Организация трудового процесса

Важное значение для результативности управленческой деятельности имеет рациональная, с точки зрения расхода времени, организация рабочего дня менеджера в соответствии с жизненными планами. Рабочий день менеджера целесообразно условно разделить на три части: начало дня, основная часть дня, конец дня. Соответственно этому организационные принципы распорядка дня также можно разделить на три группы.

Правила начала дня

1. Начинать день следует с позитивным настроением, каждый день задавая себе вопросы:

— как этот день может приблизить меня к моим целям;

— что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости.

Необходимо также продумать следующие моменты:

— с кем сегодня необходимо встретиться;

— какие трудности и проблемы может уготовить этот день, как их преодолеть.

2. Хорошо позавтракать и без спешки отправиться на работу.

3. Начинать работу по возможности в одно и то же время.

4. Пересмотреть свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочности задач, внести коррективы.

5. Вначале — ключевые задачи. Начинать работу следует с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных. Вскоре будете настолько заняты текущими делами и разными проблемами, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.

6. Приступать к делам без раскачки. Отказаться от такого утреннего ритуала, как обсуждение последних новостей или вчерашней теле- программы.

7. Согласовывать план дня с секретарем, который является важнейшим партнером в создании оптимальных условий для вашей деятельности. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и цели дня. В результате этого он будет работать эффективнее и оградит вас от ненужных помех.

Правила основной части дня

1. Экономьте свое собственное рабочее время за счет хорошей подготовки к работе и оптимального планирования.

2. Старайтесь, обговаривая сроки, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты.

3. На каждом предприятии возникают непредвиденные ситуации, дополнительные неотложные проблемы. Однако отвлечение на них приводит к забвению на некоторое время запланированных важных задач и к излишним затратам времени и средств.

4. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например, позвонить кому-либо, подумайте, необходимо ли это отвлечение для вашей текущей работы, так как оно снижает производительность. Если же при выполнении задачи вы натолкнетесь на интересную идею или важную информацию, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.

5. Делайте регулярно (после одного часа работы) короткие паузы (не более 10 минут), соблюдайте размеренный темп. Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха. Устраивайте их в период относительно высокой производительности, до того как полностью исчезнет способность к концентрации.

6. Небольшие однородные задачи целесообразно выполнять сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. В этом случае вы лишь один раз производите подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. Благодаря концентрированности и непрерывности процесса экономится время.

7. Отвлечение от основной задачи отнимает немало времени, поскольку при возвращении к ней приходится вновь повторять уже про- деланное однажды. Поэтому старайтесь начатое доводить до конца.

8. Старайтесь рационально использовать незапланированные промежутки времени, образующиеся от ожиданий и холостых ходов. Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной или рутинной деятельности.

9. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т.е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея. Беспокойный период используйте для выполнения дел категории В.

10. Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного (или закрытого) часа, в течение которого вам никто не может помешать.

11. Установите время для себя (один час). Занесите это время в свой план дня. Используйте его для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например, для повышения своей квалификации. Отгородите себя на это время от внешнего мира с помощью секретаря.

12. Контролируйте время и планы. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т.п.

Правила завершения рабочего дня

1. Контроль за результатами и самоконтроль, т.е. сравнение намеченного в распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.

2. Составление плана на следующий день; его необходимо намечать накануне вечером, пользуясь дневником времени, с установлением целей, приоритетов, делегированием и т.п.

3. Домой — с хорошим настроением. Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня. Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпрепровождение.

4. Каждый день должен иметь свою кульминацию. В смысле позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и ценность имеет каждый день.

Эти правила должны послужить импульсом для составления распорядка дня, хотя они носят рекомендательный характер. Оцените отдельные принципы исходя из того, насколько вы готовы их использовать, найдите свой личный стиль.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью следующей кривой (рис. 14.1). Из нее видно, что:

— к фазам высшей активности примыкают соответственно двухчасовые паузы, во время которых организм работает в щадящем режиме и не должен чрезмерно перегружаться;

— пик работоспособности приходится на первую половину дня, и в силу этого задачи А следует выполнять в начале дня;

— после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно расслабиться и использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности (задачи В).

Рис. 14.1. Среднестатистические колебания работоспособности.

Нужно не пытаться работать против естественного дневного ритма, а использовать его в своем распорядке дня. При этом следует иметь в виду, что отдельные значения этого графика, вероятно, не будут соответствовать колебаниям вашей индивидуальной работоспособности, так как у каждого наблюдаются некоторые отклонения от нормы. В связи с этим нужно определить свой индивидуальный дневной ритм и на основе систематических наблюдений построить свою кривую работоспособности.

Кроме того, проанализируйте распорядок своего рабочего дня. После этого наложите свой график продуктивности на распорядок дня. Обдумайте, нельзя ли лучше согласовать распорядок дня, в том числе время выполнения важных дел, с вашими внутренними потребностями, личной работоспособностью. Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной; ежедневно поддерживать свою работоспособность за счет зарядки, занятий спортом, так как вместе с работоспособностью изменяется качество выполняемой работы.

Важным фактором успехов в работе выступает личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков. Исходя из специфики своей работы и личных качеств нужно подходить к совершенствованию своей техники труда как к непрерывному процессу и быть готовым к тому, чтобы постоянно воспринимать все новые побудительные импульсы и интегрировать их в свой персональный рабочий стиль.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на важном и существенном. Можно значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи подвергать вопросам, которые помогут удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня. Прежде всего, задавайтесь таким вопросом: зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в общих чертах.

Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.

Почему именно теперь? Данный вопрос убережет от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять слишком много времени. Работая над сроками, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра», «после обеда», «в течение дня» и т.п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать теперь или немедленно.

Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности ее исполнения.

Указанные вопросы могут натолкнуть на новые идеи относительно организации труда.

Необходимо с помощью разработанных в данной главе организационных принципов и методов составить образцовый (рамочный) рабочий день. Хотя такой идеальный день маловероятен, тем не менее рекомендуется использовать его как целеустановку или ориентир при составлении плана текущего дня и его организации. Для этого следует перенести свой рамочный план дня в дневник времени. Полезно также наметить недельный рамочный план, посредством этого приобретается навык в распределении дел по отдельным дням недели. Следует включить в свой идеальный день и идеальную неделю также личные дела и цели, касающиеся семьи, занятий спортом, отдыха, общения с друзьями и т.д.