Створення таблиць.

СУБД Microsoft Access дозволяє створювати таблиці трьома способами:

Рисунок 2.1 – Ярлики нових об’єктів в списку таблиць пустої бази даних.

Якщо ярлики не відображені, необхідно їх відобразити за допомогою команди Сервис=>Параметры… та обрати режим новые ярлыки объектов або скористатися кнопкою , після чого з’явиться діалогове вікно Новая таблица:

Рисунок 2.2 – Діалогове вікно Новая таблица

Для створення таблиці можна використовувати будь-який з описаних способів.

1.1.1 Створення таблиці шляхом вводу даних.

Для створення таблиці необхідно:

1. Двічі клацнути на ярлику Создание таблиц путем ввода данных. Після чого з’явиться стандартна форма вводу даних:

 

Рисунок 2.3 – Створення таблиці шляхом вводу даних.

Далі введіть необхідні дані: назви атрибутів (стовпців) та кортежі (рядки). Для вводу атрибутів двічі клацніть на назві стовбцю. Для вводу екземплярів виберіть необхідну комірку.

Рисунок 2.4 – Таблиця з даними

2. Після вводу даних натисніть кнопку закрити , та на запит треба дати відповідь «Так». Після чого з’явиться вікно Сохранение – введіть назву таблиці та натисніть кнопку Ок.

Рисунок 2.5 – Збереження таблиці.

3. Access видасть повідомлення, що не заданий ключовий атрибут і дасть можливість вибрати наступну дію: створити або не створити ключовий атрибут. При виборі «Так» буде створений новий ключовий атрибут. Вибір варіанту відповіді «Ні» має на увазі, що в таблиці вже є атрибут який однозначно ідентифікує запис в таблиці.

У списку таблиць з’явиться нова таблиця, яка буде включати введені дані, типи атрибутів будуть визначатися автоматично. Взагалі то ввід даних у таблиці Access мало чим відрізняється від вводу даних в таблицю Excel.

1.1.2 Створення таблиці за допомогою майстра.

Для створення таблиці необхідно:

1. Обрати ярлик Создание таблицы с помощью мастера.

2. В діалоговому вікні, що з’явилось необхідно: обрати призначення таблиці (ділові, особисті), зразок таблиці, і обрати всі необхідні атрибути (назви стовпців), за необхідність атрибут можна перейменувати. Щоб обрати атрибут його необхідно виділити та натиснути кнопку зі стрілкою вправо. Також можна вибрати всі атрибути, видалити атрибут та видалити всі атрибути зі списку полів нової таблиці.

 

Рисунок 2.6 – Створення таблиці за допомогою майстра.

 

3. Після вибору всіх необхідних атрибутів, натисніть кнопку Далее >;. У діалоговому вікні, що з’явилось введіть ім’я таблиці, та оберіть варіант створення ключового поля.

4.

Рисунок 2.7 – Назва таблиці

 

5. В залежності від обраного варіанту створення ключового атрибута після натиснення на кнопку Далее >; з’явиться необхідне діалогове вікно. Для створення ключового атрибуту користувачем, буде викликане наступне вікно:

 

Рисунок 2.8 – Вибір ключового атрибута.

6. Якщо було обрано створення ключового атрибута автоматично засобами Access або після вибору ключового атрибута з’явиться наступне діалогове вікно:

Рисунок 2.9 – Вибір зв’язку між таблицями

В цьому випадку ви можете вибрати варіант зв’язку або задати, що таблиці не зв’язані. В прикладі, що розглядаємо таблиці будуть зв’язані для цього необхідно натиснути кнопку Связи… і обрати тип зв’язку:

Рисунок 2.10 – Вибір зв’язку між таблицями

7. Далі необхідно заповнити таблицю можна вибрати один з варіантів:

Після заповнення таблиця відобразиться в списку.

1.1.3 Створення таблиці за допомогою конструктора.

Для створення таблиці необхідно:

1. Обрати ярлик Создание таблицы в режиме конструктора. З’явиться пусте вікно конструктора таблиці.

2. Заповнити поля конструктора:

3. Закрийте конструктор і введіть назву таблиці.

4. Виберіть варіант створення ключового поля.

Після створення таблиці в режимі конструктора виберіть таблицю зі списку відкрийте її та заповніть.

1.1.4 Імпортування таблиці з Excel.

Для імпорту таблиці необхідно:

1. Натиснути кнопку .

2. Вибрати пункт Импорт таблиц.

3. Знайти таблицю в Excel, вибравши тип файлу Microsoft Excel.

4. Натисни кнопку Импорт.

5. Далі в діалоговому вікні вибуріть необхідний лист та натисніть кнопку Далее.

6. Обрати режим Первая строка содержит заголовки столбцов, якщо це дійсно так, або зніміть цей режим якщо це не так та натисніть кнопку Далее.

7. Вибрати куди заносити дані в існуючу таблицю або в нову та натиснути кнопку Далее.

8. Далі при необхідності є можливість описати кожне поле таблиці. Опишіть та натисніть кнопку Далее.

9. Вибрати один з варіантів створення ключового атрибута та натисніть кнопку Далее.

10. Ввести назву таблиці та натиснути кнопку Готово.

Імпортована таблиця з’явиться в списку таблиць.

1.1.5 Вставка, видалення та перейменування стовбців(атрибутів) таблиці (відношення).

Перейменування в режимі конструктора: виберіть необхідну таблицю натисніть кнопку конструктор , перейменуйте атрибути вибравши комірку в якому він знаходиться та введіть нову назву.

Щоб додати новий атрибут в режимі конструктора, відкрийте конструктор таблиці виділить рядок і з контекстного меню Добавить строки або виберіть кнопку в панелі інструментів або в пункті меню Вставка виберіть Строки…

Щоб видалити атрибут в режимі конструктора виберіть непотрібний атрибут та видаліть його одним з класичних способів видалення. Наприклад натиснувши клавішу Delete.

Перейменувати, видали та додати атрибути можна і в режимі таблиці. Для цього відкрийте таблиці подвійним клацанням на назві та для перейменування повторіть дії як при створенні. Для видалення виберіть стовбець і з контекстного меню оберіть команду Удалить столбец. Для створення виділить стовбець перед яким ви хочете створити новий та з контекстного меню виберіть Добавить столбец.

1.1.6 Визначення ключових атрибутів.

Для визначення ключового атрибуту необхідно відкрити конструктор таблиці виділити необхідний рядок і натиснути кнопку .