Советы по написанию целей и задач!– Цели и задачи должные относиться непосредственно к описанию потребностей; – Следует включить все имеющие к целевому населению отношение организации; – Следует выделить достаточно времени для выполнения задач, поскольку это всегда требует больше времени, чем запланировано; – В задачах не описываются методы; – Следует определить, каким образом вы будете проводить оценку изменений, достигнутых в ходе выполнения задач. Если окажется, что нет возможности измерить результат, возможно, вам следует пересмотреть задачи.
3. Деятельность/Методы/Этапы ( Способы достижения цели и решения задач ) В данном разделе будет описано, что будет происходить в рамках данной программы, кто это будет делать, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы (исполнители, помещение, оборудование и др.) будут привлечены и кому конкретно эта деятельность будет адресована. Это один из самых объемных и подробных разделов заявки. Что и как: Детальное описание того, что будет делаться в проекте с момента его начала до самого конца. Вся Ваша деятельность должна полностью соответствовать задачам, которые Вы поставили. Когда: Опишите порядок и время исполнения Ваших мероприятий. Возможно, имеет смысл представить календарный план Ваших мероприятий, что ответит на вопрос «когда?» и будет вспомогательным материалом для краткого описания проекта. Почему: Возможно, Вам придётся обосновать Ваши методы, тем более если они новы или малоизвестны. Почему запланированная вами деятельность приведёт к ожидаемым результатам? Вы можете отвечать на эти вопросы разными способами, в том числе и пользуясь экспертными оценками и/или примерами из других успешно закончившихся проектов. При разработке этого раздела проекта необходимо: – подобрать и обосновать мероприятия, которые будет необходимо реализовать для решения задач проекта; – обдумать роль каждого сотрудника, которые будут задействованы в реализации проекта, и оценить достаточно ли их квалификации для выполнения запланированных мероприятий; – определить, какие ресурсы необходимы вам для выполнения задуманных мероприятий; – хронологически выстроить все запланированные мероприятия, определить, сколько времени вам потребуется для реализации всех мероприятий и решения поставленных задач. Вы можете представить этот раздел в виде таблицы и/или календарного плана (табл.???). Опишите мероприятия.
Таблица???. Пример календарного плана проекта
Необходимо написать подробный план-график всех мероприятий и действий, т.е. что и когда будет происходить, включая предполагаемые даты начала и окончания работ, кто ответственный за мероприятия. Рекомендуется составлять как можно более подробный рабочий план. То есть не просто перечислять определенные виды деятельности, а попытаться разбить их на более конкретные шаги. И не забывайте ПРАВИЛЬНО заполнять последнюю колонку – ожидаемый результат. Если мероприятие есть семинар по теме «социальное проектирование», то формулировка «проведен семинар» в графе «ожидаемый результат» будет не совсем корректна. Более правильно будет – 25 человек приняли участие в семинаре, по результатам тестирования не менее 90% участников полностью усвоили новые знания. Как долгосрочный результат, не менее 60% самостоятельно разработали свои проекты и приняли участие в конкурсных программах После того как вы определили для себя методы и мероприятия, проверьте, приводят ли они к решению задач. Если нет, то добавьте дополнительные мероприятия, уберите ненужные или переформулируйте задачи. Помните! Строго должна соблюдаться логика проекта:
Очень важно различать задачи и методы! Замещение задач проекта методами и наоборот – типовая логическая ошибка в изложении проекта. Методы проекта отражают тип работы, которая будет предпринята по проекту (организовать конференцию..., провести семинар..., подготовить к изданию..., опубликовать, распространить информацию...). За методами стоит механизм осуществления идеи и оптимизация работ по проекту. Если вам трудно сразу различить задачи и методы, попытайтесь представить, чем вы будете заниматься через год-два. Какие бы вы хотели увидеть изменения, какие различия между существующим положением дел и будущим? Подобное изменение ситуации и может явиться задачей вашего проекта, а способы, которыми вы станете добиваться этих изменений, вы можете отнести к методам (см. табл.???).
Таблица???. Соотнесение проектных целей, задач и методов
4. Ожидаемые результаты проекта Достижение поставленной цели определяет завершение проекта. Результаты отражают «выход» проекта, т.е. достижение цели. Реализация любого проекта должна иметь на выходе получение неких положительных изменений. Результатами проекта являются решенные задачи. В идеале результаты должны иметь количественные и качественные показатели. Часто начинающие грантозаявители совершенно искренне недоумевают и задают вопрос: «а как же мы можем сегодня точно знать, какие в проекте получатся результаты? Наша жизнь, дескать, настолько нестабильна, что многое может случиться...» Но характерной особенностью проектной деятельности является вполне прагматичный просчёт затрат и ожидаемых результатов. Результаты должны быть ясны до начала работ по проекту. Именно результаты являются критериями оценки эффективности проекта и демонстрируют, насколько разработчики понимают, к чему они стремятся, и как будут этого достигать. Если ваши цели – конкретные и измеримые, то написать эту секцию не составит труда, так как Вы точно знаете, чему именно нужно дать оценку. В этом случае Вы должны пояснить: – каким оценочным инструментарием Вы будете пользоваться (например, тесты, исследования, анкеты, интервью, результаты научных наблюдений); – кто и почему будет производить измерения; – кто или что и в какой момент времени измеряется. Если при разработке этого раздела проекта вы испытываете затруднения, значит задачи проекта поставлены недостаточно конкретно. Следующие вопросы помогут вам спланировать результаты: – сколько будет проведено мероприятий; – сколько человек примет участие в каждом из мероприятий; – сколько волонтеров будет привлечено для работы по проекту; – сколько посажено деревьев и т.д.; – если запланировано проведение акции, то сколько человек примут в ней участие; – если это программа по предоставлению каких-либо услуг, то сколько человек или организаций будут пользоваться этими услугами; – если это изготовление брошюры, методичек, то сколько выпусков и сколько экземпляров будет издано, как они будут распространяться, по каким каналам и сколько человек или организаций выиграют от подобного издания и т.д.
Количественный результат (что будет сделано?) - фиксирует количество оказанных услуг, участников мероприятий, получателей конкретной помощи, количества выпущенных книг и т.д. Качественный результат (что изменится?) – отражает позитивные изменения, которые произойдут в результате проведения мероприятий, оказания услуги и т.д. Опишите все результаты, но выберите самые значимые. Помните, что результаты должны быть измеряемыми! Попытайтесь ответить насколько лучше/больше/меньше/сильнее и т.д. Лучше несколько хороших и конкретных результатов, чем множество неясных и расплывчатых. Если при описании проблемы вы указали какие-то данные существующие «до проекта», вы сможете продемонстрировать, как, благодаря проекту, изменилась ситуация. Помните, что, планируя результаты, вы должны подумать каким образом вы проконтролируете их достижение, т.е. вы должны продумать механизмы оценки результатов. Каким образов (используя какие инструменты) вы сможете оценить, что результаты достигнуты. Что будет являться источником демонстрирующим достижения запланированных результатов. Так механизмами оценки усвоения знаний, полученных на семинаре могут быть анкетирование / опрос / тест/ экзамен, источником же подтверждения информации анкеты / списки / сводные отчеты / экзаменационные листы.
Таблица???. Примеры планирования количественных и качественных результатов по проекту
Планируя оценку результативности проекта, важно: 1. Еще раз проанализировать задачи проекта. 2. Выявить целевую аудиторию проекта (исполнители и участники) и учесть их мнения и пожелания. 3. Определиться с тем, что будет доминировать в оценке процесс[6] или результат[7]. 4. Знать, нужно ли привлекать «посторонних» экспертов. 5. Решить, следует ли делать сравнительный анализ затрат и результатов в данном проекте. 6. Уточнить, каким образом будут собраны необходимые для оценки проекта факты, данные, мнения. 7. Выбрать методы анализа (статистический, интервью, анкетирование). 8. Определить форму, в которой будут подготовлены и распространены результаты экспертизы (отчет, брошюра, конференция). ВНИМАНИЕ: Не планируйте оценку проекта на послепроектный этап! Оценка должна быть постоянной, систематической и включена в проект. Это показывает, что Вы реально подходите к выполнению своих задач и знаете, чем они завершаются и каков их результат. Оценка – ещё и удобный инструмент управления проектом. Более того, это научит Вас улучшить управление ежедневной деятельностью Вашей организации и научить других, как управлять проектом. Любая из вышеуказанных оценок может пригодиться Вам. А определит метод оценки тип Вашего проекта и его цели/задачи. Для любого из типов Вам необходимо определиться с тем, как Вы будете собирать необходимую для оценки информацию и как Вы будете затем её обрабатывать. Вы должны определиться и с тем, в каком виде Вы будете представлять оценку и её результаты, а также кому будет эта оценка и её результаты адресованы.
5. Смета/бюджет проекта – один из самых важных документов (разделов заявки), который позволяет оценить возможности финансирования проекта. Кроме того, бюджет дает возможность определить реалистичность поставленных в проекте методов и задач. Не всегда требуется подробно описывать существующую проблему, не все грантодатели дотошно интересуются применяемыми вами методами, однако раздел со сметой проекта просматривают все. Смета представляет собой реалистичную оценку всех затрат проекта. Затраты должны быть разбиты на логические категории, т.е. статьи: оборудование, расходные материалы, транспортные, командировки, призовой фонд и пр. Основные критерии хорошей сметы проекта это: 1) обоснованность, то есть реальность указанных цен и планируемых расходов: не стоит запрашивать большую сумму на приобретение техники или оборудования, которое в реальности стоит дешевле; 2) логичность – взаимоувязанность с запланированными мероприятиями и иными действиями. Каждая статья должна быть четко и подробно обоснована и должна соотноситься с календарным планом, тесно переплетаться с ним. Необходимо точно указать по каждой запрашиваемой статье, что и в каком количестве будет закуплено. Запрашиваемые статьи: например, оборудование, строительные материалы, печатная продукция должны быть отражены в календарном плане, в мероприятиях, т.е. то, что предполагается закупаться в рамках проекта должно быть крайне необходимо для проведения запланированных мероприятий и действий; 3) соразмерность масштабу проекта; 4) соразмерность опыту исполнителя (организации/объединению желательно браться за посильные задачи); 5) эффективность расходов: расходы должны иметь строго целевой характер, позволять рассчитывать на получение запланированных результатов, сохраняя при этом разумную экономичность; 6) создание эффекта социальной и экономической устойчивости. Этот раздел составляется после написания самого проекта. Не забудьте указать другие источники финансирования (со-финансирование) и собственный вклад. Просчитайте труд добровольцев, средства и услуги, которые ваша организация или другая предоставляет бесплатно. Это все представляет собой расходы, которые организация бы несла, если бы они не предоставлялись бесплатно.
Ваши шансы на победу значительно увеличатся, если ваши «выравнивающие» средства составят хотя бы 10% бюджета проекта. Чем больше Вы вложите, тем больше у Вас шансов получить финансирование. Почему? Готовностью потратить собственные средства Вашей организации Вы подтверждаете уверенность в успешной реализации проекта. Чем больше Вы вкладываете сами, тем внушительнее выглядит Ваше непреклонное желание реализовать проект: независимо от решения фонда, проект рано или поздно будет реализован. Следовательно, осмотритесь и вложите в проект все, что может пригодиться, неважно, денежный это вклад – то, что Вы получили из других фондов, или безденежный. Что такое безденежные вклады? Примером такого вклада может быть помещение, предоставленное Вам другой организацией, обеды, оплаченные участниками семинаров, или возможность сделать ксерокопии со скидкой. В качестве примера услуги можно привести время, добровольно выделенное медицинской сестрой или лектором.
Таблица???. Пример сметы/бюджета проекта
Важно: Не забудьте, что пояснение сметы нужно делать отдельно для тех средств, которую запрашиваются у грантодателя, и собственного вклада и вклада из других внешних источников. В случае, если для реализации вашего проекта, вам уже удалось привлечь другие источники финансирования, не забудьте их указать, а главное приложите подтверждение, что ваши партнеры или спонсоры действительно предоставят вам финансовые средства или иную помощь. Советы при составлении удачного бюджета: Ваша цель: предупредить все вопросы, касающиеся бюджета, которые могут возникнуть у фонда. В вашем бюджете не должно быть никаких сюрпризов. – Разделите бюджет на «расходы на персонал» и «расходы, не связанные с персоналом». – Избегайте неконкретных пунктов, например, «прочее» или «другое». – Опишите каждый пункт настолько подробно, чтобы у фонда не возникало дополнительных вопросов. – Ограничьте косвенные расходы 10-30% от общей суммы или от суммы «расходов на персонал». – В разъяснении к бюджету укажите, как были оценены безденежные вклады. – Проверьте точность подсчетов в колонке «Итого» и графе «Всего». Что такое косвенные расходы? Это расходы на непредвиденный случай или траты, связанные с прямыми расходами на проект. Например, Вы приобрели компьютер на прямые ассигнования, заложенные в бюджет проекта. К компьютеру Вам понадобятся дискеты, Вам нужно будет заплатить специалисту, который окажет Вам помощь в случае неисправности компьютера; может быть, Вам будет необходимо обновить устаревшие компьютерные программы. Все это стоит денег. Поскольку Вы не можете предусмотреть точную сумму таких расходов, дайте им примерную оценку. Косвенные расходы определяются в процентном отношении к общей сумме расходов или к сумме «расходов на персонал».
Заключение «Всякое разумное дело должно иметь завершение. Только ерундой можно заниматься бесконечно»
Как всякий логичный документ, каждый проект должен обязательно заканчиваться заключением. Опишите здесь способы продолжения функционирования проекта после окончания его финансирования по гранту. В этом месте также хорошо бы ещё раз напомнить, что Ваш проект чрезвычайно важен и что Ваша организация хочет и может его выполнить. Не бойтесь добавить сюда немного эмоций для пущего убеждению грантодателя в необходимости поддержать Ваш проект.
|
Совет! При планировании бюджета рекомендуем использовать следующую форму. Бюджет следует разделить на три колонки: «Требуется» (получить от фонда), «Вклад организации» и «Итого». В первой колонке пишется та сумма, которую Вы намереваетесь попросить у фонда. Во второй колонке («Вклад организации») указаны те затраты, которые возьмет на себя ваша или какая-нибудь иная организация. Наконец, в третьей колонке суммируются цифры из первых двух колонок.
