Управление портфелем проектов

Общие положения

 

Управление портфелем проектов подразумевает деятельность, направ­ленную на достижение стратегических целей организации путем формирования, оптимизации, мониторинга и контроля, управления изменениями портфеля про­ектов в условиях определенных ограничений.

Управление портфелем проектов обеспечивает связь между уровнем стратегического управления в организации и уровнем управления проектами и программами.

Управление портфелем проектов представляет совокупность следующих процессов:

 

а) группа процессов обеспечения управления портфелем:

1) процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов;

2) процесс формализации процедур управления и параметров оценки портфеля проектов;

 

б) группа процессов формирования портфеля проектов:

1) процесс идентификации компонентов портфеля;

2) процесс оценки компонентов портфеля;

3) процесс расстановки приоритетов;

4) процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов;

5) процесс авторизации портфеля проектов;

 

в) группа процессов мониторинга и контроля портфеля проектов:

1) процесс контроля реализации портфеля проектов;

2) процесс управления изменениями.

 

Процессы управления портфелем проектов выполняются последователь­но, с определенной цикличностью.

5.2 Группа процессов обеспечения управления портфелем

 

 

5.2.1 Процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов

 

Цель процесса: обеспечение команды управления портфелем достовер­ной информацией для определения структуры и состава портфеля проектов, а также определение принципов управления портфелем проектов.

 

Выходы процесса:

- данные о миссии, стратегических целях и приоритетах организации в части управления портфелем;

- данные об ограничениях портфеля (по бюджету, человеческим ресурсам

и др.);

- информация, влияющая на стратегические решения управления органи­зацией и портфелем проектов (рыночная конъюнктура, требования законода­тельства, изменения политической обстановки и др.).

 

5.2.2 Процесс формализации процедур управления и параметров оценки портфеля проектов

 

Цель процесса: установление единой системы формальных методик, про­цедур и критериев для управления портфелем проектов.

Выходы процесса:

- определен и утвержден перечень категорий компонентов портфеля;

- определен и утвержден перечень параметров оценки компонентов для каждой категории;

- определен и утвержден перечень методик оценки и анализа параметров оценки компонентов;

- определен и утвержден интегральный показатель, отражающий степень важности и инвестиционной привлекательности компонента;

- определен и утвержден перечень показателей портфеля;

- утверждены нормативно-регламентные документы (регламенты, положе­ния и т.п.) по управлению портфелем проектов.

 

 

5.3 Группа процессов формирования портфеля проектов

 

 

5.3.1 Процесс идентификации компонентов портфеля проектов

 

Цель процесса: унификация, категоризация и структуризация информации о существующих предложениях по инициации новых проектов, а также реализуемых в настоящий момент проектах и программах в рамках портфеля проек­тов.

Выходы процесса:

- определен и документирован перечень всех потенциальных компонентов портфеля проектов, сгруппированных по категориям;

- определен и документирован перечень отклоненных компонентов портфеля;

- уточнен и документирован перечень реализуемых в настоящий момент компонентов портфеля, сгруппированных по категориям;

- определен и документирован перечень компонентов, по которым требу­ется дополнительная информация для анализа.

 

 

5.3.2 Процесс оценки компонентов портфеля проектов

 

Цель процесса: сбор и подготовка объективной и полной информации о потенциальных и текущих компонентах портфеля для принятия обоснованного решения по ранжированию и приоритизации компонентов.

 

Выходы процесса:

- определен и документирован перечень потенциальных компонентов портфеля с оценками по всем критериям;

- определен и документирован перечень реализуемых компонентов порт­феля с оценками (при необходимости).

 

 

5.3.3 Процесс расстановки приоритетов

 

Цель процесса: ранжирование и определение приоритетов компонентов по интегральному показателю и/или обоснованной необходимости для органи­зации.

Выходы процесса:

- определен и документирован перечень всех потенциальных компонентов портфеля с общей оценкой (приоритетом) компонента;

- определен и документирован перечень реализуемых компонентов порт­феля с новым рейтингом и приоритетом (при необходимости).

 

 

5.3.4 Процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов

 

Цель процесса: формирование оптимального перечня компонентов, наи­лучшим образом обеспечивающих достижение стратегических целей организа­ции с учетом существующих ограничений.

Выходы процесса:

- определен и документирован перечень компонентов, рекомендованных к реализации в рамках портфеля;

- определен и документирован перечень компонентов, не рекомендован­ных к включению в состав портфеля (отклоненные компоненты, компоненты, реализацию которых необходимо остановить и т.п.);

- определена структура портфеля;

- определены и документированы результаты укрупненного распределе­ния бюджета и ресурсов для одобренных компонентов.

 

 

5.3.5 Процесс авторизации портфеля проектов

 

Цель процесса: формальные одобрение и утверждение состава текущего портфеля проектов, распределения ресурсов и бюджета портфеля между компонентами, утвержденными к реализации.

 

Выходы процесса:

- утверждены структура портфеля проектов и перечень компонентов, вошедших в состав портфеля;

- утвержден перечень компонентов, не вошедших в состав текущего портфеля (отклоненные компоненты, компоненты, реализацию которых необходимо остановить и т.п.);

- утверждено распределение бюджетов и ресурсов для одобренных компонентов.

 

5.4 Группа процессов мониторинга и контроля портфеля проектов

 

 

5.4.1 Процесс контроля реализации портфеля проектов

 

Цель процесса: оперативное выявление отклонений текущих показателей от плановых показателей портфеля и обеспечение корректирующих действий для их устранения.

Выходы процесса:

а) отчеты об исполнении компонентов портфеля и портфеля в целом;

б) запросы на изменения портфеля проектов;

в) управленческие решения, включая следующие:

1) решения по внесению изменений в состав компонентов портфеля;

2) решения по изменению приоритетов компонентов портфеля проектов;

3) решения по перераспределению ресурсов между компонентами портфеля;

4) решения по корректировке отдельных компонентов портфеля;

5) рекомендации по изменению методологии управления портфелем.

 

5.4.2 Процесс управления изменениями портфеля проектов

 

Цель процесса: внесение управляемых изменений в состав портфеля и перераспределение ресурсов при изменении внешних и внутренних условий.

Выходы процесса:

- запросы на изменения для дополнительного анализа;

- утвержденные запросы на изменения;

- скорректированный портфель/ компонент портфеля в соответствии с утвержденным запросом на изменение.

 

 

6 Требования к документации по управлению портфелем проектов

Форма, наименование и содержание документов могут отличаться и зави­сят от специфики портфеля проектов или требований организации, в рамках ко­торой он реализуется.

 

Документами необходимо управлять в соответствии со следующими тре­бованиями:

- документы должны быть утверждены до их применения;

- необходимо обеспечить анализ актуальности документов и их своевре­менное обновление по мере изменения и соответствующую идентификацию версий документов;

- необходимо обеспечить наличие актуальных версий документов в местах их применения;

- необходимо обеспечить сохранение документов в течение установлен­ных сроков и возможность их восстановления;

- необходимо обеспечить уровень конфиденциальности и доступности до­кументов согласно требованиям заказчика и других заинтересованных сторон портфеля проектов;

- необходимо обеспечить предотвращение непреднамеренного использо­вания устаревших документов и соответствующую идентификацию устаревших документов, оставленных для определенных целей.