классификация документов
Рядки таблиці можна відсортувати за зростанням або спаданням. Сортування можна виконувати за даними одного, двох або трьох стовпців. Якщо обирається сортування, наприклад, за двома стовпцями, то спочатку рядки таблиці впорядковуються за вмістом першого вказаного стовпця. Потім для тих рядків, у яких вміст у першому з указаних стовпців збігається, виконується сортування за вмістом другого стовпця Для здійснення сортування рядків таблиці потрібно виконати такий алгоритм: 1. Виділити частину таблиці, яка підлягає сортуванню. Зауваження: рядок заголовків стовпців, стовпець номерів рядків і підсумкові рядки таблиці зазвичай у сортуванні не беруть участі, тому виділяти їх не потрібно. 2 Виконати Макет =>Дані => Сортування 3. Вибрати у відповідних полях вікна Сортування (рис. 1.32) стовпці, тип даних і вид сортування, за якими буде проводитись ця операція. 4. Вибрати кнопку OK.
Форматування таблиці та її об'єктів
Для форматування тексту в таблиці слід застосовувати стандартні засоби Word. Форматування самої таблиці та її об'єктів здійснюється елементами керування тимчасових вкладок Макет (табл. 1.6) і Конструктор розділу Табличні знаряддя.
Розміри окремих об'єктів таблиці можна змінити й іншими способами: • Перетягуванням межі об'єкта. Навести вказівник на межу рядка чи стовпця (вигляд вказівника зміниться на і перетягнути межу в потрібному напрямі. Штрихова лінія демонструватиме нове положення межі; Перетягуванням маркера межі на лінійці. Коли курсор знаходиться в області таблиці, на горизонтальній лінійці з'являються маркери меж стовпців, а на вертикальній - маркери меж рядків (рис. 1.33). Коли їх перетягувати, змінюються розміри відповідних стовпців і рядків.
Для меж таблиці та її окремих об'єктів можна встановити колір, товщину, стиль ліній. Внутрішню область об'єктів таблиці можна залити різними кольорами, використавши різні способи заливки тощо. За замовчуванням у Word 2007 таблиці призначається обрамлення типу «сітка» - усі клітинки мають межі у вигляді тонких суцільних ліній товщиною 0,5 пт без заливки. Змінити значення цих властивостей можна, використовуючи елементи керування тимчасової вкладки Конструктор (рис. 1.34).
Для встановлення значень властивостей ліній меж таблиці призначені відповідні елементи керування групи Накреслити межі. У групі Стилі таблиць можна встановити колір заливки об'єктів таблиці (кнопка Затінення), відобразити або зняти відображення тих чи інших меж. Налаштування цих властивостей можна виконати і в діалоговому вікні групи Накреслити межі. Також для форматування таблиці можна застосувати один із вбудованих стилів. Нагадаємо, що стиль об'єкта - це набір певних значень властивостей об'єкта, який має власне ім'я. Стиль оформлення таблиці можна обрати в списку групи Стилі таблиць на вкладці Конструктор. Вибір стилю супроводжується динамічним попереднім переглядом відформатованого об'єкта. За бажанням готові стилі можна змінити і зберегти їх в оновленому виді в бібліотеці стилів. Для цього слід виконати такі дії: 1. Вибрати потрібний стиль у списку групи Стилі таблиць вкладки Конструктор. 2 Вибрати кнопку відкриття списку Додатково - на смузі прокручування списку стилів. 3. Вибрати команду Змінити стиль таблиці. 4. Установити в діалоговому вікні Зміна стилю нові значення властивостей об'єктів таблиці. 5. Вибрати кнопку ОК.
Користувач може створити власні стилі оформлення таблиць, виконавши Конструктор => Стилі таблиць => Створити стиль таблиці. Після встановлення значень властивостей і вибору кнопки ОК стиль буде збережено в бібліотеці стилів з іменем, який указав користувач. Установлення значень описаних вище та інших властивостей таблиць, таких як спосіб розташування таблиці на аркуші, спосіб обтікання таблиці текстом тощо, можна виконати на вкладках діалогового вікна Властивості таблиці (рис. 1.35). Відкрити це вікно можна відповідною командою контекстного меню таблиці або виконавши Макет => Таблиця => Властивості. Виконання обчислень у таблиці Текстовий процесор Word 2007 має засоби для проведення обчислень над числовими даними, розміщеними в клітинках таблиці. Для цього потрібно у відповідних клітинках таблиці записати формули для обчислення. Формула задається виразом, який починається зі знака =. У цьому виразі можуть бути використані числа, знаки арифметичних дій, а також: • посилання на діапазон клітинок: • LEFT (англ. left - лівий, зліва) - клітинки, що розташовані зліва від клітинки з формулою; • RIGHT (англ. right - правий, справа) - клітинки, що розташовані справа від клітинки з формулою; • ABOVE (англ. above - над, вище) - клітинки, що розташовані вище клітинки з формулою; • BELOW (англ. below - нижче, внизу) - клітинки, розташовані нижче клітинки з формулою; • вбудовані функції Word, наприклад:
Щоб провести обчислення, необхідно виконати такий алгоритм: 1. Установити курсор у клітинку, в якій повинен розміститися результат обчислень. 2. Виконати Макет => Дані => Формула що відкриває діалогове вікно Формула (рис. 1.36). 3. Записати у відповідному полі діалогового вікна формулу, ввівши її з клавіатури або вставивши необхідну функцію зі списку Вставити функцію. 4. Установити за потреби формат одержуваного результату. 5. Вибрати кнопку ОК. Зміна даних у клітинках таблиці результати обчислень автоматично не змінює. Для оновлення результатів необхідно виділити таблицю чи клітинку з формулою і натиснути клавішу або в контекстному меню клітинки вибрати команду Оновити поле.
1. Для чого в документі використовують таблиці? З чого вони складаються? 2. Назвіть об'єкти таблиці та їхні властивості. 3. Якими способами можна вставити таблицю в текстовий документ?
4. Яким способом зручніше створити таблицю складної структури?
5. Яким чином можна переміщувати курсор по клітинках таблиці?
6. Як виділити різні об'єкти таблиці? 7. У таблиці виділено кілька рядків. Поясніть, у чому полягатиме різниця результатів натискання клавіш Delete та Backspace. 8. Якими способами можна видалити, вставити рядки чи стовпці в таблиці? 9. У кінці таблиці потрібно додати ще один рядок. Яким чином це здійснити? Як можна вставити рядок усередині таблиці?
10. Як змінити розміри стовпців і рядків? 11. Як виконати операції з редагування вмісту клітинки таблиці?
12. Як виконати операції з форматування вмісту клітинки таблиці?
13. Як виконати редагування таблиці?
14. Як виконати форматування таблиці? 15. Як виконується об'єднання та розділення клітинок таблиці?
16. Опишіть, як змінити напрям тексту в клітинці.
17. Опишіть, як виконується сортування рядків таблиці.
18. Як оформити таблицю за допомогою стилів? 19. Як здійснити обчислення в таблиці? Яких правил запису формули слід дотримуватися? Виконайте завдання 1. Створіть таблицю за зразком. Збережіть документ у власній папці у файлі з іменем вправа 1.3.1.docх.
2. Відкрийте вказаний учителем файл (наприклад, Тема 1\Завдання 1.3\ зразок dосх). Відформатуйте таблицю за вказаними значеннями властивостей. Збережіть документ у власній папці у файлі з іменем вправа 1.3.2.dосх.
3. Створіть у текстовому документі таблицю за зразком. Збережіть документ у власній папці у файлі з іменем вправа 1.3.3.dосх.
Таблиця кольорів у моделі ІЮВ
4. Створіть у текстовому документі таблицю, зафарбувавши її клітинки за наведеним зразком. Збережіть документ у власній папці у файлі з іменем вправа 1.3.4.dосх
Відкрийте вказаний учителем файл (наприклад, Тема 1\Завдання 1.3\ зразок dосх). Видаліть останній стовпець і останній рядок таблиці. Вставте перед першим стовпцем додатковий стовпець і введіть у його клітинки номери рядків. Вставте перед першим рядком ще один рядок. Об'єднайте всі клітинки першого рядка і введіть у клітинку назву таблиці. Збережіть документ у власній папці у файлі з іменем вправа 1.3.5.dосх. Відкрийте вказаний учителем файл (наприклад, Тема 1\Завдання 1.3\ зразок dосх). Оформіть таблицю, використавши один з вбудованих стилів. Збережіть документ у власній папці у файлі з іменем вправа 1.3.6.dосх. Створіть таблицю-календар на поточний місяць. Збережіть документ у власній папці у файлі з іменем вправа 1.3.7.dосх. Створіть у текстовому документі, використовуючи таблицю, схему класифікації трикутників за мірою кутів. Збережіть документ у власній папці у файлі з іменем вправа 1.3.8.dосх.
9. Відкрийте вказаний учителем файл (наприклад, Тема 1\Завдання 1.3\ зразок.docx). Відсортуйте рядки таблиці за спаданням значень другого стовпця. Потім за зростанням значень третього стовпця. Збережіть документ у власній папці у файлі з іменем вправа 1.3.9.docx.
10. Відкрийте вказаний учителем файл (наприклад, Тема 1\Завдання 1.3\ зразок dосх). Обчисліть суму значень другого і третього стовпців. Змініть дані в останньому рядку таблиці та поновіть результати обчислень. Збережіть документ у власній папці у файлі з іменем вправа 1.3.10. docx. 11. Ви створили документ, у якому із самого початку аркуша вставили таблицю і забули написати її назву. З'ясуйте за допомогою Довідки, як вставити текст перед таблицею. Апробуйте цей спосіб на практиці.
12. Запропонуйте спосіб, за допомогою якого можна швидко пронумерувати рядки таблиці. Продемонструйте це практично. 13. Визначте практично, які елементи керування вкладки Основна можуть бути використані для форматування таблиць. Запишіть їх у зошит.
14. З'ясуйте за допомогою Довідки, які функції можна використовувати в формулах Word, як вводяться посилання на окремі клітинки. Запишіть ці відомості у зошит.
Й.Я. Ривкінд,Т.І. Лисенко,Л.А. Чернікова, В.В. Шакотько классификация документов Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. Виды документов по происхождению: § личного происхождения; § официальные. Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др. Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа): § Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма. § Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. § Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки. § Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами. § Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники. § Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта. § Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом. § Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. § Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. § Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. § Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки. В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения. Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления: § входящие (поступившие в организацию); § исходящие (отправляемые из организации); § внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). § Совокупность этих документов образует документооборот организации. Виды документов по числу затронутых вопросов: § простые; § сложные. Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции). По ограничению доступа документы разделяются на: § секретные; § для служебного пользования; § несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования». Виды документов по способу изложения текста: § индивидуальные; § трафаретные; § типовые. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст. В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов). Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. По степени подлинности документы делятся на: § подлинники (оригиналы); § копии; § дубликаты. Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающийюридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания). Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки. По срокам хранения документы делятся на: § документы постоянного; § долговременного (свыше 10 лет); § временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. По способу передачи документов различают: § письма; § телеграммы; § телефонограммы; § телексы; § факсограммы; § электронные сообщения.
|
