Электронные таблицы ЕХСЕL. Подготовлено на кафедре «Вычислительные системы и информационная безопасность»

 

Подготовлено на кафедре «Вычислительные системы и информационная безопасность»

 

Методические рекомендации для выполнения лабораторной работы по теме «создание образцов информационно-справочных документов на основе бланка предприятия» / ДГТУ, Ростов-на-Дону, 2012, 16 с.

Методические указания предназначены для проведения лабораторных работ по дисциплинам "Информационные технологии", "Информационные системы", "Прикладные пакеты в делопроизводстве" (для студентов всех специальностей и форм обучения). Содержит общие сведения о создании серийных документов, позволяет освоить: способы автоматизации документов. Лабораторная работа включает набор заданий, методические указания к ним и контрольные вопросы по изучаемой теме. Методические рекомендации могут быть использованы для самостоятельной работы.

Печатается по решению методической совета факультета «Энергетика и системы коммуникаций».

 

 

ЗАДАНИЕ 1: Подготовить серию стандартных писем к клиентам, в которых в сто элементов, заключенных в угловые скобки, указывались бы данные каждого клиента из приведенного списка (таблицы). Список клиент сохранить в файле док1.doc, шаблон серийных писем в файл док2.doc, а сами серийные письма — в файле док3.doc.

Список клиентов:

Фамилия	Имя Отчество	Обращение	Адрес
Петрову И.И.	Иван Иванович	Уважаемый	ул. Комарова 1, кв.6
Кучма Л.В.	Лидия Васильевна	Уважаемая	ул. Садовая 12, кв 43
Свиридову П.В.	Павел Викторович	Глубокоуважаемый	пр. Космонавтов 15
Юрьевой Е.И.	Елена Ивановна	Уважаемая	ул.Мира 54

 

Шаблон серийного письма:

<Фамилия>

<Адрес>

<Обращение> <Имя_Отчество>!

Приглашаю Вас принять участие в праздновании пятилетнего юбилея фирмы «Глобус», постоянным клиентом которой Вы являетесь.

 

 

С уважением,

директор фирмы «Глобус» А.Н. Бос

 

Образец серийного письма:

Иванову И.И.

ул. Комарова 1, кв.6

Уважаемый Сергей Иванович!

Приглашаем Вас принять участие в праздновании пятилетнего юбилея фирмы «Глобус», постоянным клиентом которой Вы являетесь.

С уважением,

директор фирмы «Мир» Н.П. Курбатов

 

 

Методические рекомендации:

Создайте новый документ и сохраните его под именем док2.doc

1.1 Настройка элементов слияния: «Сервис | Слияние...». В появившемся окне «Слияние» нажмите кнопку [Создать] и выберите из списка вариант «Доку­менты на бланке...»; в окне запроса нажмите кнопку [Активное окно]. Затем в окне «Слияние» нажмите кнопку [Получить данные] и выберите из списка вариант «Соз­дать источник данных...». В появившемся окне «Создание источника данных» в списке «Поля в строке заголовка» удалите все элементы, кроме «Обращение» и «Фамилия» (для удаления выделенного элемента надо нажать кнопку [Удалить поле]). Затем введите в строку «Поле» название нового поля «ИмяОтчество» и на­жмите кнопку [Добавить поле] (в названии использован символ подчеркивания «_», гак как имена полей не должны содержать пробелов). Аналогичными действиями добавить поле «Адрес». С помощью кнопок со стрелками («Порядок») расположите поля в нужном порядке (Фамилия, Имя_Отчество, Обращение, Адрес), [OK], в окне «Сохранение документа» укажите имя файла с данными док2.doc. После сохранения файла с данными появится новое окно с запросом; выберите в нем вариант [Правка источника данных].

1.2 Ввод исходных данных: исходные данные удобнее всего вводить в спе­циальном диалоговом окне «Форма данных». Для перехода между полями можно использовать клавиши [Tab] и [Shift]+[Tab] или [↑] и [↓]: Для добавления новой записи (то есть новой строки исходных данных) требуется нажать кнопку [Добавить]

ü Для перемещения по записям предназначены кнопки в нижней части диалогового окна (первая кнопка позволяет перейти к первой записи, вторая — к предыдущей, третья — к последующей, четвертая — к последней). Можно также ввести номер требуемой записи в поле между второй и третьей кнопкой.

ü Данные можно также вводить непосредственно в таблицу. Для отобра­ния таблицы надо нажать кнопку [Источник]. При этом на экране появится панель «Базы данных». С помощью первой кнопки на этой панели можно вернуться к окну «Форма данных». С помощью последней кнопки на этой панели можно перейти от документа от документа с данными к основному документу слияния.

1.3. Заполнение основного документа слияния: при переходе в окно с документом док2.doc (основным документом слияния) на экране появится дополнительная панель инструментов «Слияние», которая позволяет включать в документ элементы исходных данных. Введите текст основного документа по образцу (см. шаблон письма). Вместо элементов в угловых скобках указывайте соответствующие поля слияния с помощью выпадающего списка «Добавить поле слияния» на панели «Слияние». Добавленные поля заключаются в угловые кавычки; при перемещении на них вертикального курсора они изображаются на сером фоне.

ü Из основного документа можно быстро перейти к вводу и редактированию исходных данных; для этого достаточно нажать кнопку на панели «Слияние». Кроме того, из основного документа можно вызвать окно настройки элементов слияния (см.2.1).

1.4. Просмотр основного документа вместе с исходными данными: (панель «Слияние»). Пока данная кнопка остается в нажатом состоянии, в основ документе отображаются не заголовки полей, а их значения для некоторой записи. Переходить на другие записи можно с помощью кнопок на панели «Слияние».

1.5. Формирование итогового документа слияния: (панель «Слияние»); в результате будет создан новый документ с именем «Формы 1», содержащий письма для всех клиентов (каждое письмо оформляется в виде нового раздела и вы­водится на новой странице). Осталось сохранить этот документ под именем w 2-l-3.doc.

ü В итоговый документ можно включать только часть записей из набора ис­ходных данных (например, записи с номерами из указанного диапазона или записи удовлетворяющие дополнительным условиям). Для этого надо нажать кнопку «Объединить» и установить соответствующие настройки в появившемся диалоговом окне.

ЗАДАНИЕ 2. Используя слияние, сформировать список литературы на основе приведенных в таблице исходных данных. Исходные данные сохранить в файле док1.doc, шаблон для элемента списка — в файле док2.doc, а сам список — в файле док3.doc.

Исходные данные:

Автор	Название	Выходные данные
Шиб Й.	Word 7.0: Сотни полезных рецептов	Киев: BHV, 1996
Мэнсфилд Р.	Windows 95 для занятых	СПб.: Питер, 1997
Ильина М.	Word 97: К вершинам мастерства	М.: БИНОМ, 1998

Шаблон элемента списка:

<Автор>

<Название> <Выходные_данные>

 

Результирующий список:

 

Шиб Й.

Word 7.0: Сотни полезных рецептов

Киев: BHV, 1996

 

Мэнсфилд Р.

Windows 95 для занятых

СПб.: Питер, 1997

Ильина М.

Word 97: К вершинам мастерства

М.: БИНОМ, 1998

Для того, чтобы результирующий список выводился на одной странице, при выборе типа основного документа слияния(кнопка «Создать» - см.2.1) надо указать вариант «Каталог…».

Так как имена полей не должны содержать пробелов, в названии «Выходные_данные» использован символ подчеркивания «_».

Обратите внимание на различный способ форматирования элементов исходных данных: «Автор» шрифт Arial, полужирное начертание; «Название» - малые прописные, разрядка, полужирное начертание; «Выходные_данные» - уменьшенный размер (12 пунктов), курсив, выравнивание по правой границе обрамление снизу. Шаблон элементов списка должен начинаться и оканчиваться пустой строкой.

 

Электронные таблицы ЕХСЕL