Соблюдение кассовой дисциплины: подготовка к проверке, оформление результатов, ответственность за нарушенияДенис Ефименко, Финансовая газета Соблюдение кассовой дисциплины является неотъемлемым элементом бухгалтерского учета. К кассовой дисциплине относится: корректное ведение кассовой документации, кассовых операций и работы с денежной наличностью в соответствии с нормативными документами:
Проверки соблюдения кассовой дисциплины условно можно разделить на внутренние и внешние. Внутри организации это делают путем проведения инвентаризации денежных средств и внезапных ревизий кассы. Для проведения инвентаризаций и ревизий кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Внешние проверки проводят банки, с которыми заключен договор обслуживания (п. 41 Порядка) и налоговая инспекция в случае поступления от банка информации о нарушениях кассовой дисциплины. В соответствии с п. 2.14 Положения 14-П, банки должны проверять соблюдение кассовой дисциплины не реже одного раза в два года. Длительность проверки и проверяемый период нормативными документами ЦБ РФ не установлены. Чтобы минимизировать риски, связанные с нарушением кассовой дисциплины, во-первых, следует соблюдать кассовую дисциплину на протяжении всего периода деятельности организации, во-вторых, тщательно подготовиться к проверке банком до ее начала. Далее мы рассмотрим на что следует обратить внимание. 1. Перед началом проверки необходимо убедиться в наличии всех кассовых документов и надлежащем их оформлении, так как сначала банк отправляет письмо с предупреждением о проверке и просьбой собрать необходимые документы. Как в процессе ведения кассовых операций (с момента последней проверки или с начала деятельности организации), так и перед отправкой документов в банк на проверку, необходимо проверять наличие и правильность оформления следующих документов:
Напомним, что указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций содержатся в Постановлении Госкомстата № 88 от 18.08.1998г. 2. Как в процессе ведения кассовых операций (с момента последней проверки или с начала деятельности организации) так и перед новой проверкой, компании необходимо проверить полноту оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка. Для этого можно сравнить записи в кассовой книге и данные выписок банка по суммам и срокам. При наличии расхождений между данными банка и записями в кассовой книге предприятия необходимо выяснить причины, а так же принять меры по усилению контроля на данном участке учета, так как эту процедуру будет проводить и проверяющий банк, в соответствии с п.1 Приложения 7 Положения 14-П. 3. Компания обязана соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждение банка. Согласно п. 5 Порядка, предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда (п. 7 Порядка). Напомним, что согласно п. 2.5 Положения 14-П, лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и прочих факторов. Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждому предприятию, для чего могут использоваться вторые экземпляры представленных расчетов по форме 0408020. Лимит остатка наличных денег в кассе может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета (п. 2.5, глава 2 Положения 14-П). Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, но только для выдачи заработной платы, выплат социального характера, стипендии, и срок хранения не должен превышать трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков. Банк рассматривает соблюдение лимита остатка наличных в кассе на каждый день проверяемого периода, поэтому компании следует также ежедневно контролировать данный показатель. Если превышение лимита остатка денежных средств в кассе в процессе работы с денежной наличностью все-таки возникало, имеет смысл в будущем периодически рассчитывать и контролировать среднедневное превышение лимита, найденное исходя из общей суммы превышения лимита и количества дней превышения лимита остатка денежной наличности (п. 5 Приложения 7 Положения 14-П), не допуская его существенного роста. Возникающие в процессе деятельности превышения лимита компания обязана сдать в банк в день, когда они возникли. Если возможности сдачи в день превышения нет, то сумму превышающую лимит, можно оформить как выданную под отчет, а на следующий день или через несколько дней вернуть в кассу как неиспользованный аванс. Возражения налоговых органов по поводу данного способа соблюдения лимита кассы поддержки в судах не имеют. (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 8 мая 2007 г. № Ф04-2665/2007 (33893-А27-23), Поволжского округа от 21 сентября 2006 г. № А49-2434/ 06-147ОП/28). Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков (п. 6 Порядка). Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Готовясь к проверке, необходимо уточнить суммы всех наличных денег, поступивших в кассу за проверяемый период и сопоставить с суммой денег, сданных в банк. Если имели место расхождения, выяснить их причины. 4. Проверка целевого расходования денежных средств из выручки также осуществляется на основе первичных документов. Решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы принимается учреждениями банков ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по форме № 0408020 с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам (см. п. 2 Указания ЦБ РФ №1843-У). Компании, у которых открыты расчетные счета в нескольких банках, согласовывают цели расходования выручки только с одним из них (по собственному выбору). Затем о принятом банком решении компания должна письменно проинформировать остальные банки, в которых у нее имеются расчетные счета (абзац 4 п. 2.7 Положения). 5.При проведении кассовых операций компании, также необходимо помнить о лимите расчетов между юридическими лицами, установленном Указанием ЦБ РФ №1843-У для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В соответствии с данным указанием сумма расчетов наличными по одному договору не может превышать 100 000 руб., при этом складываются суммы всех платежных документов в рамках одного договора (Письма ЦБ РФ от 02.07.2002 № 85-Т и МНС РФ от 01.07.2002 № 24-2-02/252, Письмо ЦБ РФ от 04.12.2007 № 190-Т "О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 года № 1843-У"). Согласно п. 2 Указания ЦБ РФ №1843-У, Центральным банком предусматривается закрытый перечень ситуаций, в которых организация может расходовать наличную выручку. Следует отметить, что расходование денежных средств на выплату займов из кассы законодательством не предусмотрено (Письмо ЦБ РФ от 04.12.2007 № 190-Т "О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 года № 1843-У"). Соответствие лимиту расчетов между юридическими лицами проверяется на основании данных кассовой книги. Итак, мы рассмотрели основные элементы ведения кассового учета и моменты, которым необходимо уделить внимание как в процессе текущей деятельности, так и на этапе подготовки к проверке. В заключение темы, кратко остановимся на оформлении результатов проверки соблюдения кассовой дисциплины и ответсвенности за ее нарушения. При внутренних проверках, во время внезапных ревизий составляется акт ревизии наличных денежных средств (п. 37 Порядка), при проведении инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме № ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств". При внешних проверках, банком составляется Справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (по форме № 0408026), которую подписывают руководитель и главный бухгалтер со стороны организации и уполномоченный представитель банка. Этот документ оформляется в нескольких экземплярах:
В соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ, организации и должностные лица отвечают за следующие нарушения:
Наложение санкций по выявленным фактам может инициировать налоговая инспекция (ст. 23.5 КоАП РФ) или правоохранительные органы (ст. 23.3 КоАП РФ). К ответственности могут быть привлечены как сама организация, так и соответствующие должностные лица (руководитель, главный бухгалтер и кассир (п. 39 Порядка)). Санкциями для организации является штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб., а для должностных лиц - от 4000 до 5000 руб. Особенностью привлечения к ответственности по административным правонарушениям, к которым относится нарушение кассовой дисциплины, является короткий срок давности привлечения. А именно, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (часть 1 ст.4.5 КоАП РФ). Таким образом, если правонарушение имело место в начале года, а проверка выявила его в конце года, то, скорее всего, постановление о привлечении компании к ответственности будет признано незаконным.
|
