Мониторинг показателей работы поставщиков

Большинство организаций проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, чтобы убедиться, что те продолжают оказывать удовлетворительные услуги. Это называется рейтингом поставщиков (supplier rating) или рейтингом продавцов (vendor rating). Часто это выполняется неформально, как субъективный анализ, но иногда компания прибегает к более сложным показателям, количественно измеряя каждый аспект деятельности поставщиков.

Один из наиболее общих подходов — составление списка важных факторов и проверка того, насколько поставщик удовлетворяет установленным стандартам по всем позициям этого списка. Если поставщик не удовлетворяет хотя бы одному критерию, заказчик либо обсуждает с ним способы устранения выявленного недостатка, либо ищет другие источники поставок. Здесь ставится цель не заменить существующих поставщиков, а контролировать их деятельность, выявить области, требующие совершенствования, и договориться, как лучшим образом провести предложенные усовершенствования. И только в крайнем случае организация начинает искать новых поставщиков.

Более полезный подход к рейтингу — начисление поставщику баллов за различные аспекты его деятельности. Например, каждый поставщик получает оценку по 10-балльной системе за своевременность доставки заказов; если оценка поставщика все время ниже восьми, заказчик может обсудить с ним возможности ее увеличения.

 

Организация снабжения на предприятиях

Организационные вопросы работы отдела снабжения

Организация снабжения зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и клерки. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.

Основными вопросами организации работы отдела закупок на предприятии являются:

1) как организовать закупки: централизованно или локально?

2) какие вопросы будет уполномочен решать отдел снабжения?

3) каков будет статус отдела снабжения, кому будет подчиняться директор по закупкам?

4) какова будет организационная структура и распределение обязанностей внутри отдела снабжения?

На любом предприятии множество различных подразделений требуют снабжения, начиная с канцелярских товаров и комплектующих к оргтехнике для административных работ и заканчивая сырьем, материалами и компонентами для производственной деятельности. Организации, чьи подразделения территориально удалены друг от друга могут прибегать в некоторых случаях к локальным вариантам организации закупок. Но обычно снабжение предприятия организуется одним отделом, что позволяет получить выгоды от централизованных закупок:

· устранение дублирования;

· объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что позволяет получать скидки;

· координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;

· наличие единой точки контактов с поставщиками;

· сокращение затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;

· концентрация ответственности за снабжение, что облегчает управленческий контроль.

Важными вопросами организации снабжения является, во-первых, распределение полномочий, связанных с закупками, между различными отделами, и, во-вторых, определение статуса отдела закупок и его подчиненности. На рис. 10.2 представлены два варианта организационной структуры предприятия, которые принципиально отличаются возможностями реализации системного подхода к управлению МП.

a)

b)

Рис. 10.2. Варианты реализации функции снабжения на предприятии

В варианте, представленном на рис. 10.2. а) функция управления МП в процессе снабжения разделена между различными службами, что снижает эффективность ее реализации. Структура, представленная на рис. 10.2. b), устраняет такое разделение, объединяя управление запасами, закупки и складирование в одних руках.

Ранг руководителя, которому подчиняется менеджер по закупкам, это хороший показатель статуса отдела закупок на предприятии. Если директор по закупкам является вице-президентом и подчиняется непосредственно главе фирмы, то это показывает, что снабжение признано одной из функций уровня высшего руководства. Но существуют ситуации, когда отдел закупок подчиняется исполнительному директору по производству, либо вице-президенту по административным вопросам, либо финансовому директору предприятия, либо службе главного инженера.

Основные факторы влияющие на статус отдела снабжения:

1) высокая доля расходов на закупки МР в общих расходах предприятия говорит о большой важности функции закупок;

2) закупка технически сложных и разнообразных компонентов для стратегического вида продукции, представляет трудную задачу для отдела закупок и повышают важность взаимодействия с инженерами и производственниками;

3) неблагоприятные рыночные условия усиливают значимость экспертной оценки поставщиков и планируемых сделок отделом закупок;

4) наличие опыта, знаний и способностей у менеджера по закупкам организовать эффективное взаимодействие с нужными подразделениями предприятия увеличивает статус отдела закупок;

Внутренняя специализация выполняемых работ в отделе снабжения зависит от величины компании, от номенклатуры закупаемых МР и других факторов. В небольшой компании отдел закупок может быть представлен одним человеком. Но в крупной компании есть объективная необходимость разделения полномочий, например, как показано на рис. 10.3.

 

Рис. 10.3. Организационная структура типичного крупного отдела снабжения

на промышленном предприятии