Разработка бюджета

 

Бюджет проекта является основным документом, по которому контролируется финансовая часть выполнения проектных работ.

Бюджет проекта предназначен для планирования расхода средств проекта по временным периодам (год, квартал, месяц) в течение всего времени его осуществления. Бюджет проекта должен строиться таким образом, чтобы удовлетворить потребности участников проекта в финансовых ресурсах в планируемые интервалы времени.

Бюджет проекта состоит из доходной и расходной частей и включает в себя календарные планы возникновения доходов/расходов и движения денежных средств. В качестве дополнительной аналитики в бюджете проекта могут указываться натуральные показатели, такие как трудозатраты исполнителей (выраженные в человеко-часах), количество материалов и т.д.

В тот момент, когда мы начинаем планировать денежные потоки в бюджете проекта, нам необходимо рассмотреть неявные на первый взгляд затраты, связанные с дисконтированием будущих доходов (зависимость стоимости денег от времени). Методика расчета таких затрат приведена в Приложении №2.

Для небольших компаний при ведении проектов очень важно иметь постоянный, а еще лучше равномерно распределенный на протяжении всего проекта денежный поток, т.е. постоянное превышение доходов над расходами в каждом периоде времени по каждому проекту. В этом случае необходимо регулярно вычислять и денежный поток проекта. Такая модель бюджетного управления называется – самофинансированием. При составлении бюджетов рекомендуется привязывать бюджетирование не только к периодам, но и к этапам выполненных работ. Для того чтобы иметь резерв в приходе денежных средств рекомендуется в компании организовать учет портфеля проектов. В этом случае есть возможность заимствования денежных средств из портфеля проекта в периоды сбоя финансирования и в др. случаях.

Неотъемлемыми элементами бюджетирования являются:

• Структура расходов и доходов;

• Распределение расходов и доходов по времени;

• План поступления денежных средств;

• Процессы планирования, учета, контроля, предусматривающие сбор и интеграцию плановой и фактической информации по центрам ответственности;

· Структура центров ответственности и фондов компании.

Первым этапом работы над бюджетом проекта является формирование фондов. Пример структуры фондов проекта и их назначение приведены в разделе 40 Управление стоимостью.

Для облегчения работы по разработке бюджетов, предлагаемая модель планирования и контроля бюджета основывается только на прямых затратах. Все накладные затраты и прибыль компании покрываются из отчислений в фонд компании. Бюджетирование по фондам компании отдельная задача и в данной процедуре не рассматривается.

«Очищенный» бюджет идет исключительно на вознаграждение персонала и нужды проекта.

Для «очищения» бюджета проекта первым шагом из общей стоимости проекта необходимо выделить локальные смету на все статьи не связанные с выполнением работ: закупка оборудования, закупка ПО, командировочные расходы (которые рекомендуется также выделять в отдельную локальную смету), запланированные специальные расходы от объема проекта (представительские и пр.).

Из оставшихся средств необходимо произвести отчисления в фонд компании (в приведенном примере - 50 %) в разрезе этапов работ. Далее по проекту в целом и по каждому этапу работ разбить суммы на фонды: фонд оплаты труда подразделения (ФЗП 30%), в фонд Координатора проекта (ФКП 10%), в фонд Руководителя проекта (ФРП 10%)

Важно

Норма отчислений в фонды должны быть условно-постоянными в течение года (это обеспечивает гарантию стабильности). Однако они должны пересчитываться в 2 случаях.

• Если проект продан по цене выше сметной стоимости (успех продаж) вся сверхприбыль должна распределяться решением руководства компании по другому алгоритму

• Если проект продан по цене ниже сметной стоимости (допустимо при политических и стратегических проектах) сумма недостачи бюджета должна компенсироваться из фонда компании.

Пример

Приход денег на проект	12 000 у.е.
Расходы на проект	7000 у.е.
	Отчисления на прочие расходы
	Закупка ПО	500 у.е.
	Закупка оборудования	1000 у.е.
	Расходы на командировки	500 у.е.
	Специальные расходы	1000 у.е.
	Расходы на выполнение работ	4000 у.е.
	Этапы 1…N
	статьи ФЗП	2400 у.е.
	статьи ФРП	800 у.е.
	статьи ФКП	800 у.е.
Доп. отчисления от поставки ПО и Оборудования	1000 у.е.
Отчисления в ФОТ компании	4000 у.е.

Прибыль от поставки ПО или оборудования может идти в фонд зарплаты отдела продаж и технического отдела, или рассматриваться как результат отдельного проекта и перечисляться субподрядчику. Также эта прибыль может быть включена в общий бюджет проекта в виде фонда от продажи ПО и оборудования. Вариант решения выбирается в зависимости от политики компании. В таблице данная статья показана строкой «Доп. отчисления от поставки ПО и Оборудования».

Далее статьи затрат могут быть детализированы по месяцам и по сотрудникам. При этом бюджеты по фондам оплаты труда (ФОТ) распределяется в разрезе месяцев на конкретных исполнителей в зависимости от базовых окладов сотрудников и/или иных принципов и правил, принятых в компании-исполнителе.

При выполнении проекта в срок и с заданным бюджетом фонд руководителя проекта должен полностью идти на премирование команды проекта. При этом на этапе планирования он должен быть также распределен по исполнителям в разрезе месяцев.

В случае выхода проекта за рамки запланированного бюджета этот фонд может быть использован как резервный и идти на выплату зарплаты и на пр. расходы.

Затраты по остальным статьям из сметы затрат также разносятся по периодам бюджета согласно времени их возникновения.

После составления сметы затрат и плана-графика расходов проекта составляется план-график доходов и план поступления денежных средств.

Таким образом, на основе структуры фондов, определенных статей затрат и сметы проекта составляется бюджет проекта. Форма бюджета приведена в процедуре разделе 40 Управление стоимостью

Можно составить несколько вариантов бюджета – оптимистичный, реалистичный, пессимистичный и выбрать стратегию действий на каждый из вариантов.

При разработке бюджета проекта составляется план ключевых событий («план по вехам»). Вехи – события, определяемые на основе управленческой учетной политики компании-исполнителя. Обычно это закрытие актов по этапам работ и по проекту в целом и поступление оплаты.

Для составления и анализа бюджетов проекта рекомендуется использовать конфигурацию «Финансовое планирование».