Понятие формуляра. Основные реквизиты документов

 

Законспектировать основные положения

 

В основу унификации документов положена общая модель построения документов. Графические модели или схемы образцов документов называют “формуляр – образец”.

“Формуляр – образец” – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Формуляр – образец указывает место реквизитов на листе бумаги.

Реквизиты – обязательный элемент, присущий определенному виду документов.

Формуляр также определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле – место в документе, где находятся реквизиты.

Служебное поле – место в документе, которое занято реквизитами. Установлены размеры полей (для формата А4):

левое – 25 мм.; правое – 8 мм.;

верхнее – 20 мм.; нижнее – 20мм|.

Государственный стандарт на организационно – предписывающей документации устанавливает максимальный состав и размещение реквизитов (формуляр – образец) который используют при составлении| управленческих документов. В зависимости от наименования и назначения документа оформляются определенные, свойственные только этому виду элементы официального документа (реквизиты). Обязательными реквизитами документа является:

1) наименование учреждения – автора документа;

2) название документа или унифицированной формы|л;

3) дата;

4) индекс;

5) заглавие к тексту;

6) текст;

7) подпись;

8) визы;

9) отметка о выполнении документа и направление его к|до| делу.

Состав обязательных реквизитов документов может быть дополнен другими реквизитами, если в том нуждается назначение документа, его обработка и тому подобное.

Бланк документа – это лист бумаги с предварительно воспроизведенными реквизитами, которые содержат постоянную информацию об организации, – авторе документа. На общих бланках обязательные: герб Украины, эмблема организации и код.

Наименование организации указывается в точном соответствии с отмеченным в уставе и отмечается на бланках типографским| способом во время их изготовления.

Название вида документа. На всех бланках, отмечается его название (ПРИКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, СПРАВКА и тому подобное), которое способствует восприятию содержания документа.

Название вида документа указывается на бланке печатным или машинописным способом во время изготовления документов или предварительно указывается при изготовлении бланков и должна отвечать компетенции организации и содержания управленческого действия.

Исходя из названия вида бланка, устанавливается перечень необходимых для его оформления реквизитов.

Заглавие на бланке должно грамматически согласовываться с названием документа и формироваться с помощью существительного и глагола, отвечая на вопрос “о чем?”. Например: приказ (о чем?) об утверждении плана работы.

Если в документе идет речь о нескольких вопросах, заглавие может формулироваться обобщенно. Заглавие формулируется составителем документа и печатается| через один междустрочный интервал.

Некоторые авторы коммерческих писем используют свыше 100 слов там, где можно обойтись 40, и злоупотребляют чужим временем и вниманием. Качество более важно количеству, потому не нужно стремиться списать всю страницу. Короткое изложение текста требует избегания пустых фраз и использования короткого варианта:

Фразы-“пустышки”	Короткий вариант
В настоящее время В течение того периода После тщательного рассмотрения В течение этого времени Это вопрос, который Сделать запрос относительно В текущий момент	Теперь Тогда Рассмотрев Когда Это вопрос Выяснить В настоящий момент

 

Выбор слов для делового документа должен отвечать установленным в украинском языке и литературе нормам. Продуманное мотивированное употребление слова в документе оправдывает его появление в тексте независимо от того, какое это слово по происхождению. Уместно подобранное слово воспринимается читателем положительно, а если оно отрывается от содержания, или вызывает у него возмущение, удивление, смех – это значит, что составитель документа не продумал его до конца, неудачно выбрал и употребил слово, некстати сформулировал предложение.

Сплошной текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и используется при составлении писем, предписывающих документах, положений, правил и тому подобное.

Как правило, тексты писем и предписывающих документов состоят из двух частей. В первой из них, констатирующей, указываются основание или обоснование составления| документа, во второй, резолютивной приводятся выводы, предложения, решения распоряжения или просьбы.

В отдельных случаях текст документа может содержать лишь одну резолютивную часть: приказы – предписывающую часть без констатирующей, письма – просьба без объяснения и тому подобное.

Текст сложных документов может состоять из разделов, подразделов, но должен иметь при необходимости заглавия и нумерацию, которые размещаются в логической последовательности изложения вопросов и нумеруются арабскими цифрами с предоставлением каждому разделу, подразделу| соответствующего числового знака через точку (1.1.2, 1.1.3, 1.2, 2.1.1). Фамилии, наименования, сроки размещаются в тексте в алфавитном или другом принятом для данного вида документа порядке.

Произвольное сокращение наименования учреждений и отдельных слов не допускается.

В документах, оформленных на двух и больше страницах, вторая и следующие страницы нумеруются. Номера страниц размещают посреди верхнего поля на расстоянии 10 – 15 мм от верхнего поля листа.