Виды документов и классификация.

Основные положения по документированию управленческой деятельности.

Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления.

Международные стандарты в области работы с документами.

Унификация и стандартизация УД (управленческий документ).

Виды документов и классификация.

Термин документационное обеспечение управления (ДОУ) в последние десятилетия – синоним термина делопроизводство. ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документом. Делопроизводство на предприятии включает:

1. Обеспечение своевременного и правильного создания документов

2. Организацию работы с документами, направленную на создание в организации системы норм, которые обеспечивают движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях

3. Выполнение определенного цикла операций с разными видами документов (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль)

4. Хранение и систематизацию, подготовку документов длительного срока хранения для сдачи в архив и уничтожение документов с истекшими сроками хранения (временные, в архив не сдаются).

Все эти функции выполняет служба ДОУ. Правильная организация делопроизводства данной службой повышает эффективность системы управления предприятием. Состав службы ДОУ (как одной из обслуживающих систем предприятия) зависит от статуса, и масштабов организаций. Работа службы ДОУ тесно связана с работой архива, который обеспечивает хранение документов после их использования в текущей деятельности, передачи части документов на гос хранение, а также отвечает на архивные запросы, как организаций, так и граждан.

Традиции делопроизводства в России складывались в течение столетий. Итогом этого развития стало создание во второй половине XX века единой в общегосударственном масштабе технологии работы с управленческими документами (ей не было аналогов в других странах ни по детальности переработки, ни по масштабам распространения) – Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), последняя редакция была в 1988 году.

Особенности «российской модели» делопроизводства:

1. Жесткая регламентация маршрута движения документов в соответствии с должностной иерархией

2. Централизованное выполнение службой ДОУ основных делопроизводственных операций (получение, регистрация, рассылка документов как внутри организации, так и в филиалы) в соответствии с установленными требованиями

3. Закрепление в государственных нормативных документах единых и детально-регламентированных правил работы с управленческими документами (вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, карточек) во всех организациях независимо от сферы их деятельности.

В связи с этим руководство предприятия должно предъявлять особые требования профессиональным знаниям работников службы ДОУ, стимулируя их к активному поиску оптимальных решений, в том числе путем обращения к международной практике, а также опыты общественных организаций, объединяющих профессионалов в сфере работы с документацией.

Начиная с 90-х годов XX века офисную деятельность стали широко внедрять в компьютерные технологии, сначала с их помощью автоматизировали подготовку документов, создание проектов документов проектов в электронном виде и распечатывание в окончательном варианте. В дальнейшем автоматизация отдельных этапов работы с документами (регистрация, контроль исполнения, учет) движение документов в электронном формате (из одного структурного подразделения в другое). Системы, автоматизирующие выполнение функций ДОУ называют по-разному: система электронного документооборота, или система автоматизации делопроизводства, или система автоматизации документооборота, система автоматизации делопроизводства и документооборота (САД).

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами (отдельными элементами), позволяющий ее идентифицировать.

Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Толкование термина документ отечественными документоведами отличается от его определения в международном стандарте ИСО №15389–2001 «информация и документация - управление документами», в котором акцент сделан на свойстве информационной составляющей документа служить доказательством и свидетельством деятельности как организации, так и частного лица. Там документ – это информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией, или отдельным лицом в качестве доказательства и сведений о выполнении юридических обязательств, или в интересах их деятельности.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

А) законодательные акты Российской федерации в сфере информации и документации

Б) указы и распоряжения президента РФ, постановления правительства РФ

В) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерства, ведомства, комитеты, службы, агентства), регламентирующие вопросы документационного обеспечения на предприятии

Г) государственные и международные стандарты на документы

Д) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Е) унифицированные системы документации.

 

С начала 70-х годов XX века еще в СССР начала создаваться «Общегосударственная автоматизированная система сбора и обработки информации для целей планирования и управления народным хозяйством». В ее разработке возникла проблемы систематизации больших объемов док3ументной информации в целях последующей обработки этой информации средствами электронно-вычислительной техники. Для систематизации и упорядочения документов информации решили использовать 3 процесса: классификация, унификация и стандартизация.

В целях классификации была создана единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ), работа над которой продолжается и в настоящее время. Было выделено 8 групп информации:

1. Социальная

2. Информация по описанию организации экономики

3. Информация по продукции

4. Информация о природных и трудовых ресурсах

5. Информация о финансово-кредитной сфере

6. Информация об управленческой документации, показателях, единицах измерения

7. Информация о стандартах и технологических процессах

8. Другие виды технико-экономической и социальной информации

Классификатор ЕСККТЭСИ – это систематизированный список наименований и кодов классификационных группировок, или объектов классификации. Общероссийские классификаторы относятся к нормативным документам, или по своему статусу соответствуют государственным стандартам РФ. Наиболее часто для кодирования информации управленческой деятельности используют:

1. ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций

2. ОКУД – общероссийский классификатор управленческой деятельности.

Унификация означает приведение каких-либо объектов к единой системе, форме, единообразии. Унификация приводит к сокращению множества объектов, установлению рационального единообразия документирования. В результате унификации создается унифицированная форма документов (УФД), применение которой позволяет улучшать качество документов, снижает затраты на их изготовление, передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот.

 

27.10.10

Стандартизация – это деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их многократного использования. Стандартизация направлена на достижение упорядоченности в различных сферах (производство, обращение продукции и услуг), а также повышения конкурентоспособности той или иной продукции, работ, услуг… Стандарт в документировании включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов, инструкций по их заполнению и применению. В курсе «документирование управленческой деятельности» изучается стандарт унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».

В серию стандартов «информационная технология» входит ГОСТ Н52292-2004 «Электронный обмен информацией». Термины и определения» (в нем закреплена терминология электронного обмена информацией). Международная организация по стандартизации (ИСО) создает стандарты, регламентирующие различные аспекты работы с документами. Например, «Информационная технология» (ТС1); «Терминология» (ТС37); «Информация и документация»; «Банковское дело, ЦБ и др финансовые услуги» (ТС68).

Функции документов.

Слово «функция» происходит от латинского function – исполнение и обозначает «круг деятельности, назначение, роль» документов. Любой документ выполняет несколько функций при его создании, преследуются несколько целей и он может использоваться для решения нескольких задач. Различают общие и частные функции документов. К общим функциям относят те функции, которые документ выполняет независимо от воли изъявления создавшего документ человека и которые возникают в момент фиксации в документе информации:

1. Социальная – документ создает человек для человека. Конкретный документ создает в определенной социальной среде, он отражает социальные процессы общества и сложившиеся социальные отношения.

2. Функция закрепления информации – человек фиксирует в документе ту или иную информацию для того чтобы иметь возможность вернуться к ней спустя какое-то время или передать ее на дистанции.

3. Коммуникативная – с помощью нее осуществляется передача информации в пространстве, связи в обществе: вертикальные, горизонтальные (между отдельными организациями).

4. Функция сохранения информации – закрепленная информация передается не только в пространстве, но и во времени.

5. Культурная функция – многие документы могут выполнять культурную функцию, отражая культурные нормы (этикет…), сложившиеся в обществе в ту или иную эпоху и передавать от поколения к поколению накопленное культурное наследие.

 

Частные функции документов:

1. Управленческая функция – подавляющая часть документов создается в сфере управления, например, СС помощью организационных документов (уставы, положения…) строят систему управления предприятием. А через издание распорядительных документов (распоряжения, приказы…) управленческие решения доводятся до сведения исполнителей. Посредством документов идет обмен информацией о состоянии дел в организации.

2. Правовая функция – она заключается в установлении и закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Эта функция является одной из наиболее ранних и востребованных функций. К таким документам относятся правовые органов власти.

3. Учетная функция – также одна из древнейших (еще в древности человек хотел знать пределы своего земельного участка, имущества). Документы, выполняющие эту функцию содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах.

Дополнительными частными функциями являются: познавательная (способность документа служить средством передачи и получения знаний), организационная (с помощью документа воздействует на члена организации, предприятия для координации их действия), воспитательная (документ дисциплинирует исполнителей, требует профессионализма, воспитывает эстетический вкус), гедоническая (способность документов служить средством отдыха и развлечения).

 

Классификация документов.

Классификация – это разделение документов по определенным признакам на делах (в совокупности документов, сформированных по какому-либо признаку, оформленных по определенным правилам).

Классификация по информационной составляющей – это содержание документов, степень обобщения информации, тип знаков, использованных для записи информации, канал восприятия знаков, степень распространенности информации, способ записи информации.

Классификация по содержанию – это классификация, в основе которой положен признак содержания (смысла) документа (Такую классификацию еще называют семантической). Классификация по уровню обобщения информации (делятся на первичные и вторичные). Первичный является описанием и изложением результатов исследования, изучения… и является оригинальным. Вторичный – это результат анализа переработки одного или нескольких документов.

Классификация по характеру знаковых средств. В этих классификациях различают текстовые и нетекстовые документы. В текстовом знаком служит буква (это как правило письменный документ, литературный), который может быть рукописным, печатным. Нетекстовый документ – оформляется в виде записи картографических нотных и других неличевых знаков (невербальные) знаки. Сюда относят: иконический, идеографический, звучащий и матричный. Иконический – знак подобен отражаемому объекту (фильм…). Идеографический – это документ, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающие реальных предметов и явлений(????). Звучащий документ – передает информацию с помощью звуков (фонодокумент). Матричный документ – исполняется средствами матричного языка, т.е. состоит из кодовых ячеек матрицы, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для прочтения.

Классификация по предназначенности для восприятия информации. По субъекту восприятия все документы делят на человекочитаемый, без специальных технических средств и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе.

Классификация по способу документирования: рукописный документ, печатный (изготовлен каллиграфическим способом), механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный (CD-ROM). Классификация по материальной составляющей документа: а) документы делятся на создание искусственной (бумажной, полимерной) и естественной материальной основы.

Классификация по форме носителя информации (конструкции): книга, газета, дискета… Различают листовой, карточный, ленточный, дисковый, комбинированный (набор книг и к ним кассета).

Классификация по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве: время и место появления документа, регулярность выхода документа. В этой классификация: периодические и непериодические.

Классификация по времени появления: подлинники, оригиналы, копии, дубликаты.

Классификация по месту происхождения связана с различением местного документа (в пределах одной организации, района области), регионального документа (от высших органов власти на субъекты федерации)???.

Типология документов.

Различные формы практической деятельности в организации реализуются посредством совокупности документов. Это документы:

1) Научно-технического характера, конструкторские, проектно-сметные (внутри организации), технологические, нормативные, организационные, распорядительные, информационно-справочные, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по личному составу, социальному обеспечению, изобретению, открытиям и т.д. в свою очередь они различаются по степени сложности, гласности (конфиденциальные документы), исполнения, уровню унификации, сроком хранения и т.д.

 

03.11.10

Организационные документы – это документы, устанавливающие порядок как создание организации, так и организации коррективной деятельности в рамках предприятия. Не смотря на то, что в общем объеме всех документов, организационные документы занимают меньшее количество. Однако, фактическое существование любого предприятия начинается с введения в действие именно таких документов, кроме того такие документы обладают повышенной юридической силой и используются в случаях разрешения конфликтных ситуаций. По своему содержанию организационные документы являются сложными, объемными. Составляются как правило отделом или специальной комиссией при участии юристов. Организационные документы имеют длительный срок хранения и действия. Переработка таких документов осуществляется лишь в случае реорганизации, или развития нового направления в деятельности предприятия.

Виды организационных документов: это устав, положение, регламент, инструкция, расписание…

А) устав – это документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции, права, задачи и порядок работы. Устав является основным организационным документом в деятельности любого учреждения, предприятий различных правовых форм. Этот документ настолько важен, что требование к тексту для ряда его разновидностей, установлены тексты в законодательном порядке. Например, в соответствии с федеральным законом «о банках и банковской деятельности» устав банка должен содержать кроме наименования и местонахождения перечень осуществляемых банковских операций и сделок, сведения о разделе уставного капитала, сведения о системе органов управления (в том числе исполнительных органов и органов внутреннего контроля), о порядке их образования и полномочий.

Уставы бывают типовыми и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных предприятий. На основе типовых, составляются индивидуальные уставы.

При оформлении устава должны использоваться реквизиты: «Наименование организации», «Вид документа», «Индекс», «Место издания», «Место нахождения», «Гриф утверждения» (в случае оформления устава частного предприятия необходимо указать, кем оно зарегистрировано), «Текст», «Подпись». Текст устава предполагает наличие разделов:

1 общие положения

2 основные функции предприятия

3 права и обязанности

4 руководство

5 взаимоотношения и связи

6 производственно-хозяйственная или коммерческая деятельность

7 имущество и средства

8 контроль, проверка и ревизия

9 реорганизация, или ликвидация

10 порядок образования имущества (уставного капитала, выпуска и распределения акций)

11 порядок распределения прибыли

12 порядок образования организаций, управления и прекращение деятельности

13 органы управления (внутренняя организационная структура)

 

В силу своей особой значимости уставы подлежат утверждению (уставы государственных организаций утверждается министерствами; уставы муниципальных предприятий администрацией; частных предприятий владельцами, или коллективами). Уставы подлежат обязательной регистрации в финансовых органах.

Б) положение – это организационно-правовой документ, устанавливающий статус, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, основные правила деятельности организации, ее структурных подразделений, а также подведомственных организаций.

Положения бывают: общими, типовыми и индивидуальными. Общие – для однородных организаций; типовые – в пределах одной системы; индивидуальные отражают специфику определенной организации и создаются на основе типовых. Типовые положения утверждаются вышестоящими органами управления, индивидуальные – руководителями организаций. Данный документ входят следующие реквизиты: наименование организации (наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата, индекс, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, печать. Основные разделы текста:

1 общие положения (точное официальное наименование организации, полное, сокращенное, цели создания организации, степень положения, непосредственное руководство, наличие печатей, официальных бланков; перечень основных документов, которыми руководствуется в своей деятельности организация)

2 основные задачи

3 структура (перечень подразделений)

4 функции (всесторонняя характеристика деятельности организации, перечень функций, которые должны обеспечить решение поставленных задач)

5 права и обязанности

6 ответственность (излагаются позиции, по которым руководитель несет личную ответственность за невыполнение поставленных задач)

7 руководство (принципы руководства, порядок назначения на руководящую должность, сфера компетенции руководителя)

8 контроль, проверка и ревизия деятельности организации (кем осуществляется контроль) финансово-хозяйственной деятельности, сроки и периодичность этих проверок, и порядок предоставления документов

9 реорганизация и ликвидация (устанавливается порядок осуществления реорганизации и ликвидации предприятия).

 

Наиболее часто встречается положение о структурном подразделении (разрабатывается на каждое подразделение организаций). Под положением может пониматься свод правил, регулирующий направление деятельности организаций (типовое положение о ведении????в организации, или положение по ведению бух учета).

Правила – это документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности организации и определяющий как и в какой последовательности должна вестись работа на определенном участке. По сфере применения правила можно разделить на общие, имеющие значение для всех отраслей (правила по технике безопасности) и отраслевые (правила приема в ВУЗ, правила бытового обслуживания населения).

Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с трудовым кодексом РФ порядок приема и увольнения работника, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания… Этот документ содержит разделы:

1 общие положения

2 порядок приема и увольнения работника,

3 основные права и обязанности работника

4 /-/-/ работодателя

5 режим труда и отдыха

6 поощрения за успехи в труде

7 ответственность за нарушение трудовой дисциплины

 

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций (их структурных подразделений), должностных лиц и граждан (должностная инструкция инспектора по контролю). Инструкция создается в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Инструкции могут быть типовыми и индивидуальными. Инструкции имеют реквизиты: наименование организации, название вида документа, гриф утверждения, заголовок к тексту, дата, индекс, место издания, текст, подпись и виза согласования (ознакомления). Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Данный документ является директивным (обязательным к исполнению) и текст содержит лексику типа «должен, следует, необходимо, не допускается, рекомендуется). Такая инструкции оформляется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом, или непосредственно руководителем (указывается срок введения) и перечисляются необходимые мероприятия по ее реализации, указывается ответственный исполнитель. Одним из видов такого документа можно назвать должностную инструкцию. Должностная инструкция разрабатывается руководителем отдела, сотрудником отдела кадров, специалистом по работе с персоналом. При ее разработке опираются на основополагающие документы, каким является классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, трудовой кодекс РФ, положение организации и структурного подразделения.

Основные положения инструкции должны быть согласованы с юридической службой предприятия, а затем утверждаться руководителем предприятия и при заключении контракта (трудового договора) доводиться до сведения сотрудника под расписку (ознакомительная виза «с инструкцией ознакомлен, дата и подпись»). Обязательные реквизиты должностной инструкции: наименование организации, гриф утверждения, наименование вида документа, номер, дата, место составления, текст, подпись, виза согласования (ознакомления).

К организационным документам относится структура и штатная численность – это правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Составление данного правового акта предусматривается уставом (положением). Данный документ утверждается на календарный год (в случае изменения в течении года он оформляется приказом руководителя). Данный документ представляет собой таблицу, основными графами которой являются название структурного подразделения (отдела), код структурного подразделения (отдела), «штатная численность (по отделам и организации в целом)».

В штатном расписании указываются не только структурные подразделения, но и оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации, ответственность за подготовку штатного расписания несет планово-экономический отдел.