Определение уровней зрелости

 

Организации устанавливают и улучшают процессы для того, чтобы добиваться успеха в своих проектах. После того, как в организации процессы установлены, начинается работа по их улучшению, т.е. по повышению их зрелости. На рисунке 2 показаны уровни зрелости, используемые в модели СММ.

Таких уровней выделяется пять:

▪ Уровень 1 «Начальный уровень»

▪ Уровень 2 «Повторяющийся уровень»

▪ Уровень 3 «Определенный уровень»

▪ Уровень 4 «Управляемый уровень»

▪ Уровень 5 «Оптимизируемый уровень»

Рассмотрим каждый из уровней более подробно.

Уровень 1 «Начальный уровень»

На начальном уровне в организации обычно процессы не обладают необходимой стабильностью. Технология и методология выполнения процессов не определены и подвержены ситуационным изменениям и корректировкам. Когда в организации отсутствуют четкие управленческие способности, выгоды от использования лучших практик и процессов теряются по причине неэффективного планирования и организации деятельности в режиме «пожарной команды». Действуя в состоянии постоянного кризиса, подобные организации используются установленные и четкие процедуры планирования и контроля проектов. Успех в проекте зависит целиком и полностью от личных способностей менеджера проекта и самоотверженности членов команды проекта. Но даже сильные руководители и команды не могут противостоять давлению случайностей и беспорядка, и недостатков в процессах, вытекающих из них. В такой ситуации использование эффективных организационных решений по процессам будет невозможно по причине отсутствия четких управленческих навыков организации. Производительность процесса на уровне 1 непредсказуема, так как процесс постоянно изменяется и модифицируется по мере того, как осуществляются работы проекта. Календарные графики, бюджеты и результаты проекта также непредсказуемы. Выполнение работ зависит от личных способностей сотрудников, их профессионализма, знаний, опыта и мотивации. Общей характеристикой организации является отсутствие стабильности в технологии выполнения работ и процессов.

Уровень 2 «Повторяющийся уровень»

На «повторяющемся уровне» в организации установлен определенный порядок управления проектом и процедуры, описывающий этот порядок. Управление новыми проектами базируется на опыте реализации подобных проектов, на повторении опыта успешных проектов. На уровне 2 эффективное управление процесса проекта позволяет повторять успешные практики, освоенные в предыдущих проектах, хотя отдельные процессы в подобных проектах могут отличаться. Эффективный процесс может быть охарактеризован как выполняемый, задокументированный, поддерживаемый руководством и подготовленными сотрудниками, измеряемый и способный к улучшениям.

На уровне 2 организации для проектов создают действующие механизмы контроля. Выполнение работ по проекту определяется результатами предыдущих проектов и требованиями к текущему проекту. Руководители проектов отслеживают выполнение бюджетов, планов и требований к продукции. Проблемы, связанные с выполнением требований, идентифицируются по мере их возникновения. Стандарты управления проектами определены, и сотрудники добросовестно выполняют их. В рамках проекта проводится работа по укреплению долгосрочных стабильных отношений с поставщиками.

Производительность процессов на уровне 2 может быть охарактеризована как «регламентированная» и «дисциплированная», так как планирование и отслеживание реализации проекта обеспечивает стабильность и возможность повторения ранее достигнутых успехов. Процессы проекта находится под контролем эффективной системы управления проектами, основанной на реалистичных планах, подготовленных на основе выполнения предыдущих проектов.

Уровень 3 «Определенный уровень»

На этом уровне стандарты процессов разработки и технической поддержки продукции проекта в организации документируются. При этом документируются как управленческие, так и технологические (инжиниринговые) процессы, и эти процессы интегрируются в единую систему. Процессы, устанавливаемые на уровне 3, помогают менеджерам и техническому персоналу выполнять свою работу более эффективно. В ходе стандартизации выявляется лучшая практика выполнения работ, и именно она закрепляется в стандарте. В организации создается специальная группа или комитет, ответственный за работу с процессами. Разрабатывается и реализуется программа обучения, затрагивающая всех сотрудников организации, для того чтобы обеспечить, что руководители и рядовой персонал обладают знаниями и способностями, необходимыми для выполнения своих обязанностей.

В ходе управления проектом используются стандартизованные процессы, которые при этом уточняются для достижения уникальных целей проекта. Эти уточненные процессы становятся стандартизированными, определенными (defined) проектными процессами. Такие четко определенные процессы, охватывают как управленческую, так и инжиниринговую деятельность по проекту. У каждого определенного процесса присутствуют критерии готовности к выполнению, входящие документы, стандарты и процедуры для выполнения работ, инструменты контроля и экспертизы (например, анализ со стороны коллег), требования к результатам, критерии завершения. Четко определенные процессы позволяют руководству сделать техническую работу по проекту более прозрачной.

Производительность процесса на уровне 3 может быть охарактеризована как стандартизованная и обоснованная, так как деятельность (как управленческая, так и техническая) стабильная и повторяемая. Показатели (стоимостные, временные и качественные) проекта и его продукции находится под контролем. Производительность процессов на этом уровне базируется на общеорганизационном понимании деятельности, обязанности, ответственности и стандартизованных, четко определенных процессах.

Уровень 4 «Управляемый уровень»

На управляемом уровне организация устанавливает количественные цели и требования к качеству продукции проекта и его процессов. Производительность и качество измеряются при реализации основных процессов в рамках всех проектов, как составная часть все системы контроля в организации. В организации используется единая база данных по процессам, которая концентрирует всю информацию по четко определенным процессам проектов и позволяет эту информацию анализировать. Для реализации технологических процессов используются обоснованные средства учета и анализа результатов. Все технологические процессы оснащены инструментально не только для выполнения работ, но и для контроля результатов. Средства и инструменты учета и анализа создают необходимый количественный фундамент для оценки производительности процессов и продукции проекта.

Контроль над продукцией и процессами проекта становится более жесткий, что приводит к тому, что количественные показатели процессов находятся в допустимых пределах с высокой вероятностью. Риски, потенциально возможные при использовании процессов в новых предметных областях и проектах с новым содержанием, идентифицируются и внимательно анализируются, разрабатываются мероприятия по снижению этих рисков.

Обобщенно производительность процессов на уровне 4 можно охарактеризовать как предсказуемую, так как все процессы и операции осуществляются в рамках измеримых допустимых пределов. На этом уровне организация может прогнозировать поведение процессов и выполнение работ. В случае нарушения заданных пределов предпринимаются корректирующие и предупреждающие действия. Продукция проектов обладает предсказуемым высоким качеством.

Уровень 5 «Оптимизируемый уровень»

На этом уровне вся организация сосредоточена на постоянном улучшении процессов. В организации используются методы и средства, необходимые для прогностического выявление сильных и слабых сторон процессов. Цель их использования состоит в предупреждении возникновения дефектов. Информация об эффективности процессов позволяет осуществлять анализ выгод и затрат освоения новых технологий и дальнейшего совершенствования процессов. Инновации, способные повысить производительность процессов, идентифицируются, изучаются и внедряются на общеорганизационном масштабе.

Командами проектов проводится анализ причин возникновения дефектов. Результаты анализа доводятся до сведения всех заинтересованных сотрудников организации.

Производительность процессов на уровне 5 может быть охарактеризована как постоянно улучшаемая, так как организации на этом уровне предпринимаются значительные постоянные усилия по улучшению показателей всех процессов, таким образом повышая показатели своих проектов. Улучшения происходят как в ходе последовательных, инкрементных пошаговых усовершенствований, так и путем нововведения новых технологий и методов.

Одним из основных концептуальных решений, заложенных в модели CMM, является представление деятельности по развитию процесса, во многом аналогичное деятельности по разработке и развитию продукции. При определении и развитии процессов необходимо, чтобы:

▪ Требования к процессам были четко определены,

▪ Структура информационной системы и технологические решения по процессы были четко описаны,

▪ Применение и внедрение решений по процессам проектов или организации осуществлялись эффективно, с учетом текущей ситуации;

▪ Использовались инструменты количественной оценки показателей процесса,

▪ Проводилось последовательное внедрение и институализация процессов в масштабе всей организации.

Система четко определенных процессов в организации базируется на процессно-ориентированной инфраструктуре, которая в общем случае включает в себя следующее:

▪ Структура процессов и подпроцессов организации и ее проектов,

▪ Модели и описания жизненных циклов проектов и их продукции,

▪ Руководства и указания по адаптации стандартных решений по процессам в рамках конкретных проектов,

▪ Общеорганизационная база данных по процессам,

▪ Библиотека технической, организационной и нормативной документации и литературы по процессно-ориентированному управлению.

Повышение зрелости процессов не может осуществляться без развития процессно-ориентированной инфраструктуры организации.

В зависимости от уровня зрелости изменяются требования к системе сбора и анализа информации по процессам.

На уровне 1 никакой процессно-ориентированной информации не собирается. Она возникает и используется по случаю (ad hoc).

На уровне 2 собираемая информация прежде всего касается содержания проекта, его бюджета, календарного плана и так далее. Такого рода информация собирается отдельно по каждому проекту и распределяется посредством неформализованных методов и средств, т.е. неформальным образом.

На уровне 3 каждый проект имеет уже четко определенные и адаптированные стандартные процессы. Информация, касающегося выполнения и состояния каждого из таких процессов, собирается и используется в рамках всей организации. При этом, естественно, такая информация имеет аналитические признаки принадлежности к проекту. Информация для каждого проекта может быть различной, но вся она хранится, анализируется и циркулирует в рамках общеорганизационной базы данных по процессам.

На уровне 5 собирается информация не только по вопросам текущего функционирования процессов, но и в первую очередь по вопросам улучшения технологий и процессов, например, по вопросам выявления областей дальнейших улучшений, планирования мероприятий по улучшению, оценке эффективности мероприятий по улучшению процессов.