Основные особенности делового языка документа

Язык делового документа сложился в сфере управления в последние 100-150 лет.????считается нейтральный тон изложения, лаконичность и краткость текста и точность, ясность выражения мысли.???сводит субъективный личностный???? Из языка делового документа. Исключается междометие, слова с суффиксами преуменьшения, преувеличения.????достигается экономным использованием языковых средств, исключением языковой избыточности. Точность изложения предполагает однозначность понимания, содержания. Эта точность достигается употреблением специальной терминологии, использованием дополнений, вводных слов, причастных, деепричастных оборотов. Терминология, используемая в управленческой документации – это отраслевая терминология, отражающая содержание той или иной области деятельности, при которой касается документов, а также специальные слова и предложения, сложившиеся в сфере административного управления. Специфическая особенность????

Например: руководство -осуществлять, возлагать, укреплять; сделку - заключать, расторгать; решение – принимать, выполнять, изменять, оспаривать…

 

01.12.2010

Меры??????; выполнение – обеспечивать, контролировать, проверять, получать, иметь, устанавливать; престиж – поддерживать, сохранять, терять.

Специфика делового стиля письма проявляется в частом употреблении отглагольных существительных от именных предлогов (в течение года, на основании, в отношении, в силу, в целях, за счет), сложных союзов (вследствие того что, в виду того что, в связи с тем что, в силу того что…), а также словосочетание связок (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине, что…; с тем условием, что…; таким образом, что…; тот факт, что…).

Если в деловом письме автор документа – лицо юридическое, то действие передаются от 3 лица единственного числа (предприятие гарантирует, не возражает, предлагает). Бывают случаи писем от 3 лица множественного числа (просим, сообщаем…). Если автор – лицо физическое, то действия передаются от 1 лица (при этом местоимение «я» не пишется). Например, прошу, ставлю вас в известность. В деловом языке очень много устойчивых оборотов, объясняющих мотивировку??? (в соответствии с протоколом, подтверждение договоренности…). Например, типичный стандарт письма может быть таким: извещаем вас что…; доводим к вашим сведениям что???, выражаем уверенность в том что, выражаем надежду…??? В письме-рекламации используется клише: к нашему сожалению должны сообщить; мы официально заявляем вам рекламационный акт на… В качестве заключительных фраз: просим вас не задерживать ответ; просим извинить нас за задержку.; просим сообщить факсом подтверждение; заверяем вас что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями по поводу что… Далее смотрим практическое занятие №2.

 

????

Завершающим этапом делопроизводства является подготовка исполненных документов????хранения каждого вида документа. Основным видом??? документов и формирование их???является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел – это классификационный справочник, включающий систематизированный перечень заголовок заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения и оформленные в установленном порядке. Основное назначение – это создание определенной системы и обеспечение порядка в процессе формирования дел. С ее помощью обеспечивается быстрый поиск документов по их содержанию и виду. Номенклатура дел должна охватывать практически все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности организации (исключение составляют научно-технические документы, печатные издания). В практике делопроизводства различают типовую, примерную и индивидуальную номенклатуру. Типовая номенклатура устанавливает единый состав заводимых дел в организации и их единую индексацию. Такая номенклатура в крупных иерархических системах управления???классификации документов и обеспечение их сохранности???Т.к. состав номенклатуры высокой квалификации работа, то для организаций схожих по характеру своей деятельности используется примерный состав дел с указанием индексов дел. В отличие от типовой примерная номенклатура носит рекомендательный характер, допускаются некоторые изменения. На основе методических материалов типовой и примерной номенклатур строится индивидуальная номенклатура, которая систематизирует документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения. При наличии примерной номенклатуры индивидуальная составляется на ее основе. Заголовки дел могут быть видоизменены с учетом специфики организации, структурного подразделения. Сроки хранения переносятся из примерной номенклатуры в индивидуальную???. В последнюю очередь указывается номенклатура дел (акты об уничтоженных документах и т.д.). Если организация не имеет структурных подразделений, то номенклатура дел строится по типовой???и тогда название ее разделов определяется содержанием управленческих функций и направлением деятельности организации (учет, отчетность, финансирование…). Оформление номенклатуры дел происходит поэтапно:

1. Оформление заголовка дела (каждый заголовок должен раскрывать содержание подшитых к делу документов). Формируется в соответствии со смысловыми признаками

2.???

1. Номинальный признак – название вида дела, или вид документов???

2. Авторский признак – это название организации, структурного подразделения, должностного лица (указывается кратко, или дается общее название). Например, переписка отдела,???

3. Корреспондентский признак – название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (приводятся общее название – переписка с треста)

4. Предметно-вопросный признак – это краткое содержание документов дела, тема. Например: приказы по личному составу

5. Географический признак – данный признак указывается в делах, содержащий переписку с организациями, расположенными на определенной территории, например, переписка с Салаватским филиалом

6. Хронологический признак – составление по дате (периоду)???

7. Экспертный признак – этот признак указывает на подлинность или копий????

В некоторых делах, формирующи???содержатся различные документы. Заголовок таких дел может быть сформулирован так:???по повышению квалификации. Для дел, содержащих переписку используется такие элементы заголовка: название вида дела, адресат, краткое содержание документов дела. Заголовки дел, содержащих плановую или отчетную документацию указывается период (месяц, год), за который составлены планы, или отчеты. Заголовки дел могут быть краткими, предельно точными и соответствовать смысловому содержанию объекта. Не допускается в заголовке не конкретные формулировки (???).

На 2 тапе оформления номенклатуры дел заполняются??? (конкретные сроки устанавливаются на основе типовых перечней???)

На 3 этапе – индексация дел, которая закрепляет избранную систематизацию документов. Индекс дела состоит из 2 элементов – индекс структурного подразделения (направление деятельности), индекс дела (маленькая???состоит только из номера дела).???в пределах структурного подразделения. Индекс дела???цифрами (). В конце остаются резервы, номера для??? Для однородных дел в пределах разных структурных???

 

08.12.10

Оформлением номенклатуры дел занимается делопроизводственная служба. Ежегодно в конце календарного года к ней поступает номенклатура дел структурных подразделений. Делопроизводственная служба обобщает все сведения, приводит к единообразию заголовки дел и составляет единую для всей организации номенклатуру дел. Согласуется с экспертной комиссией, с государственным архивом, подписывается руководителем делопроизводственной службы???(гриф утверждения???) и вводится в действия уже с 1 января нового календарного года. Печатается в нескольких экземплярах. Первый хранится в самой службе делопроизводства. Второй также используется в данной службе в качестве рабочего, третий направляется в архив организации (он хранится в качестве учетного документа), четвертый передается в государственный архив (тот в который будут сдаваться документы организации). Номенклатура дел является документом постоянного срока хранения. После утверждения общей номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из нее, которая является основой для формирования документам в дела на протяжении всего календарного года. Структурное подразделение???. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о каких-либо изменениях, качающихся отдельных дел. Или о заведении новых дел. И в конце календарного года номенклатура дел уточняется (делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел), происходит учет документов. Согласование с архивными службами проводится раз в 3 года. Если функции и задачи организации не меняются, то номенклатура дел может оставаться без изменений не более 5 лет. По истечении этих сроков она подлежит пересмотру и последующему согласованию.

Сроки хранения

Сроки хранения документов определяются Перечнем типовых управленческих документов, которые утвержден федеральной архивной службой РФ в 2000 году. Перечень включает документы, образующиеся в документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых???назначения, уровня и масштаба деятельности и форм собственности. Этот перечень предназначении для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения документов, отборе на хранение и уничтожению. Перечень используется при формировании дел, подготовке номенклатуре дел, разработке схем классификации документов, разработке ведомственных перечней документов, а также примерных номенклатурных???. Он строится по функциональному принципу и включает разделы и подразделы, которые отражают основные направления деятельности организации.