Доповідна записка

03.04.04.

Про наукову студентську конференцію

Студентка 2 курсу відділення обліково-фінансових дисциплін ____________________________________________ (прізвище, ім 'я та по батькові)
успішно виступила на______________________________________________________________________________

Голова студентського

товариства підпис І.Дудкін

 

Теми рефератів

1. Довідково-інформаційні документи.

2. Звітна документація.

Запитання та завдання для самоперевірки

1. Дайте визначення документів: оголошення, запро­шення, доповідна і пояснювальна записки, звіт.

2. Назвіть реквізити зазначених документів.

 

Тема 3.4. Укладання фахової документації

Самостійна робота 14

Питання 1. Реквізити документів та вимоги до їх на­писання

Література: 18, с. 27 - 34; 21, с. 33 - 44; 26, с. 20 - 38; 29, с. 13-27.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Потрібно пам'ятати, що кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів (лат. reguisitum - необхідне, по­трібне).

Розрізняють постійні і змінні реквізити документів. По­стійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послі­довності, називається формуляром Кожний вид документа по­винен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком Кожна ус­танова, організація, підприємство повинні мати два види бланків:

а) для листів;

б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів - А 4 (210 х 297 мм)

та А 5 (148 х 210 мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить до­кументи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опра­цювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкар­ським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк - це друкована стандартна форма документа з ре­квізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст - це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для по­дальшого заповнення конкретного документа. Застосування бланків надає інформації офіційного характеру.

За поданою таблицею потрібно вивчити реквізити доку­ментів та їх оформлення.

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Державний герб	Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації
	Емблема організації чи підприємства	Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовува­ти товарний знак, зареєстрова­ний у встановленому порядку
	Зображення державних нагород	У верхньому лівому кутку або посередині документа
	Код підприємства, уста­нови, організації	У верхньому правому кутку
	Код форми документа	У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
	Назва міністерства або відомства, якому підпо­рядковується установа	У верхньому лівому кутку або посередині сторінки

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Повна назва установи, орга­нізації або під­приємства - автора докуме­нта	У верхньому лівому кутку. Може наноси­тися з допомогою штампа або друкарсь­ким способом
	Назва структу­рного підрозді­лу	У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
	Індекс підпри­ємства зв'язку, поштова й те­леграфна адре­си, номер теле­тайпу, номер телефону, фак­су, номер ра­хунка в банку	У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54, вул. Пирогова, 9, т. 221-99-33. На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні бан­ку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518
	Назва виду до­кумента	Зліва або посередині сторінки. В усіх до­кументах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встано­влюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
	Дата	Документ датується днем його підписан­ня або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спе­ціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим спосо­бом (24 серпня 1999 р.) або цифровим - трьома парами арабських цифр у такій

 

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
		послідовності: день, місяць, рік - 17.06.99 (тобто 17 червня 1999 року). У докумен­тах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
	Індекс	У верхній частині сторінки зліва. Цей ре­квізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-операційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного під­розділу, друга - номер справи за номен­клатурою для підрозділу, третя - поряд­ковий номер за журналом обліку. Напри­клад: № 02-10/36, де 02 - шифр структу­рного підрозділу; 10 - номер справи; 36 - реєстраційний номер документа за жур­налом обліку вхідних документів та кан­целярії
	Посилання на індекс та дату вхідного доку­мента	У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, указані в документі орга­нізацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 - індекс структурного підрозділу; 10 - номер справи за номенклатурою; 135 - порядковий номер
	Місце укла­дання чи ви­дання	У верхній частині сторінки. Зліва. Міс­тить назву міста чи населеного пункту, де видається документ

 

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Гриф обме­ження доступу до документа	3 правого боку під щодо форми. Запису­ється з середини рядка "для службового користування", "таємно", "цілком таєм­но"
	Адресат	3 правого боку у верхній частині сторін­ки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з сере­дини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то по­штова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прі­звища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем. Друкарня "Преса України " Никонову Миколі Петровичу Головному вул. Грінченка редакторові буд. 7, кв. 19 Романову В. О. Київ - 04104
	Гриф затвер­дження	У верхній правій частині документа. За­твердження - спосіб засвідчення докуме­нта після його підписання, який санкціо­нує поширення дії документа на визна­чене коло структурних підрозділів, орга­нізацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: . слово ЗАТВЕРДЖУЮ • назва посади; • особистий підпис; • ініціали та прізвище особи, що за­твердила документ; • дата затвердження

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
		Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) Л. С. Семенова 07.10.99
	Резолюція	У правому верхньому кутку. Якщо це мі­сце зайняте іншим реквізитом, то резо­люцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки докумен­та, крім полів. Складається з таких еле­ментів: • прізвище та ініціали виконавця, яко­му відправлений документ; • вказівка на порядок виконання до­кумента; «термін виконання документа; • особистий підпис керівника; • дата. Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозді­ли. Відповідальною за виконання доку­мента є особа, названа в резолюції пер­шою
	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщу­ється під назвою виду документа, відо­бражає головну ідею документа і здебі­льшого починається з прийменника "про"; має бути лаконічним і точним, як­найповніше розкривати зміст документа
	Відмітка про контроль	3 лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа проставляють "К" або "Контроль"

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Текст	Складається з таких логічних елементів: • вступ; • доказ; • закінчення. Розташовується на всю ширину сторін­ки (від поля до поля)
	Відмітка про на­явність додатка	Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: 1) якщо документ має додатки, згаду­вані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітки про це оформлюють так: Додаток: на 2 арк. у 3 прим.; 2) якщо документ має додатки, не за­значені в тексті, то їх потрібно перелі­чити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірни­ків: Додаток: "Проект реконструкції ділян­ки" на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окре­мо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Підпис	Підписується, як правило, перший примір­ник документа. До складу підпису входять: • зазначення посади (з лівого боку); • підпис (між назвою посади й прізви­щем); • ініціали і прізвище особи, що підписа­ла документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на доку­ментах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обі­ймають однакову посаду, то їх підписи розташовуються на одному рівні: Директор Директор ЗОНІ № 22 ЗОНІ №28 (підпис) (підпис) Л.С. Семенова Ю.Ю. Некрасов Розшифрування підпису в дужки не бе­реться
	Гриф узго­дження	Розрізняють дві форми узгодження доку­ментів - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовніш­нє (з підвідомчими організаціями). Цей ре­квізит складається з: . слова "УЗГОДЖЕНО"; • назви посади службової особи, з якою узгоджується документ, та назви установи; • особистого підпису; • його розшифрування; • дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту "ПІДПИС" або на окремій сторінці.

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
		Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор ЗОШ № 256 (підпис) К. С. Курсанова 01.09.99
	Віза	Внутрішнє узгодження проекту документа - це його візування. Віза складається з: • особистого підпису особи, що візує; • дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (за­значаються ініціали й прізвище): Завідувач кафедри (підпис) В.М. Сайко 28.09.99 Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташо­вуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші ви­хідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикла­дається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до стату­тів, положень, які вимагають відбитки печа­тки, та ін. Прості печатки мають різну фор­му: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку при­кладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примір­ників розпорядчих документів для їх розси­лання, до довідок з місця роботи і т. д.

 

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Відмітка про за­свідчення копій	У правому верхньому кутку пишеться слово "Копія"; під реквізитом "підпис" слово "Правильно"; дата; посада вико­навця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою
	Прізвище вико­навця та номер його телефону	Цей реквізит обов'язків на вихідних до­кументах (листах, довідках, висновках) складається з: • прізвища виконавця; • номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому ку­тку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
	Відмітка про ви­конання докуме­нта й направ­лення його до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості: • стислу довідку про виконання; слова "ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ; • дату скерування документа до справи; • підпис керівника структурного під­розділу або виконавця
	Відмітка про пе­ренесення відо­мостей на ма­шинний носій	Розміщується після тексту в нижній ча­стині документа. Містить: • запис "Інформація перенесена на машинний носій"; • підпис особи, відповідальної за пе­ренесення даних; • дату перенесення

 

Відмітка про надходження

Містить: • скорочену назву організації, що отримала документ; • дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи з до­ помогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: • назву організації; • дату надходження; • індекс документа. Відмітка про надходження розташову­ ється праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа