Выписка

 

Выписка – это копия части документа.

Для решения вопросов производственной деятельности оформляются выписки из приказов. В выписке из приказа полностью воспроизводится констатирующая часть, из распорядительной части – содержание необходимого пункта (приложение В.9).

Для ознакомления должностных лиц или подведомственных организаций с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, оформляются выписки из протоколов.

В выписке из протокола оформляется вводная часть (председатель, секретарь, присутствующие). В разделе повестки указывается содержание необходимого пункта.

Основная часть – содержание указанного вопроса по схеме: слушали – постановили.

На выписке должна быть оформлена "отметка о заверении копии".

Личная подпись лица, проставленная на оригинале, не указывается.

Формуляр выписки:

- реквизиты общего бланка;

- наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ …);

- дата (оригинала);

- регистрационный номер (оригинала);

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст (необходимая информация из каждой части текста оригинала);

- подпись (кроме личной);

- отметка о заверении копии;

- печать;

- служебные отметки.

 

Письмо

 

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте (приложение В.10). Письмо отнесено к группе справочно-информационных документов.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, сопроводительные, информационные, рекламные, коммерческие (оферта, рекламационное письмо, кредитное) и т.д.

По функциональному признаку различаются письма, требующие ответа (инициативные), и письма, ответа не предполагающие.

Письма, не требующие ответа:

- письмо-предупреждение;

- письмо-напоминание;

- письмо-приглашение;

- письмо-подтверждение;

- письмо-ответ;

- сопроводительное письмо;

- письмо-извещение;

- гарантийное письмо;

- информационное письмо;

- письмо-распоряжение.

Письма инициативные:

- письмо-просьба;

- письмо-обращение;

- письмо-предложение;

- письмо-запрос;

- письмо-требование.

Для составления писем используется специальный бланк для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Наименование вида документа в письме не указывается.

В письмах-ответах обязательно указывается реквизит "ссылка на индекс и дату документа".

Текст письма чаще всего состоит из вводной части, в которой указываются причины составления документа, ссылки на факты, даты, документы. Во второй, основной части, формулируется цель документа (предложения, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

Подобное построение текста называется прямым. Возможен и обратный порядок расположения логических частей. Композиция текста зависит от назначения письма и целей, стоящих перед автором.

Обратный порядок изложения применяется в письмах вышестоящих организаций к подчиненным. В этом случае доказательства могут быть сведены к минимуму.

В больших по объему письмах целесообразно пользоваться прямым методом, чтобы путем последовательных доказательств и логических выводов подвести адресата к убеждению в необходимости выполнить то, о чем говорится в заключении.

Дата письма – дата его отправления.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

В деловой переписке помимо письма широко используется факс – документ, полученный с помощью аппарата (телефакса). Факс является, по сути, копией переданного документа. При помощи телефакса могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним, но в большей степени факсы – разновидность переписки между деловыми партнерами. Оформление факса – аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, проставляемыми телефаксом, являются: коды отправителя и получателя, дата и время передачи, ее длительность, количество страниц.

Формуляр служебного письма:

- дата (дата отправления письма);

- регистрационный номер документа;

- ссылка на индекс и дату документа (указывается в ответных письмах);

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- заголовок к тексту (кроме формата А5);

- текст;

- подпись;

- визы;

- печать;

- служебные отметки.