Студопедия — ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ






Нередко в де­ловом общении в интересах повы­шения качества принимаемых ре­шений использу­ются совещания.

Совещания — это форма делового общения, предус­матривающая обсуждение деловых ситуаций и про­блем с целью коллективного поиска наиболее целе­сообразных путей их разрешения. Совещания, по мнению И. Браима (1994), имеют ряд заметных пре­имуществ по сравнению с другими формами делово­го общения:

*на них происходит разностороннее рассмотрение проблем с привлечением различных специалистов;

* совещания обеспечивают оперативную подготовку альтернативных вариантов решения проблем;

* совещания дают дополнительную возможность для познания личных и деловых качеств участвующих в них партнеров;

* проведение совещаний дает определенный психологический эффект: на каждого его участника влияет атмосфера коллективного обсуждения, эмоциональное поведение участвующих, подтекст высказываний и др. Однако эти достоинства совещаний могут проявиться лишь тогда, когда совещаниями не злоупотребляют и их тщательно готовят.

Различают три основных вида совещаний: проблем­ное, инструктивное и оперативное (диспетчерское).

Для поиска оптимального решения проблемы посредством дискуссии используется проблемное совещание. Поря­док его проведения предусматривает:

* доклад;

* ответы на вопросы;

* прения;

* коллективную выработку решения.

В случае необходимости передать распоряжения по вертикальной схеме управления сверху вниз для их быстрейшего исполнения используют инструктивное совещание. Порядок его проведения включает такие важные моменты как:

* конкретизацию и разъяснение распоряжений;

* ответы на вопросы;

* назначение сроков выполнения и ответственных.

Зачастую возникает необходимость получения информации о текущем состоянии дел на участ­ках, в подразделениях фирмы, организации. В этих целях проводят оперативное (диспетчерское) сове­щание. Порядок проведения такого совещания вклю­чает:

* заслушивание докладов подчиненных о состоянии дел на местах,

* попутное разрешение возникших проблем на основе полученной информации.

Чтобы совещание дало желаемый результат, его необходимо серьезно готовить. В период подготовки совещания руководитель должен:

* четко определить порядок дня, ключевую проблему и желательный круг участников (не более 8—10 человек);

* довести до участников совещания дату, время и место встречи, а также ключевую проблему и порядок дня. Время и дата должны совпадать с днем, который традиционно отводится для такого рода деятельности. Непредвиденные совещания возможны лишь как исключения;

* ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, относящимися к обсуждаемой проблеме;

* продумать регламент совещания. Примерный расчет может быть следующим: общее время проведения — не более 1,5 — 2 часов работы, перерывы на 10 минут после 45—50 минут работы. Если в порядке дня совещания предполагается обсуждение нескольких вопросов, то психологически вернее будет внести на рассмотрение вначале более простые, которые требуют меньше времени и умственной энергии;

*подготовить помещение для проведения совещания. В нем должны обеспечиваться необходимое освещение, оптимальная температура (+22—24 градуса), проветриваемость, необходимая наглядность (скажем так: от мела и доски до видеотехники). Кроме того, каждый участник должен иметь возможность не только сесть, но и записать услышанное, набросать план своего выступления, разложить необходимые документы и материалы.

Деловой настрой совещания зависит от его нача­ла, а точнее, от поведения руководителя в начале сове­щания. Он должен:

* начать точно вовремя (здесь как никогда верна пословица «Семеро одного не ждут»);

* в небольшом вступительном слове четко сформулировать цель и задачу совещания;

* согласовать правила и регламент совещания;

* назначить ответственного за ведение протокола совещания;

* не начинать совещания с критики и разноса подчиненных. Если вы начали с критических реплик, то считайте, что ваше совещание на этом закончилось.

После вступительного слова с докладом или с ос­новной информацией по обсуждаемой проблеме выступает либо руководитель, либо назначенный ру­ководителем сотрудник. Доклад (основную информа­цию) должны отличать:

* конкретность и конструктивность;

* понятность языка и используемых терминов;

* наглядность;

* уверенность.

В ходе обсуждения главной проблемы совещания руководитель должен:

* сначала предоставить слово для выступления младшим по должности

* не прерывать выступления в прениях (за исключением нарушения регламента и неконкретности выступления);

* обеспечить беспристрастность в оценке выступлений;

* время от времени переключать внимание участников на анализ процесса обсуждения (какие позиции определились, в чем барьеры, затруднения и др.);

*не давать возможности уйти в сторону от главной проблемы, утопить поиск решения проблемы в пустопорожней гово­рильне.

Главная цель любой дискуссии — поиск истины. Найти истину в споре, принять в результате дискус­сии правильное решение можно лишь с соблюдени­ем выработанных в процессе функционирования де­ловых отношений норм цивилизованной дискуссии:

* уважительное отношение к чужому мнению, каким бы абсурдным оно ни казалось на первый взгляд;

* стремление понять чужое мнение, для чего набраться терпения и мобилизовать внимание;

* во что бы то ни стало избежать превращения дискуссии в конфликт. Дискуссия должна вести к сотрудничеству, а не к конфронтации;

* главным оружием в дискуссии могут быть только факты и их добросовестная интерпретация.

Кроме ведения хода совещания руководитель дол­жен:

* пояснять сказанное другими;

* подчеркивать различия между высказанными мнениями;

* время от времени резюмировать обсуждение;

* собирать и формулировать различные гипотезы и предложения.

В заключение совещания руководитель:

* подводит итоги обсуждения;

* свое мнение излагает в принимаемом решении (хотя иногда свое решение он может принять и после совещания, обдумав все предложенные варианты);

*благодарит всех участников совещания за работу.

После проведения совещания руководитель должен:

* организовать доведение принятых решений до непосредственных исполнителей (если они не присутствовали на совещании);

* организовать контроль за выполнением принятых на совещании решений.

 







Дата добавления: 2015-08-12; просмотров: 987. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где...

Аальтернативная стоимость. Кривая производственных возможностей В экономике Буридании есть 100 ед. труда с производительностью 4 м ткани или 2 кг мяса...

Вычисление основной дактилоскопической формулы Вычислением основной дактоформулы обычно занимается следователь. Для этого все десять пальцев разбиваются на пять пар...

Расчетные и графические задания Равновесный объем - это объем, определяемый равенством спроса и предложения...

Выработка навыка зеркального письма (динамический стереотип) Цель работы: Проследить особенности образования любого навыка (динамического стереотипа) на примере выработки навыка зеркального письма...

Словарная работа в детском саду Словарная работа в детском саду — это планомерное расширение активного словаря детей за счет незнакомых или трудных слов, которое идет одновременно с ознакомлением с окружающей действительностью, воспитанием правильного отношения к окружающему...

Правила наложения мягкой бинтовой повязки 1. Во время наложения повязки больному (раненому) следует придать удобное положение: он должен удобно сидеть или лежать...

Деятельность сестер милосердия общин Красного Креста ярко проявилась в период Тритоны – интервалы, в которых содержится три тона. К тритонам относятся увеличенная кварта (ув.4) и уменьшенная квинта (ум.5). Их можно построить на ступенях натурального и гармонического мажора и минора.  ...

Понятие о синдроме нарушения бронхиальной проходимости и его клинические проявления Синдром нарушения бронхиальной проходимости (бронхообструктивный синдром) – это патологическое состояние...

Опухоли яичников в детском и подростковом возрасте Опухоли яичников занимают первое место в структуре опухолей половой системы у девочек и встречаются в возрасте 10 – 16 лет и в период полового созревания...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.009 сек.) русская версия | украинская версия