Сдача дел в архив

Значение и практическая деятельность предприятий различна. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется должность «архивист», или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

· прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

· информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

· организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего располагать архив в специально выделенном отдельном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – три года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решение по хранению или уничтожению документов вступает в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню документов, образующих в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», М., 1989 г.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия в нем на две группы. К первой отнесены организации, в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения. Сроки хранения документов подобного профиля приведены в таблице:

№ статьи типового перечня	Заголовки дел	Срок хранения
37а	Учредительные документы предприятия (устав, договор, протокол и др.)	3 г. после замены новым
	Должностные инструкции работников предприятия	3 г. после замены новым
19а	Приказы по основной деятельности	До минования надобности
19в	Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках	3 г.
	Бизнес планы	10 л
	Протоколы заседаний Совета директоров	До ликвидации предприятия
	Протоколы общих собраний сотрудников предприятия	10 л
5б	Решения, распоряжения, другие нормативные акты органов государственной власти и управления.	До минования надобности
	Докладные записки сотрудников, представляемые руководству предприятия	5 л.
168б	Квартальные планы работы предприятия	1 г.
	Переписка о сбыте и поставке продукции и заключении договоров	3 г.
	Переписка с потребителями и поставщиками о сбыте продукции и выполнении заказов	3 г.
206б	Годовые финансовые планы (прогнозы) предприятия	10 л.
206в	Квартальные финансовые планы предприятия	3 г.
166а	Годовые план-расчеты капвложений	5 л.
289а	Месячные приходно-расходные кассовые ведомости, ордера, финансовые донесения	1 г.
289б	Ежедневные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера	6 мес.
	Переписка с внешними организациями по вопросам кредитования, финансирования, расчетам и т.п.	3 г.
	Документы (переписка, справки, отчеты) о реорганизации, переименовании, ликвидации предприятия	До минования необходимости
303б	Годовые бухгалтерские балансы (отчеты)	10 л.
303в	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы	3 г.
	Первичные бухгалтерские документы, фиксирующие хозяйственные операции (квитанции, накладные, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)	3 г.
	Главная бухгалтерская книга предприятия	3 г.
	Кассовая книга	3 г.
	Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности	5 л.
	Кассовые, банковские, мемориальные документы	3 г.
311а	Лицевые счета по заработной плате работников	75 л. – «В»
	Платежные поручения на выплату пособия на детей и т.п.	3 г.
	Расчетные ведомости на выдачу зарплаты, премиальных и отпускных	3 г., при отсутствии лицевых счетов – 75 лет
	Журналы, книги, карточки учета основных средств	3 г. после ликвидации основных средств
	Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения к ним	10 л.
	Акты (ведомости, описи) инвентаризации оборудования, зданий, товарно-материальных ценностей	До следующей переоценки
	Документы (акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности	До минования надобности, не менее 3 л.
	Контрольные книги, кассовые журналы, оборотные ведомости	3 г.
	Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в т.ч. аннулированные)	3 г.
	Гарантийные письма	3 г.
	Книги регистрации счетов, аккредитивов, доверенностей, платежных поручений, платежей инофирм	3 г.
	Ведомости оплаты больничных листов и больничные листы	3 г.
	Акты проверки кассы	3 г.
	Контракты коммерческие Контракты с иностранными контрагентами	3 г. после истечения срока действия, при условии завершения ревизии 10 л.
	Акты, расчеты правильности взимания налогов с предприятия, проверки начисления заработной платы	3 г.
	Коммерческие акты	3 г.
	Акты приема-сдачи и списания имущества и материалов	3 г.
	Документы к приказам по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)	3 г.
498в	Личные дела работников	75 л. – «В»
	Личные карточки ф. Т-2 на работников (в том числе временных)	75 л. – «В»
	Книги учета приема, перемещения, увольнения работников	75 л.
	Невостребованные трудовые книжки	50 л.
	Журналы учета отпусков	3 г.
	Документы (анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу	1 г.
	Табель явки на работу	1 г.
106б	Журналы регистрации поступающих и отправляемых документов	3 г.
95а	Номенклатура дел	До минования надобности
117б	Описи дел долговременного (свыше 10 лет) срока хранения	3 г. после уничтожения дел
	Акты о выделении документов к уничтожению	До минования надобности
	Переписка по вопросам основной деятельности	3 г.
	Поздравительные письма, факсы, адреса	1 г.
	Судебно-арбитражные дела (исковые заявления, доверенности, претензии, рекламации, акты, справки и т.п.)	3 г. после вынесения решения
	Акты приема-передачи зданий, помещений во временное пользование	1 г. после окончания эксплуатации
	Договоры аренды	3 г. после истечения срока действия договора

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, т.к. в ней также указаны сроки хранения дел и даны ссылки на соответствующие статьи Перечня.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение, и срок хранения, определяет само предприятие.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы, день и месяц составления документа значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относят прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятий и т.п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляют по формуле 75 л. – «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

В результате работы ЭК документы подразделяются на две группы:

· документы, предназначенные для архивного хранения;

· документы, подлежащие уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

· документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

· произвести нумерацию листов дела в правом углу простым карандашом или нумератором;

· подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

· на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутреннюю опись дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

· переплести дело или прошить его в четыре прокола;

· дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

· дела по личному составу предприятия;

· дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты; контракты.

В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников; приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

В конце каждой описи указываются цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносят заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера соответствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин не менее, чем двумя работниками предприятия.

Документы долговременного и постоянного хранения предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

Архивные отделы административных округов организуют прием на хранение документов ликвидированных предприятий. Доступ к переданным в архив документам осуществляется в соответствии с распоряжением самого предприятия.