Организация входных потоков ресурсов

Закупочная логистика предприятия должна основываться на его генеральной, стратегической цели деятельности, которая отражается в миссии фирмы. Миссия фирмы - это предназначение предприятия, его философия, смысл его существования на книжном рынке. Миссия отражает роль предприятия в книжном деле, т.е. что и ради кого делает предприятие на рынке, чтобы получить за свою деятельность достойное вознаграждение. Примеры: «Довести каждую книгу до конечного покупателя гарантированно и быстро», «Мы предлагаем покупателям все книги России».

Таким образом, миссия, или философия, книготоргового предприятия дает то общее направление, которое затем конкретизируется в целях отдельных бизнесов, входящих в него, функциях отдельных подразделений и т.д. Исходя из миссии можно определить цель его закупочной политики. Если предприятие стремится предлагать покупателям все книги, имеющиеся на книжном рынке, то целью закупочной логистики становится установление и поддержание связей со всем массивом поставщиков, обеспечивающим поставку максимально широкого ассортимента по доступным для покупателей ценам.

Для книготорговых предприятий (и не только крупных) общими современными тенденциями в закупочной политике являются: максимальное расширение ассортимента, сокращение объема товарных запасов, минимизация расхождений цен с ценами конкурентов, более точный учет требований покупателей.

Основываясь на своей миссии и современных требованиях рынка, каждое предприятие формулирует свою стратегию закупочной логистики. Правильно определенная стратегия является важным конкурентным преимуществом, положительно выделяющим данную фирму на фоне конкурентов. При этом необходимо основываться на принципах маркетинга, т.е. вначале должна разрабатываться стратегия сбыта (реализации закупленных или произведенных товаров), затем, исходя из нее, стратегия развития производства (товаров или услуг фирмы) и только после этого - стратегия снабжения производства.

Стратегия закупочной логистики должна быть, с одной стороны, достаточно стабильной, чтобы и покупатели и сами сотрудники понимали, какой состав и уровень книготорговых услуг может обеспечить данный магазин. С другой стороны, в ней должны своевременно находить отражение те перспективные тенденции, которые быстро меняют облик книжного дела: новые товары, услуги, тематика (например, электронные издания, индивидуализация обслуживания, в том числе с помощью Интернет-технологий и т.д.). Вот почему нельзя в закупочной логистике ориентироваться только на сегодняшний спрос клиентов, надо предлагать и то новое, что пока еще не получило признания, но завтра может стать основой будущих успехов.

Стратегия закупочной логистики конкретизируется в бизнес-планах предприятия (долгосрочных и краткосрочных), где дается его маркетинговое, финансовое и другое обоснование развития. В бизнес-планах формулируются задания в разрезе отдельных направлений деятельности. Например, для определения закупочной политики важно знать, какие новые сферы деятельности будет осваивать предприятие (например, развитие филиалов или киосков, обслуживание библиотек). Очень важно знать финансовые показатели, которые планируется достичь в разных бизнесах.

Таким образом, исходя из маркетинговой стратегии и финансовых возможностей, в бизнес-плане проводится анализ потребностей фирмы в товарных ресурсах, расчет количества и состава закупаемых ресурсов.

Эти данные являются исходными для формирования закупочной политики на определенный период, которая включает: выбор источников поставок, каналов снабжения, методов закупок, способов доставки товаров. На этом этапе требуется определить: у кого закупать и как закупать. Как правило, эти решения взаимосвязаны, так как, например, закупки у мелких издательств означают, что такие поставщики вряд ли могут обеспечить высокий уровень сервиса.

Работая с посредником, книжный магазин имеет возможность отказаться от значительной части складской площади, необходимости содержать работников, осуществляющих предпродажную подготовку, решить вопрос с транспортной доставкой. Книжные товары доставляются по технологии «поставщики - торговый зал». Все это снижает расходы магазина. Однако, естественно, за свои услуги поставщик берет соответствующую плату.

Следовательно, выбирая тот или иной канал снабжения (прямой или через посредников), необходимо решить вопросы:

· выгодно ли пользоваться услугами посредников;

· соответствует ли качество предоставляемых посредниками услуг требованиям магазина;

· целесообразно ли ориентироваться в закупочной политике на единственного поставщика или сочетать разные каналы снабжения.

Метод закупок у единственного поставщика вызывает в логистике оживленные дискуссии. Ориентация на единственного поставщика ведет к росту ненадежности закупочной системы, ее зависимости: любые сложности, которые могут возникнуть у поставщика, самым непосредственным образом скажутся на качестве его поставок. Покупатель может оказаться «во власти» поставщика. Однако в работе с единственным поставщиком имеются и положительные моменты: установление тесного сотрудничества позволяет полнее учитывать интересы друг друга и таким образом повысить качество услуг, сократить общие издержки.

Основными методами закупок являются:

· разовые оптовые закупки (закупка большой партии товара и поставка ее за один раз). Основные преимущества этого метода: гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: значительная потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала. Закупку большими партиями могут себе позволить лишь крупные магазины и только тех книг, спрос на которые ожидается очень высоким;

· регулярные закупки мелкими партиями (заказывается необходимое количество товара, которое поставляется заказчику партиями с четко оговоренной периодичностью). Преимущества этого метода: ускорение оборачиваемости капитала, экономия складских помещений. Недостатки: больший объем работ по оформлению мелких заказов, вероятность заказа недостаточного количества товаров;

· закупки по мере необходимости - наиболее точный метод, который можно реализовать, только используя компьютерные системы автозаказа, работающие на основе учета реализации в реальном масштабе времени, прогнозирования спроса.

На практике применяют различные комбинации указанных методов. Например, новинку-бестселлер при выгодных условиях можно заказать крупной партией, прочие новинки - мелкими партиями. Повторные заказы книг, уже имеющихся в ассортименте, заказывают по мере необходимости, переходя на компьютерный заказ.

Сформулировав стратегию закупочной логистики, зная требования по обеспечению предприятия ресурсами, установленные в бизнес-плане, определившись с каналами снабжения и методами закупок, можно приступать к поиску поставщиков. Только пройдя эти этапы, мы можем четко сформулировать требования к поставщикам.

Проблема выбора поставщика - это частный случай логистической проблемы выбора партнера по бизнесу. В связи с этим изложенную ниже методику можно применять и в других областях логистики - распределительной, транспортной, сервисной.

Качество услуг, предоставляемых разными поставщиками, неодинаково. Очень редко какая-то одна фирма превосходит все остальные по всем показателям. Как правило, у одной фирмы шире ассортимент, но выше цены, у другой - высокая скорость выполнения заказов, но небольшой ассортимент и т.д. При выборе поставщика требования, предъявляемые к нему, должны формулироваться исходя из того, что считают наиболее важным конечные покупатели (например, низкие цены или высокий уровень сервиса).

Важность проблемы выбора поставщика объясняется не только тем, что на современном книжном рынке уже есть немалое количество поставщиков с разными наборами услуг и что их разнообразие будет расти. Она важна также потому, что поставщик должен быть надежным партнером фирмы, помогающим ей осуществить свою миссию на рынке.

Задача выбора поставщика решается в несколько этапов.

1. Определение требований к поставщикам (показателей их оценки)

Существует два основных критерия выбора поставщика:

· качество обслуживания, характеризующееся качеством товаров, уровнем сервиса и надежностью фирмы как партнера;

· цены на его услуги.

Для удобства анализа показатели оценки поставщиков можно сгруппировать, например, следующим образом:

1) цена услуг поставщика;

2) товары - качество, цена, упаковка, соответствие стандартам, гарантия;

3) сервис - длительность выполнения заказа, точность и надежность поставок, состояние продукта по прибытии, обеспеченность и следование инструкциям, количество брака, обслуживание рекламаций, обмен информацией, быстрота расчетов, порядок выполнения заказов;

4) надежность фирмы как партнера - совместимость логистических концепций партнеров, размер (мощность), финансовое состояние, прибыль, технический уровень, уровень менеджмента, размещение, наличие системы управления качеством, заинтересованность в установлении партнерских отношений, квалификация персонала, психологический климат в коллективе и др.

В целом надежность поставщика можно оценить через вероятность отсутствия отказов в выполнении заказа потребителя. Очевидно, что высокая надежность может быть достигнута лишь совместными усилиями партнеров, в результате которых необходимо обеспечить совместимость логистических концепций фирмы-поставщика и фирмы-покупателя.

Перечень показателей может конкретизироваться в зависимости от особенностей отрасли. Например, в книжном деле большое значение имеют такие показатели деятельности поставщиков, как возможность возврата непроданных товаров, условия кредита, электронный обмен данными, поставка перспективной информации о товарах и т.д. Цена услуг поставщика обычно выражается в размере предоставляемой им скидки на товары.

2. Поиск потенциальных поставщиков и сведений о них

Поиск поставщиков (партнеров) проводится с использованием следующих методов: изучение рекламных материалов; посещение выставок и ярмарок; переписка и личные контакты с возможными поставщиками; проведение специальных исследований, объявление конкурса.

Для сбора данных, необходимых для оценки поставщика, используются следующие источники информации:

· собственное расследование;

· конкуренты поставщика;

· информационные агентства;

· государственные источники, обладающие открытой информацией.

Для оценки тех поставщиков, с которыми магазин работал ранее или продолжает работать сейчас, необходимо использовать внутренние документы, в которых содержатся сведения о точности соблюдения договоров, качестве товаров, наличии претензий к поставкам, динамике развития отношений с поставщиком и т.д.

3. Оценка и анализ потенциальных поставщиков

На этом этапе фирмы, вошедшие в список потенциальных поставщиков, оцениваются по выбранным ранее показателям. Для этого на каждого поставщика целесообразно составить таблицу (таблица 1).

Таблица 1 - Пример оценки поставщика

Показатель оценки поставщика	Вес показателя	Оценка (по 5-балльной шкале)	Произведение веса показателя на оценку
Надежность поставки
Цена
Качество товара
Условия платежа
Возможность внеплановых поставок
Финансовое состояние поставщика
Итого

Чтобы заполнить таблицу, следует:

Решить вопрос о степени важности выделенных показателей для оценки поставщиков, т.е. определить вес показателей. Вес показателя представляется некоторым числом, и чем более значимым (важным) является параметр, тем больше его вес. Значения веса можно задавать, например, в интервале от 0 до 100.

Выбранные показатели оценки выразить в баллах. Сделать это непросто, так как большинство показателей носят качественный характер. Эта сложность преодолевается двумя путями. Во-первых, для повышения объективности оценки могут привлекаться независимые эксперты. Во-вторых, для более точной оценки в баллах следует применять шкалы типа приведенных в таблице 2.

Таблица 2 - Пример шкалы показателя в баллах

Показатель оценки поставщика	5 баллов	4 балла	3 балла	2 балла	1 балл
Цена	Ниже средней более чем на 5%	Ниже средней не более чем на 5%	Соответствует средней	Выше средней не более чем на 5%	Выше средней более чем на 5%
Время выполнения заказа	Ниже средней более чем на 10%	Ниже средней не более чем на 10%	Соответствует средней	Выше средней не более чем на 10%	Выше средней более чем на 10%

По каждому поставщику рассчитывается итоговая оценка, которая равна сумме произведений весов показателей на их балльные оценки. В условном примере, приведенном в табл. 3, итоговая оценка равна 1405.

4. Формирование ранжированного ряда (рейтинга) поставщиков

Ранжированный ряд (рейтинг) выстраивается в соответствии с итоговыми оценками, набранными поставщиками. Ранжирование (составление рейтинга) - это процесс установления относительной значимости, предпочтительности исследуемых объектов в соответствии с заданной шкалой оценок. Понятно, что чем выше оценка, тем предпочтительнее данный поставщик. При близких значениях итоговых оценок поставщики могут сравниваться более детально на основе первоначальных оценочных таблиц. Рейтинги поставщиков могут составляться и по отдельным показателям.

Получение итогового ранжированного списка партнеров позволяет не только отобрать наиболее подходящие для сотрудничества фирмы, но и дает информацию о возможных альтернативных планах закупок, что особенно важно для повышения уровня надежности закупочной логистики.

В некоторых условиях при выборе поставщиков их можно оценивать по единственному показателю эффективности - важнейшему в данной конкретной ситуации, а на остальные показатели наложить ограничения. Например, могут быть ситуации, когда книги надо получить не позднее установленного срока, тогда решающим является показатель скорости выполнения поставщиком заказа. Для остальных показателей (цена, качество и т.д.) определяется, что они должны быть не хуже средних значений.

И при использовании ранжированного списка, и при оценке по единственному показателю, и при других методах выбора поставщиков задача их точной количественной оценки остается труднодостижимой, так как многие показатели их деятельности трудно поддаются количественной оценке. В связи с этим окончательное решение о выборе поставщика принимает соответствующее должностное лицо.

Описанные выше процессы отбора поставщиков применяются, когда предприятие начинает работать с новыми товарами или принято решение о переориентации на новых поставщиков. Если предприятие давно и стабильно работает на рынке, то, как правило, оно имеет круг поставщиков, которые ему уже хорошо известны и заслуживают доверия. Отбор и заключение договоров с этими поставщиками осуществляются по упрощенной схеме.

Таким образом, закупочная логистика должна обеспечивать оптимизацию экономических потоков на этапе их движения от поставщика к получателю с использованием следующих логистических принципов:

· формирование долгосрочных отношений с надежными поставщиками;

· развитие поставщиков в направлении использования современных логистических технологий;

· использование системы «Точно в срок», обеспечение частых поставок товаров небольшими партиями;

· использование современных систем обмена информацией с поставщиками, стремление к информационной открытости;

· развитие поставщика в направлении обеспечения требований, предъявляемых конечными потребителями;

· внедрение системы всеобщего управления качеством на всех стадиях движения книжной продукции.