Пример заполнения журнала исходящей корреспонденцииНа основании составленного служебного письма
ЖУРНАЛ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Пример заполнения журнала входящей корреспонденции На основании составленного служебного письма ЖУРНАЛ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
ЖУРНАЛ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
ЖУРНАЛ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Задание 6 Тема: СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации. Приказы издаются по вопросам основной деятельности организации и по личному составу. Приказы по основной деятельности организации отражают вопросы производственной, хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности и т.п. Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указывается другой срок. Приказы оформляются на бланке конкретного вида документа с угловым или продольным расположением реквизитов (определяет организация). Основные реквизиты приказа: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе (при необходимости). Заголовок к тексту является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа и отвечать на вопрос «о чем?»: О структуре ОАО «Связьинвест» или О создании постоянно действующей экспертной комиссии Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи приказа, указываются причины его издания, делается ссылка на документ, послуживший основанием для издания приказа. Например: В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: или На основании Устава ОАО «Связьинвест» ПРИКАЗЫВАЮ: Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает: - наименование должности, фамилии, инициалы исполнителей, - поручение, - срок выполнения поручения. Последовательность информации в распорядительной части может быть разной. Не указываются исполнители и сроки исполнения, если действия носят организационный характер: Например: 1.Утвердить Штатное расписание. Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, фамилия, инициалы, ответственного за исполнение приказа: Например: 7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Баринова О.Н. или 7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. До предоставления на подпись проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой. Например: приказ о структуре организации визирует главный бухгалтер и юрисконсульт организации. Визы проставляются ниже подписи директора на свободном месте со словом Согласовано или без него. В визе указывается должность, личная подпись, расшифровка личной подписи и дата.
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Иногда ответственному исполнителю не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке: 1.Вместо слова ПРИКАЗ печатается вид документа ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. 2.Вместо полного текста приказа печатается та часть текста, которая касается непосредственно исполнителя, под теми же пунктами. 3.Выписка заверяется секретарем реквизитом 25. Все остальные личные подписи отсутствуют.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО « СВЯЗЬИНВЕСТ»
ПРИКАЗ
13.05.2011 Москва № 303_____
О введении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами в ОАО «Связьинвест» и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ОАО «Связьинвест». 2.Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.07.2011. Ответственный - секретарь - референт А.И.Иванова. 3.Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01.07.2011 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные - начальники структурных подразделений. 4.Секретарю – референту Ивановой А.И. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и передачу ее в структурные подразделения до 20.06.2011. 5.Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Генерального директора общества Баринова О.Н.
Генеральный директор Драгомиров П.О.Драгомиров Заместитель Генерального директора Юрисконсульт Баринов О.Н.Баринов Озеров И.М.Озеров 13.05.2011 13.05..2011
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО « СВЯЗЬИНВЕСТ»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗ
13.05.2011 Москва № 303_____
О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами в ОАО «Связьинвест» и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 3.Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01.07.2011 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные - начальники структурных подразделений.
Генеральный директор П.О.Драгомиров
Заместитель Юрисконсульт Генерального директора О.Н.Баринов И.М.Озеров
Верно Секретарь-референт Иванова А.И.Иванова 16.05.2011
Задание 7
Тема: ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или руководителю структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, требующих принятия решения. Докладные записки составляются по инициативе работника или по указанию руководителя. Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4 или А5. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей- выводы и предложения о конкретных действиях.
Образец докладной записки Управление Генеральному директору П.О.Драгомирову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.05.2011 № __ 17_ ____
Об увеличении штатной численности подразделения В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с предстоящими выборами главы городской администрации, прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на две должности: инспектора и старшего инспектора на период выборов.
Секретарь-референт Иванова А.И.Иванова
2. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка-документ, по назначению близкий докладной записке, но составленный на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Это переписка между структурными подразделениями организации. Образец служебной записки Управление Заместителю директора О.Н.Баринову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 11.05.2011__ № 17__ О замене копировального аппарата Canon-567 В связи с выходом из строя копировального аппарата Canon-567 инв. № 34 в бухгалтерии и признав его непригодным для эксплуатации, прошу Вас распорядиться о покупке нового копировального аппарата. Главный бухгалтер Золотилова Л.А.Золотилова
3. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка -документ, в котором сотрудник объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка составляется работником организации и представляется вышестоящему должностному лицу. Образец объяснительной записки Управление Главному бухгалтеру Л.А.Золотиловой ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 03.05.2011 № 15 _____
О невыполнении задания
Размножить бланки бухгалтерской отчетности не было возможности, так как вышел из строя копировального аппарата Canon-567 инв. №34. Бухгалтер Наумов А.А.Наумов
Задание 8 Тема: ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ.СПРАВКА
Справка-д окумент, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справка отражает основную деятельность организации или подтверждает сведения биографического или служебного характера (о подтверждении места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д.). Так как ситуации, по поводу которых справки выдаются, как правило, типовые, для их создания применяются унифицированные трафаретные бланки. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для предоставления в другую, как правило, вышестоящую организацию. Они оформляются на общем бланке организации и имеют следующие реквизиты: герб субъекта РФ или товарный знак (при наличии), полное наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, печать. Внутренние справки составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Они оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 аналогично докладной записке с теми же реквизитами. Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения по существующему вопросу. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация в справке разделена на разделы и подразделы, то их нумеруют арабскими цифрами (1.,1.1.,1.2.,2.,2.1.,2.2. и т.д.). Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Образец внутренней справки
Управление Генеральному директору П.О.Драгомирову СПРАВКА
_ 26.05.2011 _№_ 111 __ Об итогах командировки
С 20 по 25 мая 2011 года бухгалтер Наумов А.А. был командирован в АО «Электрон» г. Архангельск для согласования вопросов развития договорных отношений и подписания договора. Договор о поставке продукции заключен на наших условиях. Главный бухгалтер Золотилова Л.А.Золотилова Задание 9
Тема: ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ. АКТ.
АКТ – документ, составленный комиссией, подтверждающий установленные факты, события, действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи и списания материальных ценностей, документов, расследования аварии, несчастных случаев и т.д. Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации (полное), наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи, гриф утверждения. Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ», например: АКТ списания материальных ценностей, АКТ ревизии, АКТ проверки. Датой акта является дата события (ревизии, проверки и т.п.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии, присутствующие при проверке, но не являющиеся членами комиссии. В основной части текста излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные комиссией факты, а также делаются выводы, предложения и заключения по установленным фактам. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.Текст акта принято излагать от третьего лица (комиссия установила). В конце текста акта принято указывать количество экземпляров акта и их местонахождение. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии и утверждения руководителем организации. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ УТВЕРЖДАЮ ОБЩЕСТВО Генеральный директор «СВЯЗЬИНВЕСТ» Драгомиров П.О.Драгомиров А К Т 15. 05. 2011 15. 05. 2011 ___ № __ 77 _
Москва списания оргтехники в бухгалтерии общества
Основание: служебная записка главного бухгалтера общества Л.А. Золотиловой от 11 мая 2011 года № 17. Составлен комиссией: председатель - заместитель генерального директора общества О.Н.Баринов; члены: бухгалтер Наумов А.А., секретарь-референт Иванова А.И. Присутствовал: главный бухгалтер Золотилова Л.А..
Комиссия 15 мая 2011г. провела проверку технического оснащения бухгалтерии общества. Комиссия признала непригодным для эксплуатации копировальный аппарат Canon-567 инв. № 34; Непригодную для эксплуатации оргтехнику следует списать и передать на склад общества.
Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экз. – бухгалтерия, 2-й экз. – склад общества.
Председатель Баринов О.Н. Баринов Члены: Иванова А.И. Иванова Наумов А.А. Наумов
Задание 10
Тема: ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ. РЕЗЮМЕ,
Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, РЕЗЮМЕ. РЕЗЮМЕ - сжатая, краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме в зарубежной практике является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность. В России резюме не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражданина, а заполняется лично кандидатом на должность и рассылается по адресам нескольких фирм, в которых хотелось бы получить работу, по Интернету или газетной рекламе. В России резюме имеет необязательный информационно-рекламный характер и не является документом, несущим правовую нагрузку. В российской практике составляется обычно основной (базовый) тип резюме . В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность. Резюме состоит из пунктов и ответов на них (слева пункты, справа ответы на них).
РЕЗЮМЕ (вид документа по центру)
Фамилия, Имя, Отчество претендента (по центру)
1. Дата составления год, месяц, число (европейским способом).
2. Домашний адрес место регистрации по паспорту.
3. Номер телефона, электрон. почта указывается номер для связи.
4. Дата и место рождения по паспорту.
5. Гражданство по паспорту.
6. Семейное положение указываются муж, жена, дети и их год рождения.
7. Образование какое (среднее профессиональное, высшее профессиональное), год, что закончил (указать учебное заведение), специальность, квалификация по диплому.
8. Опыт работы год, должность, место работы (в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы).
9. Дополнительные сведения о себе указываются дополнительные сведения (знание иностранных языков, публикации, знание ПК).
10. Черты характера принято указывать три черты характера, которые могут повлиять на решение вопроса о приеме на работу.
Личная подпись Расшифровка подписи
РЕЗЮМЕ Наумов Андрей Анатольевич
1.Дата составления 2011.03.25.
2. Домашний адрес ул. Мира, д.111, кв.315, Москва, Россия 111333.
3. Телефон 234-567-89.
4. Дата и место рождения 01.08.1980 г. Истра Московская обл.
5. Гражданство Российская Федерация.
6. Семейное положение холост.
7. Образование среднее профессиональное, 2002, Московский экономический техникум, специальность «Экономика и кредит», квалификация - бухгалтер. Учусь на 5 курсе Московской экономической академии.
8. Опыт работы 2004 - 2011, бухгалтер, ОАО «Тур- Ленд», 2002 - 2004, кассир, средняя школа №4 города Москвы.
9. Дополнительные сведения о себе владею свободно английским языком, ПК, стенографией.
10.Черты характера целеустремленность, трудолюбие, усидчивость.
Наумов А.А.Наумов
Задание 11
Тема: ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ. ЗАЯВЛЕНИЕ
ЗАЯВЛЕНИЕ – это документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Личное заявление работника о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении, предоставлении отпуска пишется, как правило, рукописным способом на специально разработанном в организации бланке. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление может иметь приложение (копии личных документов, справки и т.п.). Если заявление пишется впервые (например, о приеме на работу), то в реквизите АДРЕСАТ указывается наименование организации. ЗАДАНИЕ: Используя образец ЗАЯВЛЕНИЯ, оформите заявление о приеме вашего работника с РЕЗОЛЮЦИЕЙ и ОТМЕТКОЙ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА. Генеральному директору П.О.Драгомирову Бухгалтерия Инспектору ОК Зарубиной М.В. Подготовить приказ о переводе с 10.06.2011 с окладом 10 000 рублей ЗАЯВЛЕНИЕ Драгомиров 01.06.2011 01.06.2011 Прошу перевести меня на должность главного бухгалтера организации в связи с вакансией этой должности и наличием у меня профессионального образования. Бухгалтер Наумов А.А.Наумов
Издан приказ № 30-к от 10.06.2011 В личное дело. Зарубина М.В.Зарубина 10.06.2011
СПИСОК практических работ и заданий входящих в контрольную работу
1. Задания 1 – 3. Состав и оформление реквизитов. 2. ПИСЬМО-предложение. 3. ЖУРНАЛ входящей и исходящей корреспонденции. 4. ПРИКАЗ по основной деятельности. 5. ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. 6. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. 7. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. 8. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА. 9. СПРАВКА внутренняя. 10. АКТ. 11. РЕЗЮМЕ. 12. ЗАЯВЛЕНИЕ о приеме на работу.
|
