Г. СИБАЙ2.1 Разработка концепции внедрения решения «1С: Управление предприятием ЖКХ»
Решение «1С: Управление предприятием ЖКХ» ориентирован на сотрудников, работающих в данной организации. Задачи данного продукта– предоставить наиболее удобную АИС для ввода данных в предприятии специализированной отрасли. [30] Целями и задачами разработки проекта являются: - снизить загруженность администратора; - снизить вероятность ошибок, введенных данных; - автоматизировать составление отчетов бухгалтерии; - упростить движение заявок и их утерю; - ускорить обслуживание системы. Организационная структура предприятии не меняется, так как концепция внедрения не влияет на внутреннею систему организации. [4] В результате предпроектного обследования была построена функциональная модель обмена данными между компьютером руководства и отделами (AS-IS). [7] Выявлены существующие проблемы («узкие места»), возникающие при создании, использовании и расширении сети предприятия. Решение этих проблем повысит производительность организации ООО «ИРКЦ», а также уменьшит в несколько раз потерю информации. Устранение выделенных проблем является важнейшей и актуальной задачей, поскольку незаметные и незначительные с первого взгляда мелочи в работе хорошо действующей системы приносят весомые результаты предприятиям, использующим программное обеспечение. [3] Поэтому решение выявленных проблем является первоочередной задачей для оптимального функционирования ООО «ИРКЦ» и достижения главной цели компании – оказание услуг для выполнения городских социально-экономических заказов, удовлетворение общественных потребностей. Внедрение решения «1С: Управление предприятием ЖКХ» позволит более оперативно реагировать на действия, происходящие в организации, быстро заносить данные о новых заявках, редактировать существующие и удалить устаревшие, а также отслеживать движение документов, т.е. поможет отслеживать все действия сотрудников. С учетом существующей модели управления, анализа узких мест и стратегической цели компании, можно сформулировать начальные бизнес - требования по внедрению решения. Итак, с точки зрения системного администратора, необходимо следующее: - реализовать возможность подключения к базам ЖКХ; - обеспечить работу в программе в автономном режиме; - возможность работы через интернет; - вывод табличных отчетов; - возможность гибкой настройки под специализацию предприятия. Исходные данные, возможности бизнеса и нужды клиента: при условии, что отделы находятся в одном здании, но на разных этажах, обмен данными происходит чаще, чем раз в день, как правило, во время рабочего времени. В промежуток между обработкой документов, происходит считывание и редактирование баз. В случае, если нет возможности передачи данных по сети, то снятие баз производится раз в неделю, тогда же и производится обновление баз данных. [10] Обработка баз может производиться только на компьютере, имеющем специализированное ПО, для открытия баз данных. Доступ к данным нельзя получить в любое время, что лишает предприятие возможности гибко реагировать на изменяющиеся внешние условия. [8-11] Для обеспечения стабильной работы организации и оперативности работы руководителя, менеджера или бухгалтера необходимо: - обеспечить доступ к данным через интернет, а также локальную сеть; - позволить получать возможность редактировать данные в любое время; - возможность получения сводных отчетов автоматически; - исключить дополнительные затраты. Сформулируем бизнес-цели, критерии успеха, факторы бизнес-риска для более наглядного представления. [31,41,49] Бизнес – цель 1. Уменьшить среднее время на передачу данных между компьютером руководства, юридического отдела, бухгалтеров и операторами. Бизнес – цель 2. Уменьшить риск потери документов. Бизнес – цель 3. Обеспечить доступ к базам данным в автономном режиме. Бизнес – цель 4. Уменьшить ручной ввод информации и составление отчетности. Критерий успеха 1. Все сотрудники ООО «ИРКЦ», работающие с документами, в течение 2 недель после внедрения решения должны пройти обучение по работе с ним. Критерий успеха 2. Увеличение производительности организации за счет повышения качества движения документов. Фактор бизнес – риска 1. Введение новой формы обработки информации может вызвать трудности в работе с решением на начальном этапе в связи с некомпетентностью персонала. Потребуются финансовые и временные ресурсы на обучение работников. Фактор бизнес – риска 2. Возможны изменение (как уменьшение, так и увеличение) функций сотрудников, работающих с документами. Положение об образе проекта: данное программное решение устанавливается непосредственно на ПК, совместно с фронт-офисным программным обеспечением. «1С: Управление предприятием ЖКХ» должен взаимодействовать с руководителем, юристами, операторами и бухгалтерами через web-интерфейс. С компьютера руководителя отправляется запрос на вывод данных, модуль его обрабатывает и отправляет на компьютер руководителя, юриста, оператора или бухгалтера данные из баз данных. На данный момент в организации ООО «ИРКЦ» документация учитывается в MS Excel в виде баз данных содержащих различного вида информацию. Для оставления отчетов сотрудникам приходится открывать одновременно несколько окон для получения информации, что увеличивает время и создает проблематичную ситуацию. Решение «1С: Управление предприятием ЖКХ» устранит вышеизложенную проблему, так как оно представляет собой единую систему хранящую данные в одном месте. Построим модель «TO-BE» для наглядного представления преимуществ от внедрения вышеуказанного решения. [16]
Рисунок 6 – Модель EPC (TO-BE) ООО «ИРКЦ» В результате внедрения решения «1C: Управление предприятием ЖКХ» позволит устранить «узкие места», а именно: - хранение информации в единой базе в электронном виде; - вести оперативный и достоверный учет всех работ в предприятии начиная с движения заявки до составления отчетности; - резервная информация будет отправляться на сервер, а значит уменьшится риск потери информации; - минимизируется время поиска необходимой информации; - появится возможность найти архивную информацию в считанные минуты; - быстро формируются любого вида отчеты; - уменьшается время на заполнение необходимых документов (за счет сокращения бумажного документооборота и введения электронного); - снизится риск ошибок в бухгалтерии; - анализ заявок на проведение работ займет меньше времени связи с их движением в электронном виде. Можно сделать вывод, что решение «1С: Управление предприятием» позволит повысить эффективность в организации, а также вести учет о проделанной работе, обрабатывать заявки, вносить и редактировать информации в базе данных. И все вышеуказанные действия будут занимать минимальное время, а значит увеличит производительность в организации и обеспечит доступ к информации в любое время, а электронные документы будут наиболее удобными к прочтению, в режиме быстрого доступа.
2.2 Обоснование проектных решений по видам обеспечения решения «1С: Управление предприятием ЖКХ»
В зависимости от технологического и функционального аспектов рассмотрения, информационная система (ИС) может быть разбита на несколько составляющих элементов. К ним относятся: технологическое, техническое, программное, лингвистическое, математическое, организационное, правовое, информационное и эргономическое обеспечивающие подсистемы. [50] Наиболее важными подсистемами информационной системы ООО «ИРКЦ» являются информационное, техническое, программное, математическое, правовое, организационное и эргономическое обеспечение. Информационное обеспечение представляет совокупность форм документов, схемы информационных потоков их перемещения во время обработки и базу данных, содержащую всю необходимую информацию. Кроме информационного обеспечения важнейшую роль в функционировании информационной системы ООО «ИРКЦ» играет техническое обеспечение. Для работы автоматизированной системы в монопольном режиме необходим минимальный набор технических средств. А именно: ПЭВМ - IBM PC или РС совместимая с процессором класса Intel Pentium с тактовой частотой не менее 400 МГц или совместимым с ним, оперативной памятью не менее 512 Мб, видеокартой 32 Мб и выше, свободным пространством на жестком диске объёмом не менее 500 Мб, сетевое подключение 100 Мбит и выше. Чтобы при необходимости вывести результаты работы системы на бумажные носители, в составе аппаратного обеспечения должно быть печатающее устройство, подключенное к ПЭВМ. Таблица 9 – Технические требования к компьютеру пользователя
Программное обеспечение включает общесистемные и специальные программные продукты, а также техническую документацию на них. Программное обеспечение информационной системы ООО «ИРКЦ», представлено системным и прикладным программным обеспечением. Базовое программное обеспечение предприятия, представлено операционной системой Windows ХР Proffesional, Windows 7,8 и программой-антивирусом Kaspersky Workspace security. Прикладное программное обеспечение ООО «ИРКЦ», включает интегрированный пакет прикладных программ Microsoft Office 2007 Prof, Microsoft Office 2010 Стандартный, Microsoft Office Профессиональный 2003, «1С: Бухгалтерия 8», применяемое сотрудниками бухгалтерии для автоматизации бухгалтерского учёта и формирования необходимой отчётной документации. Также средства защиты информации ограниченного доступа - VipNet Клиент 3.0, VipNet Safe Disk 2.9, Vip Net (Траст Отчет). Система сетевого диспетчерского контроля предназначена для оперативно-диспетчерского контроля теплоснабжения. Таблица 10 – Лицензионное ПО
Правовое обеспечение информационной системы ООО «ИРКЦ» руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, а также Жилищный кодекс РФ, ТК РФ, Устав предприятия. Организационное обеспечение информационной системы ООО «ИРКЦ» представляет собой совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, а также между собой в процессе эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение информационной системы ООО «ИРКЦ», включает должностные инструкции работников бухгалтерии, отдела реализации, заместителя генерального директора, которые выполняют основные процессы обработки информации, связанные с процессом реализации ремонтных и других работ. Эргономическое обеспечение предназначено для создания оптимальных условий при работе человека с АРМ, и ее скорейшего освоения. В состав обеспечения АРМ входят: комплекс различной документации, содержащей требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, документации и технических средств, обеспечивающих обоснование формулирования требований к уровню подготовки персонала, а также формирование системы отбора и подготовки персонала. В ООО «ИРКЦ» подобное обеспечение представлено автоматизированными рабочими местами в бухгалтерии, интерфейсами программных продуктов на них используемых. Для защиты от ошибочных действий пользователей необходимо перед началом работы пользователя в системе провести обучение, а также инструктаж по технике безопасности. В системе предусмотрен авторизованный доступ к работе с решением. [46] Основным результатом разработки проекта по внедрению решения является план-график проекта рисунок 7.
Рисунок 7 – План-график внедрения АИС
Планирование этапов проекта позволит сократить непредвиденные затраты на ресурсы организации, позволит фирме своевременно получать актуальную информацию о развитии проекта. Общая длительность разработки проекта примерно составляет 107 дней. Длительность основных задач: - исследование предметной области – 15 дней; - проектирование – 19 дней; - разработки – 16,5 дней. - тестирование и отладка – 2,5 дней. - написание пояснительной записки – 27 дней. - опытное тестирование – 15 дней. 2.3 Учет затрат на реализацию проекта внедрения «1С: Управление предприятием ЖКХ» Под внутренней нормой доходности проекта IRR (Internal Rate Of Return) понимают значение коэффициента дисконтирования (r), при котором NPV проекта равен 0. [43]
(1), где IC - величина исходных инвестиций. Смысл расчета этого коэффициента при анализе эффективности результата инвестиций следующий: IRR показывает максимально допустимый относительный уровень расходов, которые могут быть вложены в данный проект. Например, если проект полностью финансируется за счет ссуды коммерческого банка, то значение IRR показывает верхнюю границу допустимого уровня банковской процентной ставки, превышение которой делает проект убыточным. [44] Движущие мотивы финансирования проекта существенно зависят от того, реализуется ли инвестиция за свои или привлеченные средства. Однако для большинства инвестиционных проектов в случаях финансирования и за счет собственных средств, и за счет привлеченных финансовых ресурсов в основе лежит показатель цены капитала. [49] Практическое применение данного метода сводится к последовательной итерации, с помощью которой находится дисконтирующий множитель, обеспечивающий равенство NPV = 0. Ориентируясь на существующие в момент анализа процентные ставки на ссудный капитал, выбираются два значения коэффициента дисконтирования r1 < r2, таким образом, чтобы в интервале (r1; r2) функция NPV = f (r) меняла свое значение с «+» на «-» или наоборот. Далее используем формулу:
(2),
где: r1 - значение процентной ставки в дисконтном множителе, при котором f (i1) < 0 (f (i1) > 0); r2 - значение процентной ставки в дисконтном множителе, при котором f (i2) > 0 (f (i2) < 0); [42] Инвестиции в проект будут складываться из следующих составляющих: 1. затраты приобретение лицензионного ПО; 2. затраты на разработку проекта. Работа информационной системы, как было сказано выше, возможна в двух вариантах: файловом и клиент-серверном. Для файлового варианта потребуется платформа «1С: Предприятие 8. Управление предприятием ЖКХ»; Поскольку технологическая платформа распространяется не отдельно, а только в составе прикладного решения, то пользователю будет необходимо приобрести любое прикладное решение профессиональной версии. Наименьшую стоимость имеет ПП «1С: Бухгалтерия 8» - 9 000 (руб.) Основные поставки продуктов системы «1С: Предприятие 8. Управление предприятием ЖКХ», содержащие программную часть (технологическую платформу) и прикладные решения для автоматизации различных задач управления и учета (конфигурации), выпускаются в виде однопользовательских продуктов. В комплект основной поставки входит дистрибутив на CD-ROM, комплект документации, однопользовательский ключ защиты от 1 Стоимость конфигурации приведена в соответствии с ценами, указанными в прайс-листе фирмы «1С» на 16.06.2014. несанкционированного доступа (ключ защиты) для порта USB, Лицензионное соглашение, разрешающее использование программного продукта на одном компьютере, и другие материалы. Для использования продуктов системы «1С: Предприятие» на двух и более компьютерах в пределах одной локальной вычислительной сети требуется приобретение дополнительных лицензий. Фирмой «1С» выпускаются дополнительные лицензии на 1, 5, 10, 20 и 50 рабочих мест, необходимое пользователю количество рабочих мест складывается из этих лицензий. [30] Стоимость лицензий следующая: - на 1 рабочее место - 4 500 (руб.); - на 5 рабочих мест - 15 600 (руб.); - на 10 рабочих мест - 30 000 (руб.); - на 50 рабочих мест - 138 000 (руб.); - на 100 рабочих мест - 270 000 (руб.). Исходя из того, что клиентские лицензии можно будет докупить в случае необходимости, то будет достаточно 5 лицензий. Таким образом, для файлового варианта работы системы затраты могут составить 9 000 + 15 600 = 24 600 (руб.). С другой стороны, в ассортименте продаж фирмы 1С есть такой продукт как «1С: Бухгалтерия 8. Управление предприятием ЖКХ Комплект на 5 пользователей» стоимостью 18 000 руб. Поскольку комплекты ПО равнозначны, то в качестве затрат на ПО при файловом варианте работы системы примем менее дорогой вариант стоимостью 18 000 руб. Таблица 11 – Затраты на клиент-серверный вариант
К стоимости разработки проекта следует прибавить величину ЕСН, которую заплатит заказчик проекта. Т.к. налоговая база не превышает 280 000 руб. то будет применяться ставка, установленная пунктом 1 статьи 241 Налогового кодекса РФ по налоговой базе до 280 000 руб., а именно 26%. Величина ЕСН составит 9120 * 0,26 = 2 371,20 руб. Сравним затраты на каждый из вариантов работы системы. Таблица 12 – Сравнение затрат
Поскольку файловый вариант работы системы предполагает возможный переход к клиент-серверному (без какой-либо потери данных), то в качестве отрицательных денежных потоков примем затраты на файловый вариант работы, т.е. 29 491, 20 руб. [30] При внедрении данной информационной системы будет наблюдаться положительный социальный эффект. Созданная информационная система позволит избавить сотрудников от рукописного оформления документов и учетных карточек, что позволит более рационально использовать рабочее время и снизить нагрузку на персонал. Также внедрение системы позволит создать электронную базу данных по всем имеющимся документам, что позволит с меньшими временными затратами осуществлять поиск и подбор информации для проведения каких-либо работ. [39] Проведенный экономический анализ показал, что: - чистый приведенный доход за 5 лет использования системы составляет 33 523,20 руб.; - срок окупаемости инвестиций в проект составляет 1 год и 5 месяцев; - проект имеет значительный запас прочности 67,18%. Учитывая вышеприведенный показатели, можно сделать вывод, что проект экономически эффективен и принесет прибыль после своего внедрения.
|
