Вопрос 13. Экспертиза ценности документов

Не каждый документ, даже «важный», входит в состав Архивного фонда РФ. Документами Архивного фонда признаются только те, которые прошли экспертизу ценности документов, поставлены на государственный учет и подлежат постоянному хранению.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов, в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

 

Основной функцией ЦЭК (ЭК) является:

· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

· подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Архив организации проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов проводится уполномоченным органом исполнительной власти субъекта России в области архивного дела (государственным или муниципальным архивом) совместно с юридическим (физическим) лицом — собственником (владельцем) архивных документов.

Соответствующей экспертизе подлежат все документы вне зависимости от вида носителя и принадлежности (формы собственности). До проведения в установленном порядке соответствующей экспертизы уничтожение документов запрещается (ст. 6 Федерального Закона).

Основанием для включения тех или иных документов в состав фонда являются соответствующие решения экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов (уполномоченных органов исполнительной власти субъектов России в области архивного дела), принятые ими в пределах своей компетенции.

Правила 2007 г. устанавливают критерии экспертизы ценности документов:

1) критерии происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.);

2) критерии содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность);

3) критерии внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

Согласно Правилам 2007 г., экспертиза ценности документов в архиве проводится:

· по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

· при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

· в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 был утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее Перечень 2010 г.).

Перечень 2010 г. является основным документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве, составления номенклатуры дел и подготовки дел для дальнейшего архивного хранения.