Студопедия — Рекомендации по совершенствованию архивного дела в О МВД России по Самарской области в г. Новокуйбышевске
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Рекомендации по совершенствованию архивного дела в О МВД России по Самарской области в г. Новокуйбышевске






 

Архивный отдел О МВД России по Самарской области в г. Новокуйбышевске руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законом РФ " Об архивном деле в Российской Федерации", законом РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации. Положение об Отделе утверждается Администрацией по согласованию с архивным отделом Самарской области.

Основными задачами Отдела являются:

- управление архивным делом О МВД России по Самарской области в г. Новокуйбышевске;

- организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов Отдела, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий-источников комплектования Отдела;

- развитие и совершенствование архивного дела О МВД России по Самарской области в г. Новокуйбышевске, анализ его состояния;

- координация деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи во внедрении государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

- ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Самарской области и документов по личному составу, хранящихся в Отделе и ведомственных архивах учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования отдела, осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами: обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов Отдела, в том числе: обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и использование:

- архивных фондов и архивных документе на носителях различных видов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документов личного происхождения;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

- учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в работе Отдела.

Обеспечивает временное хранение, комплектование учет и использование документов:

- постоянного хранения;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника или вышестоящей организации.

По согласованию с Администрацией может принимать на временное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы организаций и граждан.

Разрабатывает, и по согласованию с архивным отделом области, представляет на утверждение Администрации списки организаций-источников комплектования Отдела, ведет систематическую работу по их уточнению. Осуществляет прием документов на хранение в Отдел. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.

Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Отдела, при наличии соответствующих технических средств - создает автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, справочники о составе документов.

Осуществляет организационно-методическое руководство делопроизводством организаций-источников комплектования Отдела, в том числе:

- по согласованию с руководством организаций, в соответствии с заключенными Администрацией договорами о сотрудничестве в области архивного дела проводит проверки состояния делопроизводства, сохранности и учета документов в организациях;

- рассматривает и согласовывает Положения об экспертных комиссиях и инструкции по делопроизводству;

- рассматривает и представляет в архивный отдел области для утверждения описи дел постоянного хранения, для согласования - описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций;

- изучает и обобщает результаты работы делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт;

- проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации делопроизводства и архивного дела;

- разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

Отдел информирует органы местного самоуправления, иные заинтересованные лица о составе и содержании архивных фондов и архивных документов Отдела. Исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной информации, выдает архивные справки, выписки, заверенные копии документов. Организует работу пользователей документов. Популяризует архивное дело и архивные документы: оформляет документные выставки, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, использует иные средства для достижения указанной цели.

Работники Отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями и трудовыми договорами.

Деятельность Отдела организуется в соответствии в правилами и инструкциями об архивном деле, разработанными Федеральным архивным агентством и архивным отделом области.

Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, научной и культурной общественностью, организациями и гражданами.

В соответствии с правилами поддерживаются температурно-влажностный и световой режимы в архивохранилищах, принимаются меры по соблюдению санитарно-гигиенического режима хранения документов, проводится работа по улучшению физического состояния дел. Все изменения в составе и объеме фондов вовремя фиксируются: вносятся в паспорт архива и фондовый каталог, своевременно составляются карточки на новые фонды.

Архивные документы активно используются для привлечения населения, в том числе молодежи, к изучению истории родного края. Ежегодно оформляются стенды и выставки вновь поступивших в архив документов и наиболее интересных материалов архивных фондов.

Значительная часть рабочего времени отводится на исполнение запросов социально-правового характера. Если раньше в основном запрашивали сведения о трудовом стаже и размерах заработной платы, то в последнее время в архив все чаще обращаются за правоустанавливающими документами на домовладения и земельные участки. При отсутствии необходимой информации, архивисты консультируют граждан о дальнейших поисках. Архив также информирует пользователей, в том числе работающих с населением организации, о месте хранения нужной документации, что во многом облегчает получение необходимых документов.

Архивным отделом О МВД Росссии по Самарской области был приобретен мощный компьютер, который будет работать как Интернет-сервер, предназначенный для размещения нормативной и управленческой информации, размещения общих для всех архивных учреждений задач, а также данных сайта архивного отдела.

В целом, для архивной службы требуются такие новые разработки, как

1. Стол справок, программа, обслуживающая различные разовые обращения за справочной информацией и посещения исследователей читальных залов,

2. Программа, формирующая именные каталоги,

3. Программа, фиксирующая историю административно-территориального деления административно-управленческого района области.

4. Программа, фиксирующая историю госучреждений, находящихся в административно-управленческом районе области,

5. Электронный перечень документов, программа, необходимая для учета документов, предоставляемых для проведения различных выставок и мероприятий.

Ожидается поступление от Росархива Программы учета источников комплектований и новая версия ПК "Архивный фонд", "Фондовый каталог".

На сегодняшний день становится актуальным помимо развития компьютерного парка архивных учреждений, создания и развития архивного программного обеспечения и переход на лицензионное системное программное обеспечение компьютеров. Архивный отдел Самарской области уже проделал необходимую работу по этому вопросу и в 2007-2008 годах начинает новую Программу по развитию системного программного обеспечения для госархивов.

На сегодняшний день архивное программное обеспечение (ПО) составляет порядка 70 разнообразных программных средств.

Если рассмотреть имеющееся программное обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений, то наибольший удельный вес имеет:

1. Раздел Создание информационно-поисковых систем (НСА). Значительная часть этих программ предназначена для создания наиболее востребованных тематических БД информационно-поискового направления - это учетные задачи и созданные на их основе порядка 50 различных БД - различные тематические именные каталоги, картотеки решений партийных и исполнительных органов власти, учет и ведение дел и учетных карточек членов КПСС, каталоги по истории госучреждений и "Указатель фабрик и заводов"; программы по переработка описей; межфондовые указатели и другие.

Этот блок программных средств необходимо пополнить новыми разработками:

1. Программа "АТДСО - Административно-территориальное деление Самарской области" - предназначена для ведения тематической базы данных по событиям, связанным с административными единицами Самарской области.

В данной программе реализованы следующие возможности:

Формирование и редактирование справочников: административного деления Самарской области и указателей, формирующих список указателей при печати книги.

Ведение базы данных: внесение новых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервной копии базы данных, а также ее восстановление.

Поиск необходимых записей по ключевым полям: административной единице, году в котором происходили события.

Печать книги: вывод базы данных в формат MS-Word, с заданной структурой текста, автоматическим формированием оглавления, сносок и списка указателей.

Ведение справочника пользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентам программы.

2. Программа "НСА" – научно-справочный аппарат - предназначена для проведения комплекса работ по составлению научно-справочного аппарата, который включает в себя переработку и усовершенствование описей, составление межфондовых указателей, каталогов, перечней дел, списков фондов государственного архива.

В программе реализованы такие возможности:

- Формирование и редактирование фондов, описей дел с привязкой к фондам.

- Переработка описей (изменение систематизации дел по заданному правилу).

- Составление необходимого научно-справочного аппарата к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, предметный, именной, географический и тематический указатели, переводная таблица шифров).

- Формирование итоговой записи к описи.

- Формирование описи особо ценных дел и описи уникальных дел.

- Составление межфондовых указателей, каталогов и перечней дел, по заданному ключу.

- Вся отчетность формируется в формате документов Excel на основании шаблонов.

- Ведение справочника пользователей, разграничение их прав на доступ к программе.

По разделу Учет использования документов АФ РФ можно привести такие разработки как "Картотека тематики исследований", регистрация, учет и исполнение социальных запросов, "Стол справок". В этой группе задач требуются новые разработки.

3. Раздел Обеспечение сохранности документов и Государственный учет документов АФ РФ. По этому направлению продолжается работа по внедрению ПК "Архивный фонд" во всех государственных и ведомственные архивных учреждениях Самарской области.

Необходимо создание нового программного комплекса "ОСД - обеспечение сохранности документов" - предназначенного для выполнения работ по обеспечению сохранности документов в области выдачи - раскладки дел, топографии, проверки наличия и состояния дел, розыска дел, учёта физического состояния дел.

Программа обеспечения сохранности документов позволит реализовать следующие возможности:

- Формирование и редактирование фондов, описей дел с привязкой к фондам.

- Формирование и редактирование хранилищ, стеллажей, полок, привязка дел к полкам.

- Ведение журнала выдачи - раскладки дел.

- Составление топографических указателей фондов, стеллажей, хранилищ.

- Формирование паспорта архивохранилища.

- Составление перечней дел по заданным ключам.

- Вся отчетность формируется в формате документов Excel на основании шаблонов.

- Ведение справочника пользователей, разграничение их прав на доступ к программе.

Эта программа вместе с ПК "НСА" ("Архивные справочники") работают на общей базе данных, и во многом повторяют цели и задачи, поставленные AF3, но, являясь современными разработками, хорошо адаптированы в операционных системах MS Wi№dows 2000/XP, легче в практической работе.

4. Раздел автоматизации учета документов архивного фонда архивных учреждений Самарской области пока укомплектован небольшим количеством программных комплексов. По этому разделу необходимо реализовать программу автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.

"АРХИВНОЕ ДЕЛО" - это тиражируемый, "коробочный" продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

Данная программа предоставляет:

- Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

- Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

- Учет различных видов документов.

- Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).

- Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

- Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.

- Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

5. Раздел Организация деятельности архивного учреждения для автоматизации учета и анализа деятельности архивной службы области, формирования отчетности в Федеральное архивное агентство.

В рамках этого раздела необходимо реализовать программу " УПП - Учет плановых показателей архива", которая предназначена для автоматизации процесса учета плановых показателей работы архивных учреждений области.

Программа позволяет реализовать следующие возможности:

- Формирование и редактирование справочников: округов-архивов, плановых показателей, показателей статформ.

- Ведение базы данных: внесение новых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервной копии базы данных, а также ее восстановление.

- Выбор информации по множеству параметров: архивы, показатели, год, периоды - для дальнейшего анализа и сравнения, с возможностью экспорта в Excel.

- Печать статформ, сформированных по утвержденному шаблону, с занесением данных на основании справочников.

- Ведение справочника пользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентам программы.

Автоматизация учета документов архивного отдела.

Раздел автоматизации учета документов в настоящее время укомплектован небольшим количеством программных комплексов. По этому разделу в целях автоматизация учета документов архивного отдела администрации предлагается внедрение программы автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.

Система "Архивное дело" полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий (рисунок 1).

 

Рис.1. Особенности Системы "Архивное дело":

 

Удобный интерфейс.

Архив электронных документов.

Web-доступ.

Поточное сканирование.

Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

Учет различных видов документов.

Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).

Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.

Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

Основные функции системы "Архивное дело":

- Поддержка деятельности служб ДОУ организации;

- Составление номенклатуры дел;

- Оперативное хранение дел;

- Подготовка дел для передачи на архивное хранение;

- Поддержка деятельности архива организации

Регистрация дел и документов - создание архивных регистрационных карточек (АРК) дел и документов.

Приём исполненных документов из системы "ДЕЛО" или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.

Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).

Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве.

Возможность работы с электронными образами (файлами) документов.

Использование технологии поточного сканирования документов для перевода бумажного архивного фонда в электронный вид, поддерживаемый системой.

Топографирование хранилища документального архивного фонда.

Автоматизированная подготовка номенклатуры дел

Создание номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда.

Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.

Учёт и контроль движения дел, ведение карты-заместителя на выданные дела.

Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.

Поиск дел и документов в архиве

Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (и их сочетанию) АРК.

Сохранение, просмотр и корректировка сохраненных поисковых запросов.

Поиск и отображение списка дел и документов по сформированным поисковым запросам.

Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице.

Печать результата поиска.

Опция "Поточное сканирование"

Опция "Поточное сканирование" предназначена для автоматизации процесса массового сканирования и прикрепления электронных образов, отсканированных документов к их регистрационным карточкам.

Опция "Поточное сканирование" предназначена для автоматизации следующих процессов:

- прикрепление электронных образов отсканированных документов к их архивным регистрационным карточкам (АРК);

- создание новых АРК документов, входящих в определенное архивное дело, и прикрепление к ним электронных образов отсканированных документов.

По заключению специалистов Росархива "бесспорным достоинством системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО" является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов".








Дата добавления: 2015-08-27; просмотров: 1022. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Шрифт зодчего Шрифт зодчего состоит из прописных (заглавных), строчных букв и цифр...

Картограммы и картодиаграммы Картограммы и картодиаграммы применяются для изображения географической характеристики изучаемых явлений...

Практические расчеты на срез и смятие При изучении темы обратите внимание на основные расчетные предпосылки и условности расчета...

Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где...

Потенциометрия. Потенциометрическое определение рН растворов Потенциометрия - это электрохимический метод иссле­дования и анализа веществ, основанный на зависимости равновесного электродного потенциала Е от активности (концентрации) определяемого вещества в исследуемом рас­творе...

Гальванического элемента При контакте двух любых фаз на границе их раздела возникает двойной электрический слой (ДЭС), состоящий из равных по величине, но противоположных по знаку электрических зарядов...

Сущность, виды и функции маркетинга персонала Перснал-маркетинг является новым понятием. В мировой практике маркетинга и управления персоналом он выделился в отдельное направление лишь в начале 90-х гг.XX века...

ОЧАГОВЫЕ ТЕНИ В ЛЕГКОМ Очаговыми легочными инфильтратами проявляют себя различные по этиологии заболевания, в основе которых лежит бронхо-нодулярный процесс, который при рентгенологическом исследовании дает очагового характера тень, размерами не более 1 см в диаметре...

Примеры решения типовых задач. Пример 1.Степень диссоциации уксусной кислоты в 0,1 М растворе равна 1,32∙10-2   Пример 1.Степень диссоциации уксусной кислоты в 0,1 М растворе равна 1,32∙10-2. Найдите константу диссоциации кислоты и значение рК. Решение. Подставим данные задачи в уравнение закона разбавления К = a2См/(1 –a) =...

Экспертная оценка как метод психологического исследования Экспертная оценка – диагностический метод измерения, с помощью которого качественные особенности психических явлений получают свое числовое выражение в форме количественных оценок...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.012 сек.) русская версия | украинская версия