Как избежать импульсивных поступков ?
Часто жалеете о том, что сказали или сделали в порыве гнева? В следующий раз, когда Вас накроет волна эмоций, постарайтесь задать себе эти вопросы. 1.___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Документознавство Документ – ___________, созданная на некотором ___________некоторой ___________, известной в ___________время или могущей быть _________________________________. Основные функции документа: ü функция закрепления, ___________ информации - предопределяет ___________документа. В процессе реализации этой функции происходит ______________________, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций. ü _________________ функция играет и ___________________________________________ роль.Она предназначена не только для решения задачи ___________информации в социальном пространстве, но также и для ____________________________________________информационных связей в обществе, включает следующие категории документов: · _____________ действия (____________________________________________________и т.д.); · _______________ действия, рассчитанные на информирование всего общества (например, _________________________________); · документы, ориентированные ______________, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчинённому (_________________________________________________ _________________ и т.д.); · документы, ориентированные _______________- от исполнителя и подчинённого к руководителю (_______________________________________________________и т.д.) ü функция ___________ информации Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. ü функция ______________ источника, является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. ü ___________ функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе. ü ______________ функция документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде. ü ___________ функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства. ü функция ________. Эта функция находит отражение в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации. ü ______________ функция. Отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества. ü _____________ функция. Тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.). ü идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Важнейшие особенности основных функций документа: - Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей. - Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция. - В-третьих, функции документа можно разделить на: § функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации); § функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность. Организация работы с входящими документами Так как количество входящих документов часто огромно, ГЛАВНОЕ в организации работы с ними – не поддаваться эмоциям, а отделить важное от второстепенного, а затем решить, что со всем эти делать? Соблюдайте «Правило ______________»: когда Вы начинаете просматривать новую порцию входящих документов, не пытайтесь сразу разобраться с каким-либо отдельным документом. Просмотрите каждый не более _________________, а затем: Ø Разложите документы на три стопки: __________________________ (~50%), ______________________ (~20%), _________________________________(~30%). Любой из входящих документов может быть отнесен к одной из этих категорий; ð Теперь гора документов не выглядит устрашающей: Просмотрите еще раз стопку ___________________________, применяя «Правило ______________» и распределите ее содержание таким образом: __________________________ (~25%), ________________________ (~40%), _________________________ (~35%). ð Теперь займитесь документами из стопки ________________________________. ð Как ____________________________ мы разберем позже ð Работа с документами из стопки _________________________ Большинство бумаг, на первый взгляд важных, потом оказываются невостребованными. Для них существует папка «Документов, _____________________________». Помещайте в нее как можно больше документов. Подождите и ______________________________________. ð Остальные документы, имеющие особое назначение, должны быть отмечены датами к исполнению и отнесены к «Системе планирования», которую мы рассмотрим в теме __________________________________________ Организация работы с электронной почтой ð Выделите электронной почте конкретное время: Если Вы получаете большое количество корреспонденции ежедневно, целесообразно выделить конкретное время и закончить работу со всеми письмами ________________________________. ð Если Вы открыли свой почтовый ящик – _______________________: Идеальный вариант – ответить сразу, если не получается – сохранить сообщение в определенной папке или удалить. Print только ____________________. ð Многие не читают свою почту: Для того, чтобы Ваша почта была _____________ пользуйтесь отметкой об уведомлении или согласуйте с партнерами условный код и включайте его в тему сообщения. ð Выносите основную мысль Вашего письма в строку «__________________________», для того чтобы адресат мог понять, о чем идет речь, не открывая само письмо. ð Чем меньше, тем лучше: Электронные сообщения должны быть лаконичными – в этом случае у них больше шансов быть _______________. Списки рассылки – по возможности ___________. ð Проверяйте списки рассылки документов: Уберите _______________ из ненужных Вам списков. Удалите ненужные имена из Вашего списка. ð «Что делать»: В первом же предложении Вашего электронного сообщения постарайтесь дать понять адресату, что ему ______________________________________________________. ð Проверяйте орфографию: Если в Вашей электронной почте не предусмотрена поверка орфографии, пишите свои письма в ________________________, а затем переносите их в почту. ð Приложения должны быть простыми: Старайтесь включать в электронное письмо всю ____________________________________, избегая, по возможности, приложений. Неожиданные неофициальные встречи Часто важная коммуникация происходит в неожиданные моменты – например, столкнувшись с Начальником в коридоре, Вы получаете ответственное задание, а несколько минут позже, Вы не помните, что и когда Вам надо сделать? ð ________________________. Не отвлекайтесь на постороннее и пусть Вас не смущает высокое положение собеседника. ð __________________ заметки: любые заметки всегда надежнее человеческой памяти. Пишите на всем, что попадется под руку. Нет ручки – не смущайтесь, попросите у Начальника – он оценит Ваш подход к делу. ð _____________________________. Независимо от ситуации и собеседника, всегда задавайте необходимые вопросы – кто, что, с какой целью, где, когда и как. ð Неформальные или короткие разговоры очень легко могут быть истолкованы неправильно. Убедитесь, что Вы все поняли правильно. ____________________________, как Вы поняли его, чтобы быть уверенным в этом. ð _____________________________________________: Как только представится возможность, запишите содержание разговора в деталях. ð _______________________________________________________________. Это избавит Вас обоих от недоразумений непонимания в дальнейшем. ð Организационные выводы: Убедитесь в том, что все оговоренное внесено в планы и будет _______________________________. (об этом в разделе – «Ваши неодушевленные помощники – коммуникаторы») Регистрация и подшивка документов Главная цель подшивки документов – возможность в дальнейшем без лишних усилий найти _______________________, однако известно, что едва ли 10% подшитых бумаг когда-либо оказываются __________________________. Некоторые документы приходится сохранять по причинам юридического характера. Как бы там ни было, основное правило – не тратить время и усилия на создание лишних архивов, занимающих, к тому же полезное пространство. Чем больше документов Вы соберете, _______________________________________________. ð ____________________________. Руководствуйтесь советами из раздела Организация работы с входящими документами. Если ценность документа сомнительна – не подшивайте его. ð ____________________________________________________. Прежде чем подшивать входящие, дайте им отлежаться в лотке ил папке для документов, ожидающих принятия решения. Часто бывает так что время само решит, насколько необходима та или иная бумага, после чего ее часто можно отправить в мусорную корзину со спокойной совестью. ð ___________________________________________. Просматривайте время от времени содержимое папок и лотков с документами и избавляйтесь от ненужных и устаревших бумаг. ð _____________________________________ Заведите папку для файлов или скоросшиватель с отдельными секциями для каждого месяца. Размещайте документы в соответствующих секциях в зависимости от даты исполнения. По окончании месяца перекладывайте файл с документами истекшего месяца конец папки или скоросшивателя, а текущего месяца – в начало скоросшивателя. Можно подготовить также отдельные папки для хранения материалов, относящихся к оперативным совещаниям или другим подобным мероприятиям. ð __________________________________. Совершенно необязательно подшивать документы в алфавитном порядке - создайте свою собственную эффективную систему хранения документов. Попробуйте использовать различные варианты и выберите наиболее подходящий, не забывая о том, чтобы и Ваши коллеги смогли разобраться в ней при необходимости и для этого поместите оглавление в начале. ð ______________________________________________________________ 90% Ваших папок останутся практически невостребованными. Нет никакого смысла в том, чтобы держать самые нужные документы в глубине шкафа только потому, что Вы располагаете папки по алфавиту, - выделите для них отдельное, легко доступное место. ПРЕЖДЕ, ЧЕМ ВЫ ОТПРАВИТЕСЬ ДОМОЙ… ð Проверьте список «___________________________». Вычеркните все, что Вы уже выполнили, добавьте новые пункты. ð Проверьте в ежедневнике записи __________________ (или до __________________________) Убедитесь в том, что все подготовлено к следующим рабочим дням. ð Соберите все, _______________________________________ – все, что необходимо прочитать вечером или в поездке: документы, материалы презентации, образцы и т.п. – все, что вам понадобиться до возвращения в офис. ð Убедитесь в том, что при необходимости _________________. Оставьте номера контактных телефонов тем, кому может понадобиться связаться с Вами во время Вашего отсутствия. ð Заприте стол. Отключите компьютер, включите автоответчик, заприте ящики стола и шкафы с документами. Если в Вашей организации соблюдается «______________________________», уберите все со стола перед уходом. ð Соберите Ваши личные вещи – ключи, ежедневник, ноутбук, мобильный телефон и т.п. Деловая переписка:
Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами:
Обычно правила внутренней официальной и личной переписки каждая организация устанавливает самостоятельно. Деловое письмо. Составление деловых писем Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие? 1. Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, посылается очень много. Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (т.н. СПАМ). Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов. Чтобы ее избежать: ü Изначально ____________________________________________- потенциальном партнере, куда Вы собираетесь направить письмо. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. ü Получателю письма всегда приятнее узнать, _________________________________, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие — расположение к источнику положительных эмоций. Ведь о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу? ü Если вы все же не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае ______________________. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать ___________. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле _________________________________. 2. Деловое письмо должно содержать ___________, в краткой и броской форме _____________________ _____________. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных. Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, _________________________. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая _________________________________. 3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет ______________ _________________- комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество. 4. Очень плохое впечатление производят деловые письма с «___________» текстом. Под «___________» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости («Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных. 5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять ______________________-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя: ü Во-первых, вы сами _________________________________на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. ü Во-вторых, вы __________________________своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам. 6. Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является ___________ ______________. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы. 7. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать ____________________. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема (логотип, ТМ) фирмы, подпись руководителя и т.п. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то необходимо указывать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие). 8. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, необходимо отправлять ___________, а не по факсу или E-mail. В идеале его должен вручать ____________________________________________. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом. Все это работает на создание Вашего благоприятного имиджа. Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества: · _________________________________________; · ______________________________________________________________________; · ________________________________________________. Cтандартное деловое письмо имеет следующую структуру: Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: _ Также на бланке могут быть отражены ____________ организации и её ________. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес. Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных ___________________________________________________________________________. Регистрационный номер письма, включающий в себя _________ подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему _______________. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по _______________. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер обычно ставится в ______________________________. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться. Пример: Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008 Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается __________________________ регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в _______________________. Непосредственно обращение оформляется ___________________ и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена _______________________.
Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески. Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word рекомендуется пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц. Нумерация обычно проставляется _______________________. Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах и доеументах, которые подписывают __________________________________________________________ _________________. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма. Приложения. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед __________________.
|
