Методика анализа деятельности автомобильного предприятия

 

На складах современных предприятий может находиться широкая номенклатура запчастей: от простых и дешевых, используемых тысячами в течение года, до уникальных и дорогих, которые могут стоить десятки тысяч и даже миллионы рублей, но ни разу не применяться для замены в соответствующем оборудовании. До 50% от стоимости хранящихся запчастей могут составлять детали, которые востребуются один раз в год. От 10 до 30% запчастей (по стоимости) могут не быть использованными никогда. С точки зрения экономии оборотных средств эти детали не должны были закупать, но риски их отсутствия в случае неожиданной поломки могут привести к значительным финансовым потерям бизнеса в целом.

Существенной экономии ресурсов можно добиться, применив ориентированную на надежность систему управления как для быстро оборачиваемых, так и для страховых запчастей. Эта система определяет запас необходимых деталей не на основании рекомендаций производителя оборудования, не на субъективном заключении о требуемом заключении о требуемом уровне сервиса, а на реальных потребностях оборудования и требуемом уровне технического обслуживания.

В массовом производстве применяют такие технологии обеспечения комплектующими, как MRP (material requirement planning – планирование требуемых поставок), JIT (just in time – поставки точно и вовремя). Однако поставщики запчастей неспособны и не готовы прогнозировать и обеспечивать точные поставки. Поэтому необходимо иметь определенный объем запчастей.

Обеспечение уровня сервиса – эта концепция была разработана из простой идеи эффективности складских запасов. Уровень сервиса в 90% означает, что одна из десяти заявок может быть не выполнена, уровень в 99% предполагает, что из каждых ста заявок не обеспечена будет только одна. Таким образом, уровень сервиса можно использовать как меру эффективности, так и в качестве цели – ключевого показателя. Например, организация может поставить в качестве цели 99%-ый уровень сервиса и использовать эту величину в качестве вводной для расчета допустимого минимального и максимального объема запчастей, исходя из имеющихся статистических данных. Эту концепцию достаточно просто применить к быстро оборачиваемым запчастям, зная ежедневную (ежемесячную или с другой периодичностью) потребность в болтах, гайках, уплотнителях, прокладках и т.д. для нужд инженерной службы. Но эта концепция не применима к более сложным в инженерном плане узлам и частям машин и оборудования.

Экономичное количество заказов – этот метод работает на основе баланса стоимости запасов и стоимости заказов. Если рассматривать ситуацию, что каждая закупка несет с собой еще и накладные расходы, например, от 50 до 3000 руб., то для их снижения необходимо делать заказы реже, но большего размера, с другой стороны, увеличение размера заказа замораживает деньги в виде складских запасов. Таким образом, экономичное количество заказов – это компромисс между этими двумя тенденциями, который минимизирует затраты бизнеса в целом.

АВС-анализ. В течение многих лет считалось, что планирование и статистические методы могут применяться для оптимизации запасов произведенных изделий. Рост анализов складских запасов сам по себе создает проблему: можно потратить гораздо больше времени и средств на разработку математической модели потребностей, снабжения и логистики, чем в результате проделанной работы можно сэкономить.

В ответ на эту проблему была разработана система АВС-классификации, которая основывается на наблюдении, что большой вклад в продажи вносит относительно небольшое число товаров и, наоборот, большое число товаров дает маленькую долю продаж. АВС-анализ делит запасы на три категории А, В и С:

- А – запчасти наивысшего приоритета, которые должны быть под самым пристальным контролем. Примерно 10% от общего количества запчастей попадают в категорию А и дают около 70% вклада по стоимости.

- В – запчасти меньшего приоритета, которые должны контролироваться обычным путем. К этой категории можно успешно применять метод экономичного количества заказов. Обычно это около 20% по количеству и 20% по стоимости.

- С – запчасти с низким приоритетом важности и простейшим методом контроля. Как правило, это 70% по объему и 10% по стоимости.

Такой анализ позволяет принимать решения по закупке и хранению запчастей на основе не только их количества, но и вклада последних в стоимостные показатели производства.

Исследование операций – эта методология включает в себя различные математические методы, например теорию массового обслуживания (теорию очередей), применяемые для принятия решений в бизнесе. Эту методологию можно успешно применять для быстро оборачиваемых запчастей, однако часто теория может давать неверные решения из-за отсутствия учета в ней истинных причин потребностей запчастей в системе технического обслуживания.

Новые технологии в техническом обслуживании стали появляться в 80-х гг. прошлого века. Причиной их появления стало усиливающее влияние ускорения изменений в промышленном производстве: требование высокой степени работоспособности и надежности оборудования, большая степень безопасности для персонала и окружающей среды с одновременно высоким уровнем стоимостной эффективности.

С изменением требований к производству стала меняться и система технического обслуживания, переходя с принципов фиксированных интервалов плановых ремонтов и замен деталей к подходу, ориентированному на надежность работы оборудования, когда система технического обслуживания подходит сугубо индивидуально к требованиям каждой единицы оборудования в соответствии со складывающейся ситуацией. Результатом такого подхода является все более широкое распространение использования постоянного мониторинга состояния оборудования, чтобы определить проблему до того, как она вызовет поломку или остановку оборудования. В то же время нужно признать, что в ряде случаев такое предотвращение поломки может быть экономически невыгодным.

Так как функционально склады запчастей должны обеспечивать систему технического обслуживания, то с ее изменением необходимо изменить подход и к формированию объема хранимых запчастей.

Для эффективного управления процессом обеспечения запчастями предприятий нужна постоянно контролируемая система, гарантирующая, что уровень запасов запчастей полностью соответствует нуждам производства и технического обслуживания.

Анализ потребностей в запчастях необходимо начинать с определения последовательности шагов и выявления их эффективности:

- Убедиться, что потребности в техническом обслуживании основных средств четко определены. Никакая система обеспечения запчастями не сможет сделать график технического обслуживания эффективным при отсутствии надежности.

Запчасти необходимы как для плановой, превентивной системы технического обслуживания, так и для устранения поломок (внепланового технического обслуживания и ремонта). Анализ потребностей, основанный на обеспечении надежности системы, является очень важным, т.к. он определяет как плановые (предсказуемые), так и внеплановые (по сути, не предсказуемые) нужды технического обслуживания.

- Определить потребности в запчастях, основываясь на их использовании для технического обслуживания.

- Убедиться, что ресурсы, процедуры и системы, существующие на предприятии для обеспечения потребностей, определены при прохождении второго шага.

В результате прохождения всех трех описанных выше шагов становится понятной не только потребность в запчастях конкретного предприятия, но и его возможности в смысле административных стандартных процедур, системы технического обслуживания, складирования запчастей, обязанных обеспечить эту потребность в нужное время и требуемом количестве.

К методу снабжения запчастями должны предъявляться требования, выполнение которых позволит решить основные вопросы системы: каковы потребности в техническом обслуживании оборудования?; что случится, если требуемой запчасти нет на складе?; можно ли предвидеть потребность в запчастях?; каков должен быть запас запчастей на складе?; что произойдет, если потребность в техническом обслуживании не появится?

Первый из вопросов это вопрос собственно системы технического обслуживания, ориентированной на обеспечение надежности работы оборудования. Другие относятся к системе снабжения запчастями, соответствует ли она потребностям производства и технического обслуживания. Рассмотрим возможные ответы на них.

Что случится, если требуемой запчасти нет на складе? Новая система предполагает, что решение о закупке запчастей основывается не на рекомендациях поставщика оборудования или на инженерной экспертизе, а на ответе на вопрос – что случится, если запчасти нет на складе и какие потребуются ресурсы, чтобы уменьшить риск возникновения такого случая.

В ориентированной на надежность системе снабжения запчастями рассматривается пять категорий последствий:

- скрытые (увеличивающие риск) – отказ в случае системы технического обслуживания или отсутствие запчасти в случае системы обеспечения запчастями не имеют прямых последствий, но можно ожидать увеличения риска возникновения другого отказа;

- воздействующие на безопасность – отказ или отсутствие запчасти непосредственно вызывает последствия, наносящие ущерб здоровью или даже жизни людей;

- воздействующие на окружающую среду – вызывающие непосредственное влияние на нарушение в области стандартов и правил охраны окружающей среды;

- операционные – ведущие к потерям в производстве или другим экономическим потерям бизнеса;

- неоперационные – вызывающие удорожание ремонта и закупок запчастей.

Диаграмма принятия решения строится, таким образом, исходя из результатов анализа последствий, к которым приводит отсутствие запчасти на складе, и применения определенной политики в снабжении данной запасной частью.

Можно ли предвидеть потребность в запчастях? Ряд запчастей, которые требуются для ликвидации отказов, в принципе не планируемы, если деталь ломается случайным образом без каких-либо видимых причин. Однако, несмотря на это, некоторые потребности можно предсказать, их часто называют зависимой потребностью. К ним можно отнести потребность в деталях при плановых ремонтах и регулярном техническом обслуживании; потребность, возникающая при диагностике оборудования.

Одним из наиболее значительных достижений системы обеспечения запчастями является переход от планирования замены через определенные временные интервалы к планированию замены на основе анализа состояния работающих деталей. То есть замена или ремонт производится только по результатам обследования состояния деталей оборудования. Конечно, это усложняет процесс закупки запчастей, т.к. нельзя принять решение до момента получения результатов мониторинга. Тем не менее, применение описываемого подхода позволяет снизить или даже ликвидировать запасы запчастей на предприятии.

Какой запас запчастей необходим? Если нельзя предвидеть потребность в запчастях (следовательно, избежать страхового запаса), то необходимо решить, какой же запас необходим, чтобы обеспечить потребность производства и технического обслуживания. Сразу необходимо отметить, что идея 100%-го запаса неприемлем. До расчета требуемого запаса нужно определить стандарт достижения, который зависит от категории последствий.

В большинстве случаев отсутствие запчасти на складе приводит к прямому воздействию на производственный процесс. Система управления запчастями, ориентированная на надежность, использует методику расчета потребностей в запчастях, основанную на расчете затрат в течение всего жизненного цикла.

Затраты в течение жизненного цикла. Отсутствие запчастей на складе ведет к операционным последствиям, если стоимость простоя превышает стоимость запчасти. В этом случае возможно найти баланс между стоимостью хранимых запчастей и потерями, если этих запчастей не окажется на складе. Отсутствие запчасти на складе может вызвать следующие потери:

– увеличение времени простоя или снижение производительности, что приводит непосредственно к потерям в продажах;

- штрафы за несвоевременную поставку;

- затраты на сверхурочные работы для возмещения простоев или снижения производительности;

- низкая производительность или высокая стоимость сырья;

- выпуск некачественной продукции, возврат такой продукции, затраты на ее переделку, неудовлетворенность потребителя продукцией.

С другой стороны, стоимость заказа и хранения запчастей состоит из: стоимости доставки, административных затрат; старения при длительном хранении; обслуживания и содержания склада.

Обычно все эти затраты учитывают одним пунктом – как транспортно-заготовительные и складские расходы, которые составляют фиксированный процент от стоимости запчастей.

Можно рассматривать затраты на закупку запчастей как инвестиции и считать их окупаемость за счет снижения потерь, связанных с простоями:

а) требуется оценить одни сутки (или другую единицу времени) простоя в терминах прибыли до налогообложения, а не выручки;

б) оценить простои за прошлые годы по причине отсутствия запчастей по времени и пересчитать в прибыль до налогообложения;

в) оценить затраты по закупки и хранению запчастей, которые могут аварийно понадобиться;

г) сравнить результаты пунктов "б" и "в": если сумма в пункте "б" больше, чем в пункте "в", то платить за хранение выгодно.

Внедрение системы управления запасами запчастей необходимо начать, прежде всего, с создания команды проекта, в которую обязательно должны входить: аналитик, который будет осуществлять классификацию и анализ использования запчастей; представители от службы технического обслуживания; представители от производства.

Следующим шагом должна стать инвентаризация всех запчастей, сменных узлов и всего резервного оборудования для производства и инженерных служб. Необходимо понимать, что подобная процедура – достаточно дорогостоящее и занимающее много времени мероприятие. Начинать процедуру инвентаризации следует с наиболее ответственных для производства, безопасности, охраны окружающей среды дорогостоящих запчастей, постепенно продвигаясь к наименее ценным (АВС-анализ).

Одновременно с инвентаризацией необходимо организовать центральный склад запчастей и принадлежностей с компьютеризированной системой учета. Лучшим решением было бы внедрение компьютерной системы управления техническим обслуживанием, включающим в себя и блок управления запчастями. Особенно это актуально для предприятий, среднего и малого размера, где на данный момент хранение запчастей осуществляется случайным образом.

Наиболее быстрым и важным эффектом от внедрения системы управления запчастями, ориентированной на надежность работы предприятия, является достижение уровня запасов критических запчастей, действительно необходимых предприятию с точки зрения обеспечения производства и системы технического обслуживания.

Не менее важным преимуществом является снижение затрат в части стоимости запчастей на складе и издержек по их покупке и хранению, поскольку основным методологическим принципом определения оптимального уровня запасов является принцип минимизации совокупных издержек. В ряде случаев возможно снижение уровня запасов на 30-60%.

Отметим еще одно достоинство системы – полное взаимопонимание производственного, технического и складского персонала за счет улучшения системы коммуникаций между ними; улучшение понимания персоналом потребностей предприятия по обеспечению его надежной и эффективной работы; прозрачность во взаимоотношениях с поставщиками оборудования и запчастей.

Таким образом, анализ деятельности автотранспортного предприятия комплексно изучает аспекты производства, эффективность использования материальных ресурсов и результатов деятельности.