Требования, соблюдаемые при составлении описи дел

 

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.);

2) порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет. Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2007 год – № 35, тогда первый номер дела за 2008 год – № 36;

3) индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел;

4) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

5) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

6) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Например, если дело с приказами начальника организации по основной деятельности состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:

«Приказы №№ 1-115 начальника управления по основной деятельности, т.1»;

«То же, №№ 116-231, т. 2».

Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:

«Личные карточки уволенных работников на буквы «А-К», т. 1»;

«То же, на буквы «Л-Ш», т. 2»;

 

Обратить внимание: на обложке дела заголовок пишется полностью.

 

7) нельзя путать предлоги «на» и «за» в плановых и отчетных документах. Например, «План работы отдела на 2009 год», «Отчет о работе отдела за 2008 год»;

 

Обратить внимание: при описании плановых и отчетных документов слово «годовой» перед указанием вида документа в заголовке не используется (не путать с номенклатурой дел, в заголовках которой термин «годовой» применяется).

 

8) при описании дел, содержащих организационно-распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения, протоколы) необходимо указывать номера первого и последнего документов. Номера документов указываются сразу за видом документа. Например, «Приказы №№ 1-25 начальника управления по основной деятельности»;

9) при указании крайних дат дел, содержащих организационно-распорядительных документы, выносятся даты самого первого и самого последнего документов, включенных в дело. Например, «11.01.2002

30.12.2002»;

10) если дело сформировано за один год, то графа «Крайние даты» остается незаполненной, так как данный год указан в начале раздела. Если в деле содержатся документы за несколько лет – указываются крайние годы, причем дело относится к тому году, когда оно было начато. Например, «Отчеты о работе отдела за 2002-2005 годы» должны размещаться в разделе описи за 2002 год с присвоением порядкового номера 27. При этом в последующих годовых разделах описи должны быть сделаны сноски, указывающие на местонахождение данного дела.

 

Обратить внимание на оформление сносок:

а) если документы за несколько лет содержатся лишь в одном деле, то в сноске указывается заголовок именно этого дела. Например, «Отчет о работе отдела за 2003 год см. в годовом разделе за 2002 год, дело № 27»;

б) если в годовом разделе имеется ряд дел, сформированных за несколько лет, то в последующем годовом разделе делается сноска, объединяющая все дела одним словом «документы» с указанием на тот годовой раздел, в котором они находятся, и на порядковые номера этих дел. Например, «Документы за 2003 год см. в годовом разделе за 2002 год, дела №№ …, …, …».

Сноски располагаются в конце годового раздела в графе «Заголовок дела» (порядкового номера, соответственно, не имеют).

11) в графе «Количество листов» арабскими цифрами указывается количество листов в деле. Буква «л» (листов) не проставляется;

12) графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и др.;

13) в конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество единиц хранения, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Например:

«В данный раздел описи внесено 29 (двадцать девять) ед. хр., с № 1 по № 29, в том числе:

литерные номера: нет

пропущенные номера: нет».

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем организации.

 

Обратить внимание: итоговую запись, подпись составителя и грифы «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» нельзя оставлять на отдельном листе. Им должен предшествовать хотя бы один заголовок дела.

 

14) заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела;

15) в конце описи № 1 дел постоянного хранения в левом нижнем углу печатается гриф:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК архивного управления Кемеровской области

от ___________ № ___;

в правом нижнем углу – гриф:

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от ___________ № ___;

 

в конце описи № 2 дел по личному составу в левом нижнем углу печатается гриф:

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от ___________ № ___;

 

в правом нижнем углу – гриф:

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК администрации города Кемерово

от ___________ № ___.

 

Рекомендуется формировать дела за один год.

Описи составляются в 4-х экземплярах на белой бумаге хорошего качества, так как имеют постоянный срок хранения.

При представлении описей дел в архивный отдел администрации города (а далее описей дел постоянного хранения – в архивное управление Кемеровской области) к ним составляются:

- титульный лист (в первый раз) – отдельно к описи дел постоянного хранения и к описи дел по личному составу (приложение № 4);

- историческая справка об организации и фонде;

- предисловие к описи.

 

Расположение заголовков дел внутри разделов

в описи № 1 дел постоянного хранения:

1. Организационно-распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения, протоколы).

2. Плановые документы (планы, программы, сметы, штатные расписания).

3. Отчетные документы (отчеты, анализы, обзоры).

4. Справочно-информационные документы (документы о проведении различных мероприятий, акты, карточки, переписка).

 

Систематизация заголовков дел

в описи № 2 дел по личному составу:

 

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.

2. Списки личного состава.

3. Личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел).

4. Лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате рабочих и служащих.

5. Невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи).

6. Акты о несчастных случаях.

 

Указанные виды документов рекомендуется делить на отдельные описи:

- в опись № 2-1 дел по личному составу включать приказы (распоряжения) по личному составу, личные дела (личные карточки) уволенных работников;

- в опись № 2-2 дел по личному составу - лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате рабочих и служащих.

Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.