Кассовая дисциплина (практический урок №1).

Все Украинские предприятия знают, что кассовая дисциплина - это очень важный вопрос и, что штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины очень высокие.

По мнению многих руководителей предприятий и бухгалтеров, соблюдение кассовой дисциплины это важный вопрос, но важный вопрос для предприятий у которых есть РРО, для предприятий активно пользующихся кассой своего предприятия для проведения наличных операций, а вот для тех кто проводит всего несколько операций в месяц по кассе предприятия (как они), а именно снятие деньг с банка на выдачу зарплаты сотрудникам, на командировочные расходы и мелкие хозяйственные расходы, вопрос оформления кассовых документов носит формальный характер.

Это ошибочное мнение. Штрафы по нарушению кассовой дисциплины относятся ко всем. Опираясь на наш практический опыт уверяем, что гораздо больше нарушений по кассе можно найти у таких не активных пользователей кассы.

Почему предприятия, которые пользуются кассой для снятия наличных на зарплату, командировки попадают в группу высокого риска неправильного ведения кассовой книги и кассовой дисциплины?
Да, потому, что они считают, что этот вопрос не попадает в группу больших рисков для их предприятия, в чем очень глубоко ошибаются.
Выше упомянутые предприятия придают не очень большое внимание изучению нормативной базы относительно вопросов кассовой дисциплины. И спасает их от частых и огромных начислений штрафных санкций только то, что налоговая редко проверяет их кассовые книги, как правило, только при плановой проверке.

Приведем Вам наиболее часто встречающиеся нарушения на такого рода предприятиях.

Ошибка первая: Рассмотрим вариант выплаты зарплаты на предприятии по ведомости на выплату зарплаты.
Согласно п.3.8. положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (Положение №637), «3.8. Выплаты, связанные с оплатой труды, проводятся кассиром предприятия или за расходными кассовыми ордерами на каждого получателя или за расходными сведениями…

Одноразовые выдачи наличности на выплаты, связанные с оплатой труда, отдельным личностям проводятся, как правило, за расходными кассовыми ордерами.»

Руководствуясь этим пунктом, на некоторых предприятиях ответственные лица за выдачу зарплаты считают, что для правильного проведения выплаты заработной платы достаточно правильно оформленной ведомости на выплаты зарплаты и расходно-кассового ордера не требуется.
Это ошибочное мнение.
Положения и инструкции надо читать внимательно до конца.
В последнем абзаце п.3.9.Положение № 637 сказано, что по окончанию выплаты зарплаты бухгалтер (ответственное лицо) должен «осуществить соответствующую запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией расходным кассовым ордером на фактически выданную сумму по расходному сведению», что говорит о том, что расходный кассовый ордер должен быть выписан обязательно.
На практике на предприятиях часто допускается такое нарушение по кассовой дисциплине, как оформление только ведомости по выплате зарплаты.

Бухгалтер прочитав первый абзац п.3.8 Положения № 637 считает, что есть точное определение «или за расходными кассовыми ордерами на каждого получателя или за расходными сведениями» и не дочитав или не придав значения п.3.9 имеют полную уверенность в том, что правильно оформленная ведомость по выплате зарплаты – это гарантия правильности ведения кассовых операций, и не логично оформлять и ведомость по зарплате и расходный кассовый ордер.
Так вот оформление и ведомости на выплату зарплаты и расходного кассового ордера есть вполне логичным.
Почему?
Да потому, что выплата заработной платы по ведомости на протяжении трех дней.
Логичным есть тот факт, что кто-то из сотрудников не получит зарплату, например по причине внезапной болезни, и сума по ведомости на выплату зарплаты не совпадет с фактической выплатой зарплаты.
По этому лишь после проведения фактической выплаты зарплаты, оформляется расходный кассовый ордер.
Ошибка вторая: На практике часто встречается нарушение кассовой дисциплины, когда на предприятии оформляется и ведомость по зарплате и расходный кассовый ордер по ведомости на зарплату, но при этом расходный ордер оформлен не правильно.
Когда оформляется расходный кассовый ордер бухгалтера, часто в строке «Выдать» пишут не фамилию кассира или фамилию уполномоченного на выплату зарплаты, а в лучшем случае «по ведомости №..» в худшем ничего,
В данном случае, как правило ответственные за ведение кассы работники руководствуясь не внимательно прочитанным последним абзацем п. 3.10.Положения № 637, который гласит, что «п.3.10….. В кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых….., реквизит "Получил" или "Принято от" не заполняется.»
То есть, прочитав этот пункт, многие считают, что, так как, расходный косовый ордер на выплату зарплаты оформляется на общую суму, то реквизиты «Выдать» не заполняются, но ведь в инструкции четко указано "Получил" и "Принято от".
«Получил» или «Принято от» относится к приходному кассовому ордеру и к расходному кассовому ордеру никакого отношения не имеет.
Поэтому в расходном кассовом ордере на против реквизита «Выдать» должна стоять фамилия, имя и отчество кассира или лица уполномоченного выдать зарплату, а в графе «Получил» его подпись.

Обращаем внимание, что согласно второго абзаца п.3.5, п.7.24 Положение № 637 «3.5. Для выведения остатка наличности в кассе не принимаются расходные кассовые ордера или расходные сведения, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.»
«7.24. В случае выявления во время проверок расходных кассовых ордеров или расходных сведений, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя (абзац второй пункту 3.5 этого Положения), сумма наличности за такими расходными документами добавляется к остатку наличности в кассе исключительно в день, в котором оформлены отмеченные расходные документы, и в дальнейшем отмеченная сумма не берется для расчета сверхлимитных остатков наличности.

О чем это говорит, да о том, что не взирая на то, что ответственным лицо было правильно оформлено ведомость на выплату зарплаты, но в расходном ордере не было указано фамилию имя отчество уполномоченного лица по выдаче зарплаты с подтверждением получения денежных средств его подписью, есть основанием для того, что бы сума наличных за таким расходным ордером была прибавлена к суме остатка наличных в кассе, что приведет к превышению лимита в кассе и начислению штрафа в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности.

Последствия вышеизложенных нарушений (административная ответственность, штрафы):

1. Административная ответственность – за нарушение правил ведения кассовых операций штраф от 8 до 15-ти нмдг (от 136 грн. до 255 грн.) за повторное нарушение на протяжении года – штраф от 10 до 20 нмдг (от 170 грн. до 340 грн.) ст. 164.2 Кодекса об административных правонарушениях

2. Штраф-превышение установленного лимита остатка наличных в кассе, в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день.

Приводим ответ по данному вопросу представленный ГНА на официальном сайте ГНИ в разделе ЕДИНСТВЕННАЯ БАЗА НАЛОГОВЫХ ЗНАНИЙ

«Вопрос:

Считается ли нарушением отсутствие подписи получателя в расходных кассовых ордерах или расходных сведениях?

Ответ:

Абзацем вторым подпункта 3.5 пункта 3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15 декабря 2004 года N 637, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 13 января 2005 года за N 40/10320 (с изменениями и дополнениями) (дальше - Положение), определенно, что для выведения остатка наличности в кассе не принимаются расходные кассовые ордера или расходные сведения, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.

В соответствии с подпункту 7.24 пункта 7 Положения в случае выявления во время проверок расходных кассовых ордеров или расходных сведений, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя (абзац второй пункту 3.5 этого Положения), сумма наличности за такими расходными документами добавляется к остатку наличности в кассе исключительно в день, в котором оформлены отмеченные расходные документы, и в дальнейшем отмеченная сумма не берется для расчета сверхлимитных остатков наличности.

Согласно статьей 1 Указа Президента Украины от 12 июня 1995 года N 436/95 "О применении штрафных санкций за нарушение норм из регуляции оборота наличности" (с изменениями и дополнениями) за превышение установленных лимитов остатка наличности в кассах к юридическим лицам всех форм собственности, физических лиц - граждан Украины, иностранных граждан и лиц без гражданства, которые являются субъектами предпринимательской деятельности, а также постоянных представительств нерезидентов, через которые полностью или частично осуществляется предпринимательская деятельность, применяется штрафная санкция в двукратном размере сумм обнаруженной сверхлимитной наличности за каждый день.»

Автор: Погосская Светлана Анатольевна