Информационные системы Структура информационного обеспечения управленческой деятельности.Развитие информатизации, информационных систем и технологий во всём мире объясняется возросшей интенсивностью информационных потоков вследствие развития процессов глобализации мировой экономики и становления информационного пространства. Управленческая деятельность нуждается в информационном обеспечении, так как обработка информации для принятия управленческих решений и выработки управляющих воздействий занимает достаточно много времени. Управление можно определить как функцию системы, обеспечивающую либо сохранение её основных свойств, либо её развитие в направлении определённой цели. Следовательно, управление неразрывно связано с системой и без неё не существует. По-гречески система – это целое, составленное из частей. Другими словами, система – есть совокупность элементов, взаимосвязанных друг с другом и таким образом образующих определённую целостность. Информация и система являются простейшими фундаментальными категориями, не выраженными через более общие понятия, поэтому, приводимые далее определения всего лишь поясняют и уточняют эти категории. Информационная система – организационно-техническая система, которая предназначена для выполнения информационно-вычислительных работ или предоставления информационно-вычислительных услуг, удовлетворяющих потребности системы управления и её пользователей – управленческого персонала, внешних пользователей (инвесторов, поставщиков, покупателей) путём использования и/или создания информационных продуктов. Информационные системы существуют в рамках системы управления и полностью подчинены целям функционирования этих систем. При этом, под информационно-вычислительной работой понимают деятельность, связанную с использованием информационных продуктов, которые в свою очередь, представляют вещественный или нематериальный результат интеллектуального человеческого труда, обычно материализованный на определённом носителе. Разовая информационно-вычислительная работа является информационно-вычислительной услугой. Для целеустремлённых систем характерно изменение состояния, которое происходит в результате взаимодействия её элементов в различных процессах и с внешней средой. При таком поведении системы важно соблюдение следующих принципов: - эмерджентность – целостность системы на основе общей структуры, когда поведение отдельных элементов рассматривается с позиции функционирования всей системы; - гомеостазис – устойчивое функционирование системы при достижении общей цели; - адаптивность – скорость приспосабливания к изменениям внешней среды; - управляемость – глубина изменения поведения элементов системы; - самоорганизация – возможность изменения структуры системы в соответствии с изменениями целей системы. В качестве классификационных признаков информационной системы выделены: - параметры объекта управления (сфера деятельности, масштаб, состав функции управления); - организационная структура; - степень интеграции; - информационно-технологическая архитектура; - технологические процессы обработки данных; - методология разработки информационных систем; и др. Данная классификация достаточно условна, так как признаки информационной системы взаимозависимы. Ниже рассмотрены наиболее характерные из них. 1 Сфера деятельности объекта управления: - промышленное предприятие; - сфера обращения; - образование; - социальная сфера; и др. 2 Функциональная структура информационной системы: - автоматизация технической подготовки производства; - технико-экономическое планирование; - управление сбытом готовой продукции; - управление персоналом; и др. 3 Организационная структура информационной системы: - автоматизированное рабочее место управленческого персонала; - комплекс взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест. 4 Границы информационной системы: - информационная система предприятия (организации); - информационная система отрасли; - государственная информационная система; - международная информационная система. 5 Степень интеграции информационной системы: - локальная (изолированное информационное пространство); - частично интегрированная (общее информационное пространство); - полностью интегрированная корпоративная информационная система. 6 Информационно-технологическая архитектура информационной системы: - централизованная архитектура построения (один центр хранения и обработки данных); - распределённая архитектура (компьютерные сети, наличие множества центров обработки и хранения информации). 7 Специализация информационной системы: - информационная система менеджмента; - информационно-поисковые системы; - системы автоматизированного обучения и т.п. Для анализа структуры информационной системы рассмотрим структуру экономической системы, являющейся базисной для структур системы автоматического управления (САУ), автоматизированной системы управления (АСУ) и автоматизированных информационных систем (АИС). С позиции кибернетики структуру любой экономической системы можно представить субъектом и объектом управления, где основные информационные потоки между внешней средой, объектом и субъектом управления помечены стрелками i-1, i-2, i-3,i-4. Рассмотрим структуру экономической системы, представленной на рисунке 1. Объект управления представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности (сырьё, материалы, оборудование, работники, и др.) и хозяйственных процессов (основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт, и др.). Субъект управления – совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы (отделы, подразделения и т.п.),осуществляющих планирование, учёт, контроль, регулирование и анализ деятельности. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Формирование информационных потоков в системе управления происходит на основе информационной системы. i-1 – информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет собой поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а с другой стороны – поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками; i-2 – информационный поток из системы управления во внешнюю среду; i-3 – информационный поток из системы управления на объект, представляет собой совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;
Рисунок 1 – Структура экономической системы
i-4 – информационный поток от объекта в систему управления, который отражает учётную информацию о состоянии объекта управления экономической системой в результате выполнения хозяйственных процессов. Автор данного рисунка [Трофимов] на самом рисунке не отобразил наличие информационной системы, однако, упоминает о ней в ходе описания элементов экономической системы управления. В рамках экономической системы управления информационная система представляет собой совокупность функциональной структуры математического, технического, организационного, кадрового и информационного обеспечений, которые объединены в единую систему в целях сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации для выполнения функций управления. Информационная система накапливает и перерабатывает поступающую учётную информацию и имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития экономической системы, корректировки её целей и создания планов для нового цикла воспроизводства. В учебнике «Информационные системы и технологии в экономике» под редакцией профессора В. И. Лойко предложен другой вариант структуры системы управления, представленный на рисунке 2. В нём также имеются информационный потоки и объект управления, а субъект управления носит название «управляющий орган», при этом он также имеет ряд функций и вырабатывает управляющую информацию. Отличительным элементом второй системы управления является наличие исполнительного органа, на который производится воздействие управляющего органа посредством управленческой информации. За счёт наличия исполнительного и управляющего органа система управления делится на «управляющую» и «управляемую» подсистему. Информационные потоки, обозначенные на рисунке имеют следующую интерпретацию: - Iвх – сообщает управляющему органу о множестве возможных состояний объекта управления и управляющего органа, а также о том, в каком из состояний должен находиться объект управления при заданных внешних условиях; - Iос – это информация обратной связи, с помощью которой в управляющую подсистему поступает информация о текущем состоянии управляемой подсистемы; - Iу – это информация, возникшая в результате обработки в управляющем органе информации и управляющая работой исполнительного органа; - U – управляющее воздействие, которое вырабатывает исполнительный орган; - V – внешние возмущения, под воздействием которых происходит отклонение объекта управления от заданного состояния.
Рисунок 2 – Укрупнённая структурная схема системы управления
Для функционирования любой системы управления необходима информация. На рисунках 1 и 2 стрелочками обозначаются информационные потоки, т.е. движение информации между элементами системы. Разница информационных потоков в представленных системах управления заключается лишь в том, как их интерпретирует автор, а смысловая нагрузка одинаковая – перемещение информации. Ярко выраженный целевой информационный характер управления подтверждается его кибернетическим определением: управление есть процесс целенаправленной переработки информации. В зависимости от того, в какой системе (простой, сложной, большой) осуществляется управление, различают системы автоматического управления (САУ) и автоматизированные системы управления (АСУ). В системах, в которых заранее известны описание объекта управления и алгоритм управления им осуществляется автоматическое управление. По принципу управления системы автоматического управления могут быть разомкнутыми и замкнутыми. В разомкнутых системах измеряется возмущение, отклоняющее объект от заданного состояния и вырабатывается воздействие, компенсирующее возникшее возмущение. Такая система не способна длительное время управлять неустойчивым объектом. В замкнутых системах, примерная схема которых изображена на рисунке 3 реализуется идея обратной связи, благодаря которой информация об отклонении управляемого объекта от заданного состояния позволяет выработать воздействие, возвращающее объект в это состояние. Упрощённая структурная схема замкнутой системы автоматического управления схожа по составным элементам с укрупнённой структурной схемой системы управления, изображённой на рисунке 2, с добавлением преобразователей. В качестве управляющего органа используется компьютер, который с помощью программы или информационного потока Iвх выдаёт результат обработки информации, обычно это физический сигнал. Этот сигнал управления, за счёт преобразователя 1 приводит в действие исполнительный орган, который в свою очередь возвращает объект управления в заданное программой компьютера состояние. Состояние объекта управления меняется под воздействием внешних возмущений, что определяет значение сигнала обратной связи, которое через преобразователь поступает в компьютер. Преобразователи необходимы для изменения уровней или природы проходящих через них сигналов.
Рисунок 3 – Упрощённая структурная схема замкнутой системы автоматического управления
С ростом и усложнением производства объекты приобретают характер сложных и больших систем, имеющих большое число элементов и подсистем, связи между которыми не всегда ясны, а критерии функционирования не обладают достаточной чёткостью. В этих условиях использовать результаты теории автоматического управления в полной мере не удаётся, и в контур управления, помимо человека – оператора ЭВМ, действующего по заданным алгоритмам, включается лицо, принимающее решение (ЛРП). Наличие лица, принимающего решение в контуре управления – отличительная черта автоматизированных систем управления. Структурная схема автоматизированной системы управления представлена на рисунке 4.
Рисунок 4 – Структурная схема автоматизированной системы управления
Как видно из рисунка 4 лицо, принимающее решение, получив информацию о состоянии объекта управления от обратной связи обращается к ЭВМ, на котором установлено определённое программное обеспечение, и способно вырабатывать рекомендации к принятию решения. Лицо, принимающее решение, на основе анализа предложенных альтернатив принимает решение, которое в виде управляющей информации поступает в исполнительный орган, переводя его в необходимое состояние. Под влиянием современного подхода к управленческой деятельности, с развитием автоматизации, компьютеризации появилось такое понятие, как автоматизированная информационная система (АИС). С одной стороны АИС является усовершенствованным вариантом автоматизированных систем управления (АСУ),которые входят в состав АИС; с другой стороны автоматизированная информационная система – это самостоятельно сформировавшаяся система Её основой является информация, автоматизированная работа с которой даёт более эффективные результаты. Специалисты, занимающиеся автоматизированной информационной системой не предлагают её конкретной структуры, а лишь указывают экономическую систему как основу автоматизированной информационной системы. Структура автоматизированной информационной системы на практике имеет разный вид, так как применяется в разных отраслях и сферах деятельности. Однако, выделяют различные классы автоматизированной информационной системы, созданных на основе таких классовых признаков, как: машинная база, особенности программного обеспечения, удобство интерфейса и др. В качестве основного классификационного признака автоматизированных информационных систем целесообразно, по мнению авторов учебных пособий, рассматривать особенности автоматизируемой профессиональной деятельности – процесса переработки входной информации для получения требуемой выходной информации, в котором автоматизированная информационная система выступает в качестве инструмента должностного лица или группы должностных лиц, участвующих в управлении. В соответствии с предложенным классификационным признаком можно выделить следующие классы автоматизированной информационной системы: - автоматизированные системы управления (АСУ); - системы поддержки принятия решений (СППР); - автоматизированные информационно-вычислительные системы (АИВС); - автоматизированные системы обучения (АСО); - автоматизированные информационно-справочные системы (АИСС).
Рисунок 5 – Классификация автоматизированных информационных систем
Из представленного рисунка 5 видно, что каждый класс разбивается на подсистемы. Так, автоматизированные системы управления в зависимости от объекта управления подразделяют на управление персоналом и техническими средствами. В системе поддержки принятия решений выделяют три основные категории должностных лиц: руководитель, должностное лицо аппарата управления и оперативного дежурного – деятельность которых отличается спецификой переработки информации. Автоматизированные информационно-вычислительные системы используются для обеспечения научных исследований и разработок, когда выработка управленческих решений должна опираться на сложные вычисления. В зависимости от специфики деятельности, в которой используются эта система, различают несколько её видов: информационно-расчётные системы, системы автоматизированного проектирования, проблемно-ориентированные имитационные модели и моделирующие центры. Предпосылкой создания автоматизированных систем обучения – информационных систем, стали недостатки, которыми обладают традиционные методы обучения специалистов в различных областях профессиональной деятельности. К таким недостаткам относят трудность организации активной работы слушателей, пассивный характер устного изложения, невозможность учёта в полной мере индивидуальных особенностей отдельных обучаемых, удалённость обучаемых от учебного учреждения и т.д. Таким образом сформировалось три основных вида автоматизированных систем управления: автоматизированные системы программированного обучения, автоматизированные системы обеспечения деловых игр, тренажёры и тренажерные комплексы. Автоматизированные информационно-справочные системы предназначены для сбора, хранения, поиска и выдачи в требуемом виде потребителям информации справочного характера. В зависимости от характера работы с информацией различают следующие виды данных систем: - автоматизированные архивы; - автоматизированные системы делопроизводства; - геоинформационные системы; - автоматизированные справочники и каталоги. В целом работу информационной системы в конуре управления определяют её функциональная структура и информационное обеспечение; поведение человека – организационное и кадровое; функции автомата – математическое и техническое обеспечения. Функциональная структура, указанная на рисунке 6, представляет собой перечень реализуемых ею функций (задач) и отражает их соподчинённость. Под функцией информационной системы понимается круг действия информационной системы, направленных на достижение частной цели управления. Состав функций регламентируется ГОСТом и подразделяется на информационные и управляющие функции.
Рисунок 6 – Функциональная структура информационной системы
Информационные функции – это централизованный контроль (измерение значений параметров, измерение их отклонений от заданных значений) и вычислительные и логические операции (тестирование работоспособности информационных систем, подготовка и обмен информацией с другими системами). Управляющие функции должны осуществлять: поиск и расчёт рациональных режимов управления, реализацию заданных режимов управления. Однако, не смотря на наличие функций информационной системы необходимо введение такого понятия как технология, так как информационная система является лишь каркасом информационного обеспечения управленческой деятельности. Технология (от греч. «techne» - искусство, мастерство, умение и «logos» - знание, наука) – совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы, осуществляемых в процессе производства продукции. Понятие «информационная технология» базируется на основополагающих понятиях «информация» и «технология». Информационная технология (IT) – это совокупность методов, производственных процессов и алгоритмов программно-технических средств, объединённых в технологическую цепочку, реализация которых обеспечивает сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации в целях снижения трудоёмкости процессов использования информационного ресурса, повышения их надёжности и оперативности. Роль и место информационных технологий в управлении предприятием достаточно велико. Информационные технологии управления неуклонно развиваются в соответствии с требованиями системы, применяемыми методами управления, прогрессом в области информатики и вычислительной техники. В системах управления предприятиями применяют различные методы управления, основанные на конкретных алгоритмах подготовки и принятия управленческих решений с использованием информационных технологий. Методы управления форматизированны в виде стандартов управления, которые являются основой разработки функциональной структуры информационной системы (организационно-экономической подсистемы): 1 Планирование потребностей в материалах (Mterial Requirement Planning – MRP I). 2 Планирование потребностей в производственных мощностях (Capacity Resource Planning – CRP). 3 Замкнутый цикл планирования материальных ресурсов (СL MPR). 4 Планирование ресурсов производства (Manufacturing Resource Planning – MRP II). 5 Производство на мировом уровне (World Class Manufacturing – WCM). 6 Планирование ресурсов предприятия (MRP II & ERP (Finance Capacity Resource Planning), Enterprise Capacity Resource Planning – ERP II). 7 Оптимизации управления ресурсами (ERP II). 8 Менеджмент как сотрудничество (Сustomer Relationship Management – CRM). Следует отметить, что столь широкое внедрение информационных технологий в процессы управления породило термин «информационные технологии управления», под которым понимают совокупность методов, технических, программных средств и системы организационных мероприятий, направленных на повышение эффективности процессов управления организацией за счёт их автоматизации (интеллектуализации) в рамках создания и применения автоматизированных информационных систем. Более того, в настоящее время под термином «современная технология управления» обязательно имеют ввиду наличие в ней в качестве важнейшего элемента той или иной информационной технологии – прежде всего технологии централизованной и распределённой обработки информации и поддержки принятия решений. На рисунке 7 представлена классификация информационных технологий по нескольким признакам.
Рисунок 7 – Классификация информационных технологий, используемых в управлении Президент фирмы IBM Л. Герстнер говорил: «Информационные технологии и особенно сетевые технологии – это наиболее мощный инструмент, который когда-либо создавала человеческая мысль. Они представляют собой новый механизм реального экономического роста, новую среду, которая заставляет пересмотреть суть отношений между правительственными, социальными институтами и коммерческими структурами всевозможных типов, а также между людьми, которым они служат сегодня и будут служить завтра». Однако, не смотря на многогранность и объёмность понятия «технология» в процессе управленческой деятельности её участники пользуются не технологией как таковой, а используют её элементы. Т.е. если рецепт по которому готовиться суп – это технология, то продукты – это непосредственно элементы, составные части этого рецепта. Таким образом, можно сказать, что без составных частей не было бы и технологии. Однако, что же в таком случае следует отнести к элементам технологии? На наш взгляд, элементом технологии могут выступать сообщения. В одном из учебных пособий доктора А. М. Блюмина приводится следующая формулировка сообщения: сообщение – это только оболочка, носитель информации, сама же информация может содержаться в сообщении, а может и отсутствовать. Сообщение, как способ передачи информации, может выступать в устной, письменной или электронной форме. Следовательно, в рамках изучения информационных технологий можно рассмотреть коммуникацию, документооборот и электронный документооборот как сущностные составляющие информационной технологии. 1 Коммуникация. Коммуникация, как и любое социальное явление, - сложный процесс, объясняемый с разных точек зрения. В литературе приводится множество определений коммуникации, авторы которых рассматривают рассматривают коммуникацию как: - процесс; - канал связи; - услугу; - функцию; - систему. Коммуникация – общение, обмен мыслями, сведениями, идеями и т.д.; передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому, посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющую в ней связующую функцию. На коммуникацию, как обмен информацией, руководитель тратит 50 – 90 % всего времени. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управлений. Обмен информацией представляет собой одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии. 2 Документооборот. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ (в ред. от 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определённым правилам и заверенное в установленной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе. Процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю называется документопотоком. Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создаётся свой документооборот. Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определённом рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей в архив. По составу охватываемых операций документооборот может быть двух типов: - операционный – ориентированный на первичных и полученных сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику; - универсальный – отражающий операции обработки потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов. Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления. В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур.
|
