Систематизация документов. Номенклатура делИсторический факультет Кафедра документоведения И архивоведения Уразовского Алексея Анатольевича Систематизация документов и правила формирования в дела Курсовая работа Студента 2 курса очной формы обучения по дисциплине «Документоведения» Допущено к защите
Зав. кафедрой документоведения Научный руководитель Кандидат исторических наук, доцент Преподователь В.Ч.Чульдук ________В.Ч.Монгуш «__»________2015г. «__»_______ 2015г.
Работа защищена ________________ 2015г. С оценкой ___________________________
Кызыл 2015
Содержание Введение
1.Систематизация документов. Номенклатура дел………4
2.Формирование дел………………………………………..16
3.Подготовка документов к архивному хранению……….18
4.Передача документов в архив, экспертиза ценности документов..19
5.Список используемой литературы……………………….25
ВВЕДЕНИЕ
Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации.
Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.
Организация систематизации и хранения документов является важнейшей частью работ по делопроизводству.
Систематизация документов должна обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.
Целью работы является рассмотрение существующих в делопроизводстве правил систематизации и хранения документов.
Задачами работы является последовательное рассмотрение таких вопросов, как: -порядок формирования дел документов, -составления номенклатуры, -порядок оформления дел для архивного хранения.
Систематизация документов. Номенклатура дел
Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела». Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.
В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный. Номинальный признак - это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).
Предметно-вопросный признак - это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.
Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).
Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).
Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области). Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000-2005 годы).
Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения - свыше 10 лет и временного хранения - до 10 лет).
В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).
Систематизация информации включает: - методы поиска и накопления информации;
- классификацию и индексирование информации;
- способы доступа к информации;
- способы представления информации;
- обработку запросов на поиск информации.
Информация может быть организована одним из двух основных способов: - структурированная информация;
- информация в виде свободного текста.
Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат - это пустая форма, в которую заносится информация.
Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.
Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями. Результатом заполненного формата является запись.
|