Практическая часть

Задание 1.

1. Написать докладную записку на имя директора завода (название придумать самим) от имени руководителя технического отдела этого же завода. В ней изложить просьбу о выделении средств для приобретения персонального компьютера. Компьютер необходим для завершения работ по договору 174/15. Необходимо окончательно отладить разработанное программное обеспечение и внедрить в заданные сроки в производство. Отсутствие компьютера, может привести к нарушению и даже срыву графика выполнения работ по договору 174/15.

2. Подготовить докладную записку от имени начальника управления кадров администрации г. Тюмени Петрова СИ. на имя руководителя аппарата правительства Тюменской области П.В.Сорокина. В докладной изложить сведения об образовании и возрастном составе работников администрации г. Тюмени (цифровые данные придумать самим и подготовить в виде таблицы). Подумать над оформлением внешней докладной записки.

3. Найти ошибки в оформлении докладных записок и подготовить правильные варианты (см. приложение А).

Задание 2.

Исправить докладные записки, оформленные с ошибками

Вариант 1

Зав. аспирантурой ПГУ Гусевой О.Н.

от зав. кафедрой ИнОУП

Фионовой Л.Р.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О результатах аттестации аспирантов

Довожу до Вашего сведения, что после заслушивания отчетов аспирантов очной формы обучения кафедра ИнОУП приняла следующее решение:

- Аспирант Юрин С.Ю. успешно закончил аспирантуру, имеется акт о внедрении результатов работы в ЗАО МПБК «ОЧАКОВО», имеется 8 публикаций, предполагаемый срок защиты февраль 2004 г., просим предоставить отпуск;

- Аспирант Богданов М.О. успешно закончил аспирантуру, результаты апробируются на одной из фирм, акт внедрения будет, имеется 12 публикаций, предполагаемый срок защиты апрель 2004 г., просим предоставить отпуск;

- Аспирант Павлов С.П. не справился с исследованием, не предоставил в срок работу, т.о. неуспешно закончил обучение, просим отчислить без предоставления отпуска.

Заведующая кафедрой ИнОУП Фионова Л.Р.

Вариант 2

Администрация Ивановской области Руководителю администрации

Ул. Новая, 28 Ивановской области

г. Иваново, 115689

Тел.: 56-12-90, факс: 56-45-78

Докладная записка

05.09.2003 №12

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами, и в частности мебелью. В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей. В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требованиям организации торговли мебелью, прошу дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Начальник управления торговли Тарасов В.М.

Вариант 3

Генеральному директору

ЗАО «Фарма»

От заведующей канцелярией

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что курьер Сомов С.С. регулярно опаздывает на работу и нарушает производственную дисциплину. Прошу принять меры дисциплинарного характера.

12 июня 2005 г. И.В.Шумилина

Вариант 4

ЗАО «Факел» Генеральному директору

ЗАО «Факел»

От заведующего отделом маркетинга

12 июня 2005 г.

докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что для завершения разработки рекламных материалов необходимо приобрести бумагу марки «Business g/m2» 500xA4. Прошу Вашего распоряжения о выделении средств.

Крикунов М.И.

Задание 3. Составьте и оформите докладные, и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М.И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г.С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И. Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М.И. 12 ноября текущего года.

Вариант 2

Курьер ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И.В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Ген. директору Седову А.В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С. Сомову.

Вариант 3

Руководитель отдела новых проектов Токарева О.В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д.Иевлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О.В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О. В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4–5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.

Вариант 4

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью. В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей. Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П. И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Вариант 5

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков П.Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В. И. (приказ от 10.07.2009 г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П.Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.

К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 2009 г. на 2 л. в 1 экз. 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз. 4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.

Вариант 6

Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М.И. 28 сентября текущего года опоздал на работу на 45 мин., о чем ему было сделано замечание директором Устиновой М.П. и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

 

Практическое занятие № 3. Подготовка деловой корреспонденции

Цель работы: ознакомиться с основными правилами подготовки и оформления писем, приобрести навыки в составлении текстов писем, научиться готовить бланки писем.

Теоретическая часть. Основные понятия

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи учреждения с внешними организациями. Переписка – это несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письма можно классифицировать:

• по содержанию и назначению

• по происхождению

• по степени подлинности

• по количеству затрагиваемых аспектов

• по количеству адресатов и авторов.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы.

Письма инструктивные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов и т.п. Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.

Коммерчески е письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации). При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C – Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму/контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо. В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они становятся ненужной формальностью.

Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа внешнем бланке (предпочтительнее с угловым расположением реквизитов) формата А4. Если текст письма не превышает 7 строк, то используют бланк формата А5.

Для оформления письма используются реквизиты: 01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,24, 25, 27, 28, 29, 30.

В письмах, факсах - название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: "дата", "номер", "индекс", "ссылка на номер и дату входящего документа", если письмо является ответным; заголовок, изложенный одной фразой (отвечает на вопрос «О чем?»). На письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получатель письма), фирма; структурное подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются; другие. Если документ направляется более чем 4 адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь, один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнении к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма. При делении писем на группы по степени подлинности можно выделить черновик, оригинал и копию. При подготовке документа на компьютере эта классификация теряет смысл, так как разница между черновиком, оригиналом и копией исчезает.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "Ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма (это плохой тон).

По количеству затрагиваемых в письме аспектов можно выделить одно- и много аспектные письма. При классификации по количеству адресатов и авторов различают циркулярное и коллективное письмо.

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

В практике современного делопроизводства используют следующие формы изложения текста в письмах:

• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

• от третьего лица единственного числа («университет не возражает»).

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п. Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно изучив Ваши замечания...».

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет". В зависимости от назначения письма и оттого, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Текст письма строят по следующей схеме:

• Введение (приводятся цель составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факты, послужившие основанием для составления письма).

• Доказательства (обоснование вопроса изложенного в письме, основная мысль текста).

• Заключение (излагаются выводы, предлагаются решения, формулируется ожидаемый результат).

В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить типовые тексты различных писем. Начало письма, факса может иметь следующие варианты обращения:

"Уважаемый Игорь Леонидович!";

"Господин Зорин!";

"Игорь Леонидович!";

"Уважаемый господин Зорин!";

"Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателя письма);

Затем уместны слова благодарности:

"Мы были рады получить Ваше письмо"

"Большое спасибо за факс от 04.06.2003";

"Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма".

Большинство писем продолжаются далее словами:

"В связи с...";

"Согласно контракту от....№....";

"В соответствии с...." и т.д.