Препятствия делегированию

Причины нежелания руководителей делегировать полномочия:

§ Страх потерять контроль. Нет ничего странного в том, что немало руководителей не желают предоставить кому-то другому полномочия для выполнения задания, ведь, в конечном итоге, именно они несут ответственность за него.

§ Руководитель считает, что он сделает эту работу лучше. Как правило, он ошибается. Тратя время на задание, которое мог бы выполнить подчиненный, руководитель теряет возможность также хорошо выполнить другие обязанности. Кроме того, если он не будет позволять подчиненным выполнять новые задания с дополнительными полномочиями, они не смогут повышать свою квалификацию.

§ Опасение конфликта с вышестоящим руководителем, если переадресует порученное им задание.

§ Особенная благосклонность к определенной задаче или деятельности, которая доставляет руководителю удовольствие.

§ Страх потерять часть авторитета и имиджа, если то, что до сих пор выполнялось руководителем, теперь будет брать на себя подчиненный.

§ Страх попасть к разряду нелюбимых руководителей.

§ Незнание, как реагировать, если подчиненный отклонил делегирование.

 

 

Раздел 1.4. Планирование личной работы менеджера

1. Время как ресурс. Целевое планирование работы менеджера.

2. Индивидуальный план руководителя

3. Преимущества планирования рабочего времени руководителя. Матрица классификации дел.

4. Методы выполнения планов

5. Правила планирования и организации рабочего времени на день

 

Ключевые слова: время, цель, план, планирование, принцип Паретто, планирование личной работы руководителя.

Цель изучения раздела: формирование системы знаний относительно преимуществ планирования труда руководителя.

Задачи изучения раздела:формирование компетентности относительно планирования труда руководителя.

Методические рекомендации к изучению Раздела 1.4.

Изучая пункт 1, обратите внимание на время как ресурс. Для этого обратитесь к литературе [1.5.7]

Изучая пункт 2, обратите внимание на особенности индивидуального планирования. Для этого обратитесь к литературе [2.3.]

Изучая пункт 3, обратите внимание на 7 аргументов в пользу письменного планирования. Для этого обратитесь к литературе [1.3.4.]

Изучая пункт 4, обратите внимание на приемы выполнения плана. Для этого обратитесь к литературе [1.3.4.]

Изучая пункт 5, обратите внимание на планирование рабочего дня. Для этого обратитесь к литературе [1.3.4.]

 

Учебный материал

 

1. Время как ресурс. Целевое планирование работы менеджера

 

Кратко законспектируйте основные положения

Время – один из ресурсов, который не возобновляется. Нехватка времени на выполнение поставленных задач приводит к искусственному удлинению рабочего времени, нерациональному его использованию. Нехватка времени – это результат отсутствия четкости, плановости и организованности работы руководителей. Установлено, что непредвиденный трехминутный телефонный разговор нередко приводит к потере 15-20 минут, необходимых для того, чтобы опять сосредоточиться и возобновить начальную работоспособность.

Проблема эффективного использования рабочего времени и его планирования актуальна для руководителей любого уровня.

Для руководителей высшего организационного уровня – председатель совета, президент корпорации, присущий очень напряженный ритм и огромный объем работы, что обуславливается| особенностью заданий, изменениями во внешней и внутренней средах организации. Руководитель такого уровня не может быть уверен в верности принятого решения, поскольку организация продолжает действовать, а внешняя и внутренняя среда продолжает изменяться, то есть постоянно существует риск допустить ошибки. Проведенные исследования показали, что рабочая неделя руководителей высшего звена управления длится 60-80 часов на неделю и тратится на:

· Запланированные заседания, встречи – 50 %

· Незапланированные встречи – 10 %

· Работа с бумагами – 22 %

· Поездки, осмотры – 3 %

· Разговоры по телефону – 6 %

Руководители среднего звена, которые отвечают за текущую работу организации, являются буфером между руководителями более высокого и низового звеньев|. Они готовят информацию, на которой базируется решение руководителей высшего звена, и отдают распоряжения и конкретные задания низовым линейным руководителям и специалистам.

Некоторые исследования свидетельствуют, что руководители среднего уровня тратят около 89 % времени на общение со своими подчиненными и сотрудниками. Существует и другая мысль, согласно с которой руководитель среднего уровня только до 34 % своего рабочего времени остается в одиночестве.

Характеризуя работу руководителей низового звена, необходимо отметить, что их работа является напряженной и наполненная частыми перерывами, переходами от решения одной задачи к другой. Средняя длительность выполнения одного задания составляет около 48 секунд.

Срок выполнения решений также короток. Они почти всегда реализуется менее чем через две недели.

Отечественные исследования, в ходе которых определялись основные причины перегрузки руководителей высшего и среднего уровней и причины неэффективного использования рабочего времени, показали такие результаты (в порядке их значимости):

недостаточная квалификация управленческого персонала – 66 %;

неустроенность информации – 50 %;

низкий уровень механизации труда в управлении – 50 %;

неорганизованность производственных процессов – 32 %;

нечеткое деление прав и обязанностей – 30 %;

большое количество совещаний – 28 %.

Анализ использования рабочего времени отечественными руководителями свидетельствует о следующем: длительность рабочего времени превышает норму на 3 часа, а полезная занятость при этом составляет всего 5-6 часов. Руководители подразделов используют время приблизительно так как и главные специалисты. Когда речь идет о полезной занятости, то имеется в виду перечень работ, видов деятельности, принятия решений и т.д., которые входят в компетенцию только этих руководителей.

Планировать личное рабочее время руководителя необходимо так как и все другие виды деятельности организации.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование более ценного ресурсу – времени. Чем лучше распределено (то есть спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть рациональной организации личного труда руководителя значит подготовку к реализации целей и структуризации времени. Планирование ежедневной работы, средне и долгосрочных заданий и результатов позволяет не только рационально использовать время, но и достичь успеха и быть уверенным в себе.

Главное преимущество планирования работы заключается в том, что оно приводит к значительной экономии времени в целом.

Существует оптимум затрат времени на планирование, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным от общего планового периода (год, месяц, неделю, день) Такой оптимум должен составлять не более 1%.

Однако формальное планирование может создать ряд ценных и существенных факторов для успеха организации.

1. Если комплекс работ решает конкретную задачу и направлен на конечные цели управленческой деятельности, то хорошо разработанные планы обеспечивают их достижение. Планирование определяет что, кого, когда, где, как, сколько и зачем нужно для достижения данной цели. Таким образом, оно является средством создания звена между постановкой цели и более полным планом ее реализации.

2. Планирование позволяет оценить практические возможности достижения целей. Оно является единственным средством формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.

3. Планирование облегчает поиск лучших и более эффективных путей достижения целей организации.

4. Планирование обнаруживает и устанавливает зоны потенциальных проблем и неожиданных следствий.

5. Планирование обеспечивает основы для оценки расходов и разработки бюджетов, календарных планов и ресурсов.

6. Планирование является основой для контролю. Чтобы контроль был эффективным, его стоит тесно связать с планированием. Такое увязывание является очень важным для обеспечения эффективности процесса управления в целом. Эффективный количественный метод его осуществления – это составление графиков, расписаний и бюджета.

7. Планирование помогает определить нужные рабочие взаимодействия и взаимоотношения. Поскольку оно служит для формирования целей, то помогает создать единство общих целей внутри организации.

8. Планирование позволяет предусмотреть обстоятельства, которые стоит учитывать при достижении целей. Формальное планирование способствует снижению риска в процессе принятия решений.

Цель - то, к чему стремятся, ориентир, который намечено достичь. Она определяет конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь имеется в виду не то, что ми делаем, а то ради чего ми это делаем. Цель – это своего рода вызов, что побуждает к действиям; это конкретное состояние определенных характеристик организации, достижение которых является желаемым и на достижение которых направлена деятельность данной организации. Даже наилучший способ работы напрасен, если ми предварительно четко не определим то, чего хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели, нужно думать о будущем. Цель дает понять, в каком направлении необходимо двигаться. Значимость целей очень тяжело переоценить. Цели являются исходной точкой планирования деятельности, цели лежат в основе построения организационных отношений, на целях базируется система мотивирования, которая используется в организации, кроме того, цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных сотрудников, и организации в целом.

Целевое планирование - планирование личного труда менеджера в зависимости от установленных целей, которые определяют конечный результат деятельности.

Постановка цели – это сознательное выполнение своих действий для ее реализации. Постановка целей – это постоянный процесс, поскольку в процессе деятельности руководителя может выясниться, что те или другие параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Именно в постановке целей заключаются основы деятельности предприятия и его успешное будущее. Если у руководителя существует осознанная цель то туда же направлены и все неосознанные цели руководителя, то есть цели служат для концентрации сил на важных направлениях.

Постановка цели проходит такие этапы:

· нахождение цели;

· анализ цели;

· формирование цели.

Нахождение цели

Для достижения успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого необходимо ответить для себе на такие вопросы:

- Каких целей ми хотим достичь?

- Согласовываются ли они между собой?

- Существуют ли так называемая главная цель и некоторые промежуточные на пути к главной цели?

- Знаем ли ми, что можем сделать для этого (сильные стороны) и над чем нам еще нужно работать (слабые стороны)?

Анализ цели

Анализ цели представлявляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что стоит поощрять (сильные стороны) и над чем еще нужно работать (слабые стороны).

Наличие целей является необходимым условием для успешного функционирования организации в долгосрочной перспективе. Но если определенные цели являются ошибочными, это может привести к очень серьезным негативным последствиям как для организации в целом, так и для конкретных руководителей и их подразделов.

Накопленный в бизнесе опыт позволяет утверждать, что цели организации должны отвечать таким требованиям:

· Цели должны быть досягаемыми. Обычно, цели должны содержать определенный вызов для сотрудников и подчиненных руководителя, который выдвигает данные цели.

· Цели должны быть конкретными и измеримыми. Для того чтобы рабочие осознали, что в действительности от них требуется, цели должны быть конкретными и понятными, иначе работающие могут неверно их понять и между руководством и подчиненными постоянно будут возникать конфликты и недоразумения. Это значительно ухудшит психологическое состояние коллектива и условия труда, и как следствие – уменьшится уровень производительности труда. Цели должны быть также измеряемыми.

· Цели должны иметь конкретный часовой горизонт. Сегодня время является наиболее ценным ресурсом организации. Рациональное его использование предоставляет организации дополнительные преимущества над конкурентами. Руководство организации должно уделять значительное внимание экономии времени. Цели должны быть достигнуты в строго установленные сроки.

· Противоречивость целей. Цели должны быть согласованы между руководителями, для того чтобы структурные подразделения совместными усилиями достигали их, а не мешали друг другу.

Путем анализа своих возможностей мы определяем, что вообще можем сделать, то есть каким потенциалом для достижения целей владеем. Речь идет о последующем развитии этого потенциала.

Формулировка цели

Это последняя ступень при постановке целей. Эта конкретная формулировка практических целей для следующей стадии планирования.

«Установить сроки – сформулировать результаты».

В любой большой организации, которая имеет несколько структурных подразделений и несколько уровней управления, создается иерархия целей, которая представляет декомпозицию целей высшего уровня в целях низшего уровня. Специфика иерархического построения целей в организации обусловлена тем, что:

· цели высшего уровня всегда носят более широкий характер и имеют более длительный часовой интервал достижения;

· цели низшего уровня являются средствами для достижения целей высшего уровня.

Да, краткосрочные цели, которые выплывают из долгосрочных, являются их конкретизацией и детализацией, они “подчинены” долгосрочным целям. Краткосрочные цели будто устанавливают вехи на пути достижения долгосрочных целей. Именно путем достижения краткосрочных целей организация шаг за шагом продвигается в направлении достижения своих долгосрочных целей. Иногда, если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными.

Иерархия целей играет очень важную роль, поскольку она устанавливает взаимозависимость подразделов организации и обеспечивает ориентацию всех подразделов на достижение целей наивысшего уровня.

 

2. Индивидуальный план руководителя

 

Кратко законспектируйте основные положения

 

Планирование личной работы руководителя - э то первое и важное звено в рациональной организации его личной работы. Оно в обязательном порядке предполагает уста­новление вполне определенных сроков, как достижения поставленных целей и решения задач, так и проведения мероприятий конкретного содержания. Уста­новление сроков выполнения - важный и ответственный момент в планиро­вании. Умение экономно расходовать время является признаком высокой куль­туры управления признаком воспитанного и организованного делового чело­века. Закон прост: чем больше времени руководитель затрачивает на планирование ра­бот, тем меньше его уходит на непосредственное решение проблемы, а это тем самым экономит общее время.

Если на планирование своего рабочего дня Вы затрачиваете 8 минут и последовательно придерживаетесь плана, то ежедневно Вы можете выиграть 1 час времени для выполнения наиболее важных задач. Чем лучше Вы умеете распределить (спланировать) свое время, тем лучше Вы сможете использовать его для достижения профессиональных и личных целей. Ваше преимущество заключается в планировании своей работы.

Индивидуальный план работы руководителя должен составляться на день, неделю, месяц, квартал, год. При этом он может использовать календари с делениями, специальные карточки, еженедельники, графики, таблицы и т.д. («белые карточки «не запоминать ничего»).

Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представле­ния, что он делает, когда, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направле­ниям:

- работа с документами;

- работа с кадрами;

- решение социально-экономических вопросов;

- решение коммерческих (производственных) вопросов;

- совещания, переговоры, беседы;

- командировки;

- непроизводительные затраты времени (резерв).

Долгосрочные и среднесрочные планы.

Необходимость и целесообразность планирования – это постулат, который не обсуждается.

«Планируйте свою жизнь на день, неделю, месяц, год и более» - эта фраза звучит постоянно. Однако нам прежде всего необходимо иметь долгосрочные, среднесрочные и текущие цели.

Как отмечают иностранные специалисты, достигшие высочайших вершин в политике и бизнесе, только 3 % работоспособного населения Земли имеют сформулированные письменно долгосрочные цели, около 10 % имеют цели и планы, но они не оформлены письменно, остальные 87 % не имеют ни целей, ни планов.

Известные ученые в области управления Г.Хэмел и К.К.Прахалад, авторы книги «Competing for the Future» («Конкурируя за буду­щее»), уверены, что менеджеры уделяют планированию будущего (стратегическому) слиш­ком мало времени. По их мнению, действует «правило 40—30—20». Со­гласно этому правилу, «управляющие высшего звена 40% своего време­ни тратят на размышления о внешнем мире и 30% — на то, чтобы вглядеться на три-четыре года вперед. Из времени, затрачиваемого на размышления о будущем, не более 20% расходуется на попытки создать коллективное видение будущего (остальные 80% посвящены перспекти­вам того дела, которым занимается сам менеджер). Таким образом, высокопоставленный администратор только 2,4% своей энергии расхо­дует на создание такого видения», а высшие менеджеры должны от 20 до 50% своего времени посвящать заглядыванию в будущее. По их мнению, задача руководителей — видеть будущее до того, как оно наступило, и раньше, чем что бы то ни было.

Причины, по которым большинство руководителей избегают постановки целей и разработки долгосрочных планов:

- они не знают и не умеют их разрабатывать;

- они считают, что это слишком сложно и долго;

- даже если они сами составляют планы и разрабатывают цели, они в них не верят;

- они начинают с долгосрочных планов, а немедленное отсутствие результатов приводит их в состояние шока и длительного стресса.

Поэтому необходимо иметь огромное желание правильно ставить правильные долгосрочные и среднесрочные цели и разрабатывать планы по их реализации. Однако поставленная цель - это только первый шаг. Современная теория в области постановки целей и последующего планирования предполагает последующие шаги:

1. необходимо представить себе картину жизни, которая бы полностью соответствовала вашим идеалам и жизненным ценностям. В жизни каждого человека можно выделить четыре основные сферы деятельности:

духовная;

финансовая;

образование;

отдых, спорт, хобби и развлечения.

Существуют эффективные и простые методики для определения личных целей в каждой из сфер. Одна из них – «Лучевые диаграммы». Суть её в том, что на чистом листе бумаги в центре записывается Ваше имя и оно обводится. Вокруг него в произвольном порядке размещаются ваши жизненные ценности. Ими могут быть: «семья», «здоровье», «работа», «Карьера», «благополучие», «финансы», «общественная деятельность», «дача», «отдых» и т.д.

Затем последовательно рассмотрите каждую позицию и отметьте возле неё все идеи и цели, которые при этом при этом будут возникать. Делается это быстро, произвольно, бессистемно, не задумываясь: важная, нужная, большая или маленькая цель. Главное, что она возникла у Вас. Цели могут идти вперемешку долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные.

Потом на отдельный лист выписываются все цели, которых вы хотите достичь. Затем располагаете последовательно каждую цель в центре нового листа и рассматриваете её более детально, разбивая её на подцели. И далее на задачи.

Все цели имеют разные приоритеты по важности, срочности, продолжительности, результатам своевременного (несвоевременного), качественного (некачественного) выполнения работ. Самый лучший способ – расставлять приоритеты по всем делам, даже мелким.

2. необходимо разработать планы по реализации долгосрочных и среднесрочных целей.

Необходимо научиться правильно планировать, поэтому нужно постоянно совершенствоваться в этом направлении.

Рисунок 1. Лучевая диаграмма целей

Краткосрочные и оперативные (ежедневные) планы

Краткосрочное планирование – это планы, которые, в зависимости от необходимости, могут составляться на 6 временных периодов: год, полугодие, квартал, месяц, декаду, или неделю.

Оперативные (ежедневные) планы - это планы на день, расписание на один день.

Начинать планирование времени рекомендуется с составления плана работы на день, так как:

ü День – это наименьшая и хорошо обозримая единица систематического планирования;

ü Каждый день можно рассматривать в качестве нового начала, если предыдущий день был неудачным;

ü Тот, кто не умеет придерживаться плана работы на день, не сможет также придерживаться и планов на более длительные периоды (месяц, год).

На планирование требуется ежедневно 8 минут. Зафиксируйте (запишите) задачи, виды деятельности и встречи, которые Вы хотели бы и должны выполнить в конкретный день:

Необходимые задания из Вашего списка на неделю или месяц; невыполненные задания предыдущего дня; дополнительно возникшие дела на этот день; встречи; телефонные звонки; корреспонденция; периодически повторяющиеся дела.

3. Преимущества планирования рабочего времени руководителя.

Матрица классификации дел.

 

Кратко законспектируйте основные положения

 

Чем лучше Вы умеете распределить (спланировать) свое время, тем лучше Вы сможете использовать его для достижения профессиональных и личных целей. Ваше преимущество заключается в планировании своей работы.

7 аргументов в пользу письменного планирования:

1) планы, удерживаемые просто в памяти, проигрывают в обзорности («с глаз долой, из сердца вон») и подвержены частым изменениям;

2) письменное планирование означает разгрузку памяти;

3) письменно зафиксированный план имеет психологический эффект самомотивации к деятельности, а ваши действия при осуществлении задач конкретного дня будут более целенаправленными и сориентированными на строгое выполнение запланированного;

4) письменный план поможет Вам меньше отвлекаться (т.е. концентрироваться), а это в свою очередь будет заставлять Вас выполнять запланированные задания;

5) благодаря контролю за выполнением плана на день, вы не потеряете из виду невыполненные пункты (перенос их на следующий день);

6) Вы сможете достичь большего успеха, чем лучше сумеете оценить свою потребность во времени и возможные помехи. Таким образом Вы сможете запланировать «буферное время» для непредвиденных событий.

7) Письменные планы, собранные в скоросшивателе, одновременно являются информацией (документацией) о проделанной работе и в определенных случаях могут служить доказательством или протоколом Вашей деятельности или бездействия.

Главные направления совершенствования процесса планирования и использования рабочего времени:

1) совершенствование процесса делегирования;

2) выделение приоритетов в управленческой деятельности;

3) оптимизация процесса постановки собственных мотивирующих целей и целей подчи­нённых;

4) совершенствование процесса планирования и организации рабочего времени;

5) внедрение эффективной системы контроля за реализацией намечен­ных планов.