Упражнение 19. Работа с документами

Возьмите наугад какие-нибудь три документа из вашей рабочей папки и, пользуясь представ­ленной на рисунке схемой, решите, по какому из путей следует пойти в каждом случае. Ответы обоснуйте.

3.2.4. Письмо

Деловая переписка. Навык работы с документами (в том числе их чтения) позволяет лучше понять, как нужно готовить письменные документы. Действительно, если вы хотите написать письмо с предложением, которое прочтет лицо, принимающее решение, то полезно задуматься, что необ­ходимо предпринять, чтобы при знакомстве с вашим пись­мом получатель пошел по наиболее выгодному для вас пути.

Общий принцип составления делового письма можно пред­ставить в виде схемы, показанной на рис. 3.6. Здесь факти­чески используется тот же принцип, что и в устной пре­зентации: вы сначала должны привлечь внимание и возбу­дить интерес читателя письма, а затем уже обратиться к нему с просьбой или предложением. Аналогом заключения устного выступления в письме служит указание, какое дей­ствие должен предпринять читатель письма, если его заин­тересует содержащаяся в письме информации. Чем подроб­нее будет описание необходимых действий, тем больше шансов, что письмо достигнет своей цели.

Большинство деловых писем пишется с целью реализовать или предложить что-либо. Правильно написанное письмо ничем не отличается от добротного рекламного объявления. Существуют особые правила составления писем, цель которых — привлечь внимание адресата и стимулировать его к действию. Каждое из этих правил можно выразить одним словом:

внимание,

интерес,

просьба,