Subject line

Эта строка информирует получателя письма о содержании последнего.

Текст письма

Он печатается ниже указания на его общее содержание через 3 – 4 интервала. В тексте не допускается никаких сокращений.

При написании текста письма возможны 2 варианта:

– с выделением смысловых абзацев, когда каждый из них начинается с красной строки;

– без выделения таковых, когда все строки начинаются одна за другой с новой строки.

Между абзацами необходимо сделать пропуск одной строки.

Если текст письма разбивается на абзацы, то: в первом содержится смысловая часть документа, во завершающем приводится заключительная фраза вежливости.

Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер.

 

Например:

Your prompt reply appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ).

Please accept thanks in advance (Заранее примите нашу благодарность).

With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания).

Заключительная формулировка чаще всего начинается слева, когда предложения начинаются каждое с новой строки, и справа, когда выделяются смысловые абзацы.

Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R. S. V. P., которое означает «пожалуйста, ответьте».

Заключительная формулировка (Завершающая формула вежливости):

При подготовке письма необходимо принять во внимание, что в английском языке обращение обязательно подразумевает вполне определенное окончание письма.

В британском английском, если письмо начинается с Dear Sir, то заканчивается Yours faithfully; если Dear Mr Thomson, то заканчивается Yours sincerely. При написании письма более близким знакомым может использоваться Yours.

В американском английском Yours faithfully почти не используется; употребляется Sincerely yours или просто Sincerely, а иногда Very truly yours.

 

Ниже приведены стандартные пары обращение-подпись.

GB

US

Если это Ваше не первое письмо к корреспонденту, и за время переписки у вас установились отношения более, чем просто формальные, допустимо в конце написать:

Подпись:

Если подписываются от чьего-то имени, то указывают имя того, от которого написано письмо, подпись ставят над именем и перед именем ставятся буквы p.p. или per pro (лат. сокращение от имени).

 

Приложения:

Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой. Encl. или Enc. (Enclusion) (Приложение/я)

Строчка приложения выглядит так:

Указание на рассылку копий

При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие. СС означает carbon copy – т. е. «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:

cc: Mr. Jeffrey H. Winston

Mr. Robert Baily

cc: Regional Sales Departament