Корисні поради

У ділових паперах не можна вживати цифрово-знаково-літерні комбінації: 50%-ий рівень.

В офіційних документах і наукових працях перевага надається символу %, в публіцистиці — слову відсоток.

Дієслова. Відображаючи у своїх лексичних значен­нях багатогранні процеси і дії, разом з іменниками станов­лять каркас мовлення, забезпечують розгортання думок, вербальний розвиток дії. У текстах офіційно-ділового сти­лю дієслова виконують важливу роль, оскільки є носіями основної інформації. Багато документів починається саме з дієслівної лексики, наприклад розпорядча частина нака­зів (Наказую.., Затверджую.., Доручаю... тощо), супро­відні листи (Надсилаємо.., Направляємо.., Повертаємо.., Додаємо...), листи-повідомлення (Повідомляємо...); лис-ти-нагадування (Нагадуємо...) та ін.

Згідно з ДСТУ 1.5:2003, у нормативних документах слід віддавати перевагу природному для української мови діє­слівному способові позначення дій (процесів) над іменнико­вим, традиційним для російського офіційно-ділового та на­укового стилів. Порівняйте: (рос.) отдать в стирку — (укр.) віддати прати;(рос.) требует принятия решительных мер — (укр.) вимагає вжити рішучих заходів; (рос.) учить­ся игре на скрипке — (укр.) учитися грати на скрипці. То­му краще сказати: Тиск вимірюють,щоб порівняти..,а не Вимірювання тиску здійснюється для порівняння..;Зав­дання ліквідувати будь-які порушення.., а не Завдання лік­відації будь-яких порушень; Завдання поліпшити умови праці.., а не Завдання поліпшення умов праці... тощо.

Слід уникати нагромадження віддієслівних іменників на -ння, уживаючи замість них відповідні дієслова.

Зворотні дієслова в українській мові слід вживати від­повідно до прямого призначення лише стосовно неперехід­ної дії, тобто коли с суб'єкт дії, але немає іншого об'єкта, на який спрямовано дію: хтось, щось змінює (деформує, нагріває) його (перехідна дія) або він змінюється (дефор­мується, нагрівається) десь (за певних умов) (непере­хідна дія). Пасивні конструкції з дієсловами на -ся бажано не вживати в офіційно-діловому стилі. Речення слід буду­вати за схемою: суб'єкт дії — підмет, об'єкт дії — додаток, а присудок має описувати дію підмета, спрямовану на до­даток. Тому речення: Роботи виконуються з викорис­танням вивірених засобів вимірювання краще виправити так: Роботи треба виконувати (виконують), викорис­товуючи вивірені засоби вимірювання.

В офіційно-діловому стилі переважає форма теперіш­нього часу із значенням позачасовості, за допомогою якої констатують існування певного явища дійсності, його якостей і зв'язків: Проценти нараховують щорічно й на момент запитування вкладу.

Дієслово теперішнього часу в значенні майбутнього, виражаючи дію, яка неодмінно відбудеться у недалекому майбутньому, мас відтінок категоричності і неухильності виконання якоїсь дії, тому його використовують у розпо­рядженнях, наказах, оголошеннях для підкреслення обов'язковості чогось: Покупець здійснює за власний ра­хунок експлуатацію й ремонт квартири.

Уживання форм майбутнього і минулого часу у вторин­них значеннях супроводжується різним емоційно-експре­сивним забарвленням, яке недопустиме в текстах офіційно-ділового стилю. Тому в мові ділових паперів форми май­бутнього і минулого часу вживаються тільки в прямому категоріальному значенні: майбутній час виражає проце­суальні ознаки, що реалізуються як дії або стани після мо­менту мовлення; минулий час позначає процесуальні озна­ки, що передували моментові мовлення. Не вживаються у текстах документів дієслова у формі передминулого часу, які мають колорит розмовності.

В офіційно-діловому стилі серед форм майбутнього ча­су недоконаного виду переважає аналітична форма, яка ут­ворюється поєднанням допоміжного дієслова бути в різних особових формах та інфінітива основного дієслова: будуть розглядати, будуть вирішувати. Хоча допустимою є й син­тетична форма: розглядатимуть, вирішуватимуть. Вона дає змогу уникнути повтору.

Творення доконаного виду в текстах документів відбу­вається способом префіксації: візувати — завізувати, проектувати — запроектувати.

Наказ, заклик, побажання, прохання в українській мо­ві виражають дієслова у формі наказового способу. Проте в офіційно-діловому стилі форми власне наказового способу використовують лише в усному мовленні: пишіть, беріть, їдьте. На письмі віддають перевагу інфінітиву та безособо­вим конструкціям: Забезпечити переклад розроблених попередніх інструкцій, положень та інших нормативних документів українською мовою; Вхід заборонено. Інфіні­тив у мові документів уживають тільки із суфіксом -ти; суфікс -ть має розмовне забарвлення, тому в ділових тек­стах краще уникати його.

В офіційно-діловому стилі широко використовують без­особову форму викладу тексту, яка не потребує означення виконавця дії, а лише наголошує на самій події, що відбу­лася, наприклад: застосовано прийом, зазначено у стат­ті тощо. Безособові конструкції є синтаксичною особливіс­тю української мови. Слід пам'ятати, що безособові дієсло­ва на -но, -то керують іменником у знахідному відмінку без прийменника, наприклад: вироблено (що?) нову методику.

Калькою з російської мови є вживання форми наказо­вого способу зі словом давайте: давайте візьмемо, давай­те скажемо, давайте зробимо, давайте підемо та ін. В ук­раїнській мові їм відповідають форми 1-ої особи множини: берімо, скажімо, зробімо, ходімо. У діловому спілкуванні віддають перевагу усталеним висловам: Є пропозиція при­пинити дискусію, а не Давайте припинимо дискусію; Ста­виться на голосування, а не Давайте голосувати тощо.

Вживання певної форми дієслова істотно впливає на характер висловлювання. Наприклад, інфінітив підсилює наказ, виражає його категоричність, а форми дійсного спо­собу із значенням наказовості та безособові форми пом'як­шують категоричність. Тому інфінітив вживають пере­важно в наказах і розпорядженнях, а безособові форми ви­користовують у статутах, інструкціях, приписах та ін. Форми дійсного способу із значенням наказовості властиві усному мовленню, де вони супроводяться відповідною ін­тонацією: Ідемо! Пом'якшити тон наказу або виразити прохання, побажання, пораду в усному діловому спілку­ванні можна також шляхом використання умовного спосо­бу в значенні наказового: Чи не погодилися б Ви...

Хоч українська мова в побудові речення надає перевагу діє­слову в різних формах, з цього не слід робити висновок, ніби віддієслівних іменників треба скрізь уникати. Здатність віддіє­слівного іменника називати не конкретну дію, а загальне уявлення про неї робить їх необхідними у деяких випадках діло­вого спілкування. Порівняйте: давати вказівки і вказувати, І вести пошук і шукати, надавати допомогу і допомагати,і Допоміжні дієслова сполучаються не з усіма віддієслівними іменниками, наприклад: питання можна ставити, порушува­ти, не можна піднімати, загострювати; викликати можна овації, захоплення, радість, не можна протест, хворобу.