Основи документаційного забезпечення в медичному закладі

Документційне забезпечення медичного закладу складається із двох нерозривно пов‘язаних компонентів:

– документування – складання та створення документів на різних носіях за встановленими правилами;

– організації роботи з документами, яка передбачає організацію документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи [41, с. 7-8].

Документування в медичній діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях. Воно здійснюється за Типовою інструкцією з діловодства для медичного закладу, в якій визначається порядок ведення загального діловодства [7 ].Організація роботи закладів охорони здоров’я будується на основі нормативної бази, в основу покладено накази Міністерсва охорони здоров’я.

Документування в медичному закладі охоплює всі процеси, інформація про які фіксується на різних носіях і оформлена за встановленими правилами, необхідними для здійснення управлінських дій.

Документування включає такі операції:

– підготовка документів;

– складання документів;

– узгодження документів;

– оформлення документів;

– виготовлення документів.

Більшу частину документаційного забезпечення медичної структури складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в Міністерстві охорони здоров’я. [41, c. 6]. Управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднуюча, тобто стосується роботи всіх відділів та підрозділів.

Управлінську діяльність відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: організаційно-правова, розпорядча, інформаційно-довідкова, планова, звітно-статистична, облікова – в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління [40, c. 101].

Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. В органах державної присутні всі функціональні системи документації, але найважливішою серед них є система розпорядчої документації, яку іноді поєднують з організаційно-правовою в єдину організаційно-розпорядчу систему [47, c. 10]. Розпорядчі документи – це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча та виконавча діяльність, а також оперативне керівництво в установі. Оскільки медични заклад здійснює перед усім управлінські функції, його основна діяльність відображається саме в розпорядчих документах. Ці документи не лише регулюють роботу медичного закладу, а й містять рішення та розпорядження, які впроваджуються в життя суспільства. Тому вони мають дуже велике значення для діяльності клініки і створюються вкрай ретельно, з додержанням усіх правових та технічних вимог. Складання та оформлення цих документів регламентовано в інструкціях, регламентах та інших організаційно-правових актах посилаючись на накази Міністерсва охорони здоров’я. [11; 12]. Більшість розпорядчих документів медичної установи проходять тривалий процес узгодження, результати якого оформлюються окремими документами [25, c. 3].

Робота з документами в медичному закладі складається з таких етапів:

– приймання;

– розподіл;

– виконання;

– контроль виконання;

– довідкова робота;

– формування справ;

– передархівне оброблення;

– використання;

– зберігання документів [35, с. 73].

Більшість з цих етапів здійснюється у процесі діловодства. Діловодство – діяльність, що охоплює створення документів за визначеними формами та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів [31, с. 9].

Найважливішим завданням документаційного забезпечення медичного закладу є організація ефективного діловодства. Цю організацію здійснює Міністерсво охорони здоров’я. Перед усім спеціальна служба документаційного забезпечення, яка в органах державної влади, як правило, входить до керівної структури – апарату адміністрації, й називається загальним відділом. Крім того, окремі функції з документаційного забезпечення установи здійснює архівний підрозділ медчного закладу, а також інші структурні підрозділи (відділ кадрової роботи, бухгалтерія, фінансова частина, господарчо-фінансовий відділ тощо) в межах їхньої компетенції [31, c. 18-20].

Важливим завданням документаційного забезпечення медичного закладу є організація документообігу. Документообіг у сучасному документознавстві тлумачать як рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки [35]. Правильна ефективна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що здійснює позитивний вплив на процес управління в цілому.

Документообіг в організації існує у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи і структурних підрозділів, фахівці і кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки документів.

У документообігу підприємства виділяють три потоки документів:

– Потік документів, що надійшли до установи (вхідний документопотік)складається з: документів вищестоящих організацій (Міністерсва охорони здоров’я, стандарти ведення документів). Вхідні документи утворюють три напрями руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділів, безпосередньо фахівцям [33, c. 24]

– Потік документів, що відправляються з установи (вихідний), складається з документів, що створюються в медичному закладі та відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на письмові або усні запити, що поступили, або як ініціативні документи, що вимагають або не вимагають відповіді. Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру [23, c. 67]. Як ініціативні, так і інформаційні документи готують фахівці в структурних підрозділах;

– Потік внутрішніх документів складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається з сферою їх вживань.

Існують вимоги до потоків документів: 1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути; 2) документ повинен лише одноразово перебувати в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача; 3) різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання [33, c. 125].

До основних етапів документообігу традиційно відносять:

– складання і оформлення документа;

– погодження та підписання документа;

– реєстрація документа;

– виконання документа;

– облік документа та його оформлення документа у справу;

– передача документа на зберігання [23, c. 20].

Маршрутизація документів залежить від місця створення. Документи, що надійшли на підприємство, проходять такі етапи: первинна обробка (прийом); попередній розгляд; реєстрація; розгляд документів керівником та винесення резолюції; направлення на виконання; контроль виконання; виконання документів; відправка вихідної кореспонденції; підшивка документів до справ, передавання справ на зберігання до архівного підрозділу установи [39, c. 79-80].

Вихідні документи проходять наступні етапи у документообігу: складання документа (ділового листа), погодження та підписання документа, реєстрація документа у вдділі кадрів, відправка документа адресату, облік листа та його оформлення у справу, передача документа на зберігання [42, c. 101].

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей управлінських рішень, які відображені в документах. Ініціатива у виданні документації належить керівництву медичної установи та керівникам структурних підрозділів. Крім того, документи можуть створюватися на виконання рішень вищих органів влади, вимогу законодавчих та нормативних актів. Після висловлення ініціативи загальний відділ установи збирає всю необхідну інформацію та готує проект документа. Якщо це потрібно, проект відправляється на узгодження до керівників структурних підрозділів, яких стосується цей документ, а потім – на узгодження до керівництва. Керівник та всі зацікавлені особи вносять власні резолюції, розміщаючи в спеціальному документі або прямо на полях проекту [31, c. 56-58].

Після узгодження та внесення резолюцій службою документаційного забезпечення видається оригінал документу, який підписує голова медичного закладу. З цього часу документ вважається діючим. Його реєструють у загальному відділі, а потім відсилають на виконання до структурних підрозділів. Загальний відділ здійснює контроль за виконанням документу. Після виконання документ повертається до загального відділу, де підлягає оформленню у справу та передаванню на зберігання [30, c. 22-24].

Отже, у документообігу розпорядчої документації в медичному закладі постійно взаємодіють керівництво, служба документаційного забезпечення та структурні підрозділи.

Підсумовуючи вищесказане, можна дійти висновку, що документаційне забезпечення є базовою основою роботи в медичній структурі. Через документи реалізуються всі основні функції установ, перед усім – функція управління, яка є головною в діяльності структур. Документаційне забезпечення медичної структури складається з документування управлінської діяльності, тобто створення документів, та діловодства – оформлення та обігу документів в установі. Ці дві складові інформаційного забезпечення існують у комплексній взаємозалежності, разом забезпечуючи управлінську діяльність необхідною інформацією й надаючи рішенням керівництва правового обов’язкового характеру. Складання та обіг документів в медичній установі жорстко регламентований в спеціальних інструкціях та схемах. Його організує та контролює служба документаційного забезпечення – Міністерсво охорони здоров’я. В процесі організації й ведення документообігу розпорядчої документації ця служба постійно взаємодіє з керівництвом установи та структурними підрозділами, які беруть участь у підготовці та узгодженні, та забезпечують виконання документів.