Альбом схем по бухгалтерскому учету
КИРОВ 2008 Раздел 2 Автоматизированная форма учета Автоматизированная форма бухгалтерского учёта возникла и развилась на основе ручных форм учёта и постепенно стала преобладающей. При этом она приобретает свою специфику и особенности, поэтому важно определить её современные черты и принципы построения. Автоматизированная форма учета включает использование персональных компьютеров (ПК) и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам бухгалтерского учета, основывается на применении системы классификаторов, типовой документации и машиночитаемых носителей информации, сохранении принципа двойной записи и создании технологии обработки информации, при которой обеспечивается ввод, обработка и хранение первичной информации и результатных данных в виде бухгалтерских регистров. Существует ряд принципиальных отличий ручных форм и автоматизированной формы учета: 1. При автоматизированной форме учета реализуется принцип однократной регистрации первичной информации в виде электронных документов, хранящихся в журналах документов и бухгалтерских проводок, накапливаемых в Журнале проводок. Журнал проводок является источником данных для создания компьютерных регистров аналитического и синтетического учета, а так же налоговой и бухгалтерской финансовой отчетности. 2. Автоматизированная форма в отличии от журнально-ордерной и других ручных форм учета использует стандартный набор регистров аналитического и синтетического учета, содержание которых определяется пользователем в окне настройки отчета. В ней нет, например, журнала ордера № 10, а есть журнал ордер по счету, который пользователь может выбрать произвольно. 3. Компьютерные бухгалтерские программы, на основе которых строится автоматизированная форма учета, обеспечивают неограниченные возможности формирования аналитических данных. Это реализуется благодаря построению многоуровневых иерархических справочников с объектами аналитического учета и настройкам плана счетов на ведение многомерного аналитического учета. Например, наличие в плане счетов на счете 10 «Материалы» двух измерений «Материалы» и «Склады» позволяет группировать все хозяйственные операции по движению каждого вида материала по местам хранений, а если добавить еще одно измерение «Партии», то и в разрезе «Партий». 4. Автоматизированная форма учета обладает встроенными бухгалтерскими знаниями. Большинство компьютерных бухгалтерских программ имеют механизмы контроля правильности формирования корректных проводок, позволяют провести технологический анализ правильности завершения отчетного периода, заключения и закрытия счетов, содержат алгоритмы увязки показателей налоговой и бухгалтерской отчетности и др. 5. Если ручные формы учета требуют значительных затрат времени для того, чтобы составить бухгалтерские справки по закрытию бухгалтерских счетов, исчислению фактической себестоимости и списанию калькуляционных разниц, выявлению финансового результата, то большинство автоматизированных бухгалтерских систем обеспечивают автоматизацию практически всех регламентных бухгалтерских процедур завершения отчетного периода. 6. Сегодня трудно представить крупное предприятие, на котором вручную ведется учет с использованием нескольких систем налогообложения, формируется бухгалтерская финансовая отчетность одновременно по российским и международным стандартам, в автоматизированной системе учета обеспечивается ведение учета в одной информационной базе по нескольким предприятиям, автоматическое формирование консолидированной налоговой и бухгалтерской отчетности. 7. При ручных формах учета аналитические данные могут быть получены и использоваться для оперативного анализа и управления по окончанию отчетного периода, когда не удается повлиять на сложившуюся хозяйственную ситуацию, автоматизированная форма учета существенно повышает уровень оперативности и достоверности учетных данных.
Внедрение автоматизированной формы учета предполагает создание на предприятии бухгалтерской информационной системы (БУИС). БУИС- это автоматизированная система, обеспечивающая сбор, регистрацию и обработку информации о хозяйственной деятельности объекта на основе использования аппаратно-программных средств, с целью удовлетворения потребностей внутренних и внешних пользователей информации при принятии обоснованных управленческих решений. В основе БУИС лежит функциональный подход, который реализуется путем создания системы взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ), образующих иерархическую структуру. На нижнем уровне создаются АРМ вспомогательного персонала, выполняющего функции первичного учета (кладовщики, табельщики, кассир и т.п). Их задача своевременно и правильно зарегистрировать факты хозяйственных операций в системе. На среднем уровне функционируют АРМ бухгалтеров конкретных участков учета (Заработная плата, Основные средства, Расчеты, Производство и т.п.). На верхнем уровне обеспечивается информационная поддержка главного бухгалтера, финансового директора, внутреннего аудитора, отвечающих за формирование достоверной и своевременной налоговой, финансовой и бухгалтерской отчетности. В общем виде схему организации учетного процесса при автоматизированной форме учета можно представить следующим образом.
Рис. 1- Схема организации автоматизированной формы учета Одним из важнейших компонентов БУИС является программное обеспечение. Именно оно реализует методологию ведения автоматизированного учета и учитывает специфику конкретного предприятия. С точки зрения построения методологии ведения учета, можно выделить два вида бухгалтерских программ- универсальные и функциональные. Универсальные программы В последнее время довольно широкое распространение получила упрощённая форма учёта, основанная на использовании журнала регистрации хозяйственных операций в качестве основного учётного регистра. Относительная простота этой формы позволила реализовать некоторые из принципов, лежащих в её основе, в бухгалтерских программах, которые можно назвать универсальными. Отличительной особенностью таких программных продуктов является наличие журнала (книги) хозяйственных операций. Работа с такими программными продуктами организована по следующей простой схеме: в журнал вносятся хозяйственные операции (проводки) и документы, на основании которых после обработки формируются журналы-ордера, ведомости и другие регистры синтетического и аналитического учёта, бухгалтерская, налоговая и статистическая отчётность. Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного-двух (реже более) модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учёта, но не подразделяются по участкам бухгалтерского учёта. На освоение программы и процесс автоматизации учёта с её помощью бухгалтер тратит незначительное время: необходимо уяснить принципы, на которых основана программа, и научиться пользоваться универсальным набором средств, используемых для отражения хозяйственных операций по всем участкам бухгалтерского учёта. Создание подобных программ возможно потому, что по своей сути бухгалтерский учёт является достаточно строгой математической системой, в основе которой лежат единые для всех разделов учёта принципы. Внутри своего класса универсальные программы различаются по простоте освоения и использования, а также по широте спектра возможностей автоматизации различных разделов учёта, т. е. по мощности. Универсальные программы обычно имеют большой тираж, что объясняется значительным числом их потенциальных потребителей и таким привлекательным для пользователей обстоятельством, как возможность самостоятельно, не обращаясь к фирме-разработчику, решать все возникающие проблемы. Основная форма распространения универсальных бухгалтерских программ — через дилерскую сеть. Многие дилеры помимо продажи и поддержки универсальной программы оказывают дополнительные услуги по установке и обучению работе с ней. Но в принципе, как уже отмечалось, пользователь может освоить и использовать программу этого класса без помощи дилера или разработчика. Универсальные программы обычно покрывают все потребности бухгалтерии на малых предприятиях с простым учётом. Предоставляемых возможностей, как правило, достаточно и для автоматизации практически всего учёта на средних предприятиях. Но в дополнение к такой программе могут потребоваться специальные системы для автоматизации бухгалтерских функций, которые ведутся в данной компании специфическим образом. На крупных предприятиях универсальные программы часто применяются как инструмент главного бухгалтера, а также для автоматизации тех участков, где нет сложного документооборота, например для учёта расчётов с подотчётными лицами. Функциональные программы Однако, несмотря на то, что принципы упрощённой формы учёта в той или иной степени реализованы в универсальных бухгалтерских программах, этого нельзя сказать о второй группе программных продуктов, которые не основаны на принципах ни мемориально-ордерной, ни журнально-ордерной, ни упрощённой формы учёта. Эти программные продукты можно определить как функциональные бухгалтерские программы. Отличительной особенностью этих программ является наличие совокупности автоматизированных решений различных учётных задач, таких как учёт основных средств и нематериальных активов, учёт материальных ресурсов, учёт труда и заработной платы и т. д., а также, как правило, специального модуля для ведения главной книги и построения бухгалтерской и налоговой отчетности. В различных пакетах количество таких автоматизированных решений (программ-модулей) варьируется обычно от пяти до двадцати, а иногда и более. Каждый модуль пакета имеет свои, специфические алгоритмы, свои способы хранения информации, режимы работы и функции. Между собой функциональные программы различаются набором модулей, а внутри модулей — их наполнением и особенностями работы. Каждое из таких автоматизированных решений может быть оформлено либо как отдельная программа-модуль (автоматизированное рабочее место), способная работать как самостоятельно, так и согласованно с другими программами комплекса, либо автоматизированные решения могут быть объединены в единый комплекс. Подобная организация системы позволяет глубже проработать и отразить специфику отдельных участков учёта и требует меньшей доработки конечным пользователем. Однако, помимо различий в архитектуре и принципах построения систем, технические особенности и идеология программных продуктов предполагают различные подходы к реализации общих (фундаментальных) методов бухгалтерского учёта, и в частности — различные формы представления результатов обработки учётно-аналитической информации. В условиях автоматизированного учёта пока не удаётся единообразно представить информацию в регистрах синтетического и аналитического учёта, как, например, при ручной обработке, когда используется набор стандартных ведомостей, разработочных таблиц и журналов-ордеров на всех предприятиях (независимо от формы собственности и вида деятельности). Как отмечалось ранее, рассмотрим организацию автоматизированной формы учета на базе одного из наиболее популярных бухгалтерских программных продуктов 1С:Предприятие 8.0 на базе ее основной компоненты 1С:Бухгалтерия 8.0. Общую схему организации учетного процесса в программе 1С:Предприятие 8.0 можно представить следующим образом:
  
 
  
          
Рис.2 Схема организации учетного процесса в программе 1С:Предприятие 8.0
|
