы. Вполне возможно, на встречу хватило бы тридцати минут. Максимум сорока пяти. Почти все, что можно сделать за час, уместится в этот срок. Но мы как следует не подумали об этом заранее. И вот встреча все тянется и тянется.

Если бы за несколько минут до начала мы хорошо все обдумали, можно было бы сэкономить немало времени. Поэтому, медленно переходя к следующему пункту в плане, подумайте вот о чем: «Как это сократить, ускорить и повысить продуктивность?»

Даже пять или десять минут планирования помогут сэкономить полчаса на решение задачи. Подумайте о результатах. Подумайте, что вам действительно нужно от людей. А потом сделайте то, что очень обрадует всех присутствующих: скажите, что хотите сократить часовое собрание до получаса, и объясните, как собираетесь это сделать.

В переходное время обдумайте способы достичь максимального результата. Хотите, чтобы люди активнее участвовали в работе? Подумайте, как заинтересовать их, узнать их точку зрения, увлечь. Идете на ужин? Решите, как провести время веселее.

Может быть, вы думаете: «Но у меня уже есть план». Конечно, есть. Но нет лучше времени для планирования, чем пятнадцать минут, пока вы не вошли в кабинет или не начали разговор. Вы знаете хотя бы одного спортсмена, который закончил бы телефонный разговор и сразу отправился на гонку? Конечно, таких нет. Спортсмены знают, что переходное время продуктивно.

Чтобы оно работало на вас, надо его спланировать — внести в ежедневник. Заканчивайте встречи за пятнадцать минут до конца часа и отводите оставшееся время на подготовку к новому делу. Может, тогда получится сократить собрание до получаса и выделить лишние четверть часа, чтобы пойти в туалет, ответить на письмо или побродить по интернету. Это эффективнее, чем заниматься подобными делами во время собрания.

Мне еще есть что сказать по этому поводу. Но до следующей встречи осталось четверть часа, поэтому надо идти. И кроме того, сейчас четыре пополудни, и, по моим расчетам, я уже опаздываю на завтрашнюю встречу в два.

Переходное время поможет упростить следующую задачу, ускорить ее выполнение и повысить продуктивность — причем не только вашу.