Глава 7. Учет запасов

7.1 Классификация запасов

Основным документом, определяющим порядок учета запасов, явля­ется Инструкция но учету запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 08.12.2000 г. № 125 (далее — Инструкция № 125).

Инструкцией № 125 определено, что срок ожидаемой эксплуатации за­пасов учреждения устанавливается центральным органом исполнительной власти по ведомственной подчиненности или самостоятельно учреждени­ем в момент приобретения запаса, если такие нормативные документы отсутствуют. На сегодняшний день таких нормативных документов пока нет. поэтому бюджетные организации при приобретении запасов самостоятельно устанавливают срок их ожидаемой эксплуатации.

Бюджетные учреждения в соответствии со своими целями и задачами выполняют различные функции, поэтому состав запасов, находящихся в их распоряжении, может быть самым разнообразным.

Кзапасам бюджетных учреждений относятся оборотные материальные активы, принадлежащие учреждению, реализацию и расходование кото­рых планируется осуществить в течение года.

В составе запасов учитываются:

- сырье и материалы;

- оборудование, конструкции и детали к установке;

- специальное оборудование для научно-исследовательских работ по хозяйственным договорам;

- строительные материалы;

- материалы для учебных, научных и других целей;

- продукты питания;

- медикаменты и перевязочные средства;

- хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности;

- топливо, горючие и смазочные материалы;

- тара;

- запасные части к машинам и оборудованию;

Глава 7. Учет запасов

- изделия и продукция подсобных (учебных) мастерских;

- молодняк всех видов животных и животные на откорме;

- малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;

- другие запасы.

Для учета запасов Планом счетов предусмотрены следующие счета:

20 «Производственные запасы»;

21 «Животные на выращивании и откорме»;

22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы»;

23 «Материалы и продукты питания»;

24 «Готовая продукция»;

25 «Продукция сельскохозяйственного производства». Рассмотрим особенности применения этих счетов.

На счете 20 «Производственные запасы» учитывается оборудование, подлежащее установке на строящихся и реконструируемых объектах, строительные материалы, конструкции, детали и другие материальные ценности, приобретенные за счет средств, выделенных на капитальное строительство, материалы для научно-исследовательских работ, а также специальное оборудование, приобретенное для выполнения научно-ис­следовательских работ по хозяйственным договорам.

К счету 20 Планом счетов предусмотрены такие субсчета:

201 «Сырье и материалы»;

202 «Оборудование, конструкции и детали к установке»;

203 «Спецоборудование для научно-исследовательских работ по хозяй­ственным договорам»;

204 «Строительные материалы»;

205 «Прочие производственные запасы».

На субсчете 201 «Сырье и материалы» учитываются сырье и матери&иы краткосрочного использования для научно-исследовательских работ и капитального строительства.

На субсчете 202 «Оборудование, конструкции и детали к установке» учи­тываются строительные конструкции и детали, в частности, металличес­кие, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений; сборные элементы; оборудование для отапливае­мой, вентиляционной, санитарно-технической системе (отапливаемые кот­лы, радиаторы и т. п.). На этом субсчете также учитывается отечественное и импортное оборудование, нуждающееся в монтаже и предназначенное для установки, и другие материальные ценности, необходимые дія строи­тельства. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудова­ние, которое может быть введено в действие только после сборки его час­тей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в со­став оборудования включается и контрольно-измерительная аппаратура

150 Раздел второй. Особенности бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях

и другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленно­го оборудования.

На субсчете 204 «Строительные материалы» учитываются строительные материалы, приобретенные за счетсредств, предназначенных на капитаїь-ное строительство, и используемые в процессе строительных к монтажных работ.

К строительным материатам относятся:

- силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кир­пич, черепица);

- лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и т. д.);

- строительный металл (железо, жесть, сталь, цинк листовой и т. д.);

- металлоизделия (гвозди, гайки, болты, железные изделия и т. д.);

- санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники и т. д.);

- электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, предохранители, изоляторы и т. п.);

- химико-москательные (краска, олифа, толь и т. д.) и другие аналогич­ные материалы.

В подсобных сельских хозяйствах на этом субсчете учитывается поса­дочный материал, приобретенный за счет капитальных вложений для зак­ладки садов, ягодников, виноградников и т. п.

По дебету субсчетов 202 «Оборудование, конструкции и детали к установке», 204 «Строительные материалы» отражается стоимость обору­дования и строительных материалов, полученных на склад бюджетной организации от поставщиков для выполнения строительных работ в корреспонденции с кредитом субсчета 631 «Расчеты с поставщиками и под­рядчиками». При передаче оборудования и строительных материалов со склада подрядчикам и бухгалтерском учете производится запись по дебету субсчета 631 и кредиту субсчетов 202, 204.

На субсчете 203 «Спецоборудование для научно-исследовательских ра­бот по хозяйственным договорам» в научно-исследовательских учреждени­ях и высших учебных заведениях учитывается специальное оборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских работ по хозяйственным договорам по конкретной теме заказчика с целью дальней­шей его передачи в научное подразделение.

По дебету субсчета 203 отражается стоимость приобретенного специ­ального оборудования для выполнения научно-исследовательских работ в корреспонденции с кредитом счетов 351.364,631—635,675. При переда­че оборудования со склада в научное подразделение для выполнения на­учно-исследовательских работ составляется запись по дебету субсчета 823 «Расходы на научно-исследовательские работы по договорам» и кредиту субсчета 203. Переданное оборудование учитывается также на забатансо-вом счете 02 «Активы на ответственном хранении».

Глава 7. Учет запасов

Если после завершения работы по теме (договору) спеноборулование не возвращается заказчику, то оно оценивается по иене возможного исполь­зования и учитывается по дебету субсчетов 104 «Машины и оборудование», 106 «Инструменты, приборы и инвентарь» и кредиту субсчетов 401 «Фонд в необоротных активах» и 131 «Износ основных средств» — при использова­нии в качестве основных средств; по дебету субсчета 221 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся на складе и в экс­плуатации» и кредиту субсчета 411 «Фонд в малоценных и быстроизнашива­ющихся предметах» —-при использовании в качестве МБП. Если это обору­дование учитывается в качестве материалов, то оно приходуется ію дебету субсчетов 231 «Материалы для учебных целей», 234 «Хозяйственные матери-алы и канцелярские принадлежности» и кредиту субсчетов 681 «Внутрен­ние расчеты по общему фонду». 701 «Ассигнования из Государственного бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия», 702 «Ассигнова­ния из местного бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия». Одновременно стоимость этого оборудования списывается с забалансового счета 02.

На субсчете 205 «Прочие производственные запасы» учитываются все другие запасы, которые используются для научно-исследовательских ра­бот по хозяйственным договорам и капитального строительства и не на­шли своего отражения на субсчетах 201 — 204.

На счете 23 «Материалы и продукты питания» учитываются материалы и продукты питания бюджетных учреждений.

Планом счетов к счету 23 предусмотрены следующие субсчета:

23 і «Материалы для учебных, научных и других целей»:

232 «Продукты питания»;

233 «Медикаменты и перевязочные средства»;

234 «Хозяйственные материшш и канцелярские принадлежности»;

235 «Топливо, горючие и смазочные материалы»;

236 «Тара»;

237 «Материалы в пути»;

238 «Запасные части к машинам и оборудованию»;

239 «Прочие материалы».

На субсчете 231 «Материалы для учебных, научных и других целей» учиты­ваются реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматери­алы и радиоматериалы, радиолампы, фотоприборы, бумага, предназначенная для издания учебных программ, пособий и научных работ, подопытные живот­ные и другие материалы для учебных целей и научно-исследовательских ра­бот. На этом субсчете также учитываются драгоценные металлы для протези­рования в соответствии с Положением о порядке сбора и сдачи отходов и лома драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденным прика­зом Министерства финансов Украины, Государственного комитета Украины

152 Раздел второй. Особенности бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях

по материальным ресурсам. Национального банка Украины. Государственного комитета Украины по редким, драгоценным металлам и драгоценным кам­ням от 23.06.94 г. № 54/11/161/91/15.

На субсчете 232 «Продукты питания» учитываются продукты питания в учреждениях, в сметах которых предусмотрены ассигнования по коду эко­номической классификации расходов 1133 «Продукты питания».

Учет продуктов питания в учреждениях здравоохранения осуществля­ется в соответствии с Инструкцией по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете, утвержденной приказом Министерства здраво­охранения СССР от 05.05.83 г. № 530, с изменениями и дополнениями.

На субсчете 233 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются медикаменты, компоненты, бактерицидные препараты, сыворотки, вакци­ны, кровь и перевязочные средства в больницах, лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и других заведениях, в сметах которых предус­мотрены ассигнования по коду экономической классификации расходов 1132 «Медикаменты и перевязочные материалы».

На этом субсчете также учитываются вспомогательные и аптечные ма­териалы вЛёчебных заведениях, имеющих свои аптеки.

Учет медикаментов и перевязочных средств в учреждениях здравоохра­нения осуществляется в соответствии с Инструкцией по учету медикамен­тов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на Государ­ственном бюджете СССР, утвержденной приказом Министерства здравохранения СССР от 02.06.87 г. № 747.

На субсчете 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлеж­ности» учитываются хозяйственные материалы, которые используются для текущих потребностей бюджетных учреждений (электрические лампы, мыло, щетки и др., строительные материалы для выполнения текущего ремонта). На этом субсчете учитываются также медикаменты и перевязоч­ные средства учреждений, в сметах которых ассигнования на эти цели пре­дусмотрены по коду экономической классификации расходов 1131 «Пред­меты, материалы, оборудование и инвентарь».

На субсчете 235 «Топливо, горючие и смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов, находящихся на скла­дах или в кладовых (дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т. д.), а также непосредственно у материально ответственных лиц.

На субсчете 236 «Тара» учитывается возвратная тара, обменная тара (боч­ки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т. д.), как пустая, так и находящаяся под материачьными ценностями.

Глава 7. Учет запасов

На субсчете 237 «Материалы в пути» учитываются материалы, оплачен­ные учреждением, но не поступившие до конца месяца на склад. На этом субсчете могуттакже учитываться материалы, полученные на склады групп централизованного снабжения и не распределенные по учреждениям. Сум­мы, отраженные на этом субсчете, должны быть подтверждены соответству­ющими документами.

На субсчете 238 «Запасные части к машинам и оборудованию» учитыва­ются запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношен­ных частей на машинах, оборудовании, тракторах, комбайнах, транспорт­ных средствах (моторы, автомобильные шины, включая покрышки, каме­ры и т.п.), неучтенные на субсчете 105 «Транспортные средства».

На субсчете 239 «Прочие материалы» учитываются сено, овес, другие виды кормов и фуража для скота и животных, а также семена, удобрения и другие материалы.

7.2 Поступление запасов

В бюджетных организациях запасы могут поступать в результате:

- приобретения за плату;

- безвозмездного получения;

- изготовления собственными силами.

Поскольку наиболее распространенными вариантами поступления за­пасов являются приобретение за плату и безвозмездное получение, далее рассмотрим именно эти операции.

7.2.1 Организация учета и документальное оформление поступления запасов

Материальные ценности, поступающие на склад бюджетной органи­зации, приходуются на основании надлежащим образом оформленных первичных документов поставщиков (товарных накладных, товарно-транспортных накладных и других документов).

При получении материальных ценностей со склада поставщика упол­номоченному лицу выдается доверенность (типовые формы №№ М-2 и М-26) на получение ценностей. Выписка доверенности производится в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращен­ных и использованных доверенностей на получение ценностей, утверж­денной приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. № 99, с изменениями и дополнениями.

Поступившие на склад бюджетной организации запасы оформляются первичными документами, типовые формы которых утверждены прика­зом Государственного казначейства Украины от 18.12.2000 г. № 130.

154 Раздел второй. Особенности бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях

Приемка и приходование материальных ценностей оформляются наклад­ной, которая составляется на основании товаросопроводительных докумен­тов в двух экземплярах.

Материальные ценности, поступающие на склад бюджетной органи­зации, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортимен­ту, количеству, указанным в сопроводительных документах. При получе­нии запасов материально ответственное лицо должно расписаться в полу­чении этих ценностей на документе поставщика или на акте приемки запасов и принять их на ответственное хранение.

В случаях выявления расхождений между данными первичных доку­ментов и фактическим наличием материальных ценностей составляется акт сдачи-приемки материалов (форма №3-1). Акт составляется прием­ной комиссией в двух экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителя поставщика, а в случае неявки последнего — пред­ставителя незаинтересованной организации. Один экземпляр акта ис­пользуется для учета принятых материальных ценностей. второй — для на­правления претензионного письма поставщику.

При этом факт приемки и оприходования запасов подтверждается под­писью материально ответственного лица, принявшего их на ответствен­ное хранение.

В учреждениях запасы учитываются по месту их ответственного хра­нения (нахождения) и в бухгалтерии.

Для аналитического учета запасов, в том числе материалов в пути, бух­галтерией и (или) материально ответственными лицами бюджетных учреж­дений применяются следующие учетные регистры:

 

Название формы	Номер формы	Порядок заполнения	Примечание
I
Книга количест­венно-сум­мового учета	3-6	Применяется дляаналитического учета запасов в количественном и стоимостном выражении в бухгалтерии бюджетной организации. Открывается на год на основании остатков на начало года. Для зтого в первой строке графы 3 по соответствующим наименованиям запасов записывается: «Остаток на 1 января 200.. г.», а в графах 9 и10 указывается количество и сумма переходящего остатка прошлого года. В течение месяца записи в книге осуществляются на основании данных документов оприходе и расходе запасов (актов о приемке материалов, накладных, заборных карт, меню-требований на выдачу продуктов питания). В конце месяца в графах 5—8 подсчитываются итоги за данный месяц и с учетом остатка определяется остаток на начало следующего месяца (графы 9 и	Для каждого наименования (сорта) в книге открываются отдельные аналитические счета Ведется в одном экземпляре

Глава 7.Уче	т запасов
Название формы	Номер формы	Порядок заполнения	Примечание
	г
количест- венно-сум- мового учета	3-ба	Применяется в централизованных бухгалтериях для аналитического учета материальных ценностей в количественном и суммовом выражении Откры­вается на год на основании остатков на начало года. Для этого в первой строке графы 3 по соот­ветствующим наименованиям запасов записыва­ется. «Остаток на 1 января 200 г», а в графах 9 и 10 указывается остаток в целом по централизованной бухгалтерии, в графах 11 и 12— в том числе по каждому обслуживаемому учреждению	Ведется в одном экземпляре Огкрывается в разрезе аналити­ческих счетов по каждому наименованию (сорту)запасов как в целом по всем обслуживаемым учреждениям, так и с выделением по каждому учреждению (материально ответственному лицу)
Карточка количест- ветно-сум- мового учета	3-7	Применяется в учреждениях, где аналитический учет в бухгалтерии ведется не в книгах, а на карточках Назначение карточки и порядок ее ведения аналогичны порядку ведения Книги количественно-суммового учета ф. № 3-6 и ф № 3-6а
Книга складского учета запасов	3-9	Применяется для учета материалов, продуктов питания, готовых изделий и других запасов (кроме драгоценных металлов для протезирования, медикаментов и перевязочных средств) на складе (в кладовой). Ведется материально ответственным лицом но наименованию, сортам и количеству запасов До начала осуществления записей в книге нумеруются все страницы (листы) На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано... страниц (листов)». На титульной странице книги указывается наименование учреждения и отчетный период, на который открыта книга. В течение месяца записи в книге осуществляются на основании данных документов о приходе и расходе запасов (актов о приемке материалов, накладных, заборных карт, меню-требований на выдачу продуктов питания) После каждой записи определяется остаток материалов Не реже одного раза в квартал бухгалтерия сверяет свои записи по учету запасов с записями, ведущимися на складе (в кладовой), о чем в конце книги выполняет соответствующие записи, а также приводит свои замечания и предложения но ведению книги	На каждое наименование(вид) запасов в книге открывается отдельная страница Ведется в одном экземпляре. При ведении записей по номенклатурным номерам в книге дополнительно указывается номенклатурный номер

156 Раздел второй. Особенности бухгалтерского учета з бюджетных учреждениях

 

Название формы	Номер формы	Порядок заполнения	Примечание
Книга учета животных	3-8	Применяется для аналитического учета молодняка животных и животных на откорме. В книге открываются отдельные аналитические счета по видам и возрастным группам молодняка животных, а также по видам животных на откорме	В централизованных бухгалтериях книги открываются по каждому обслуживаемому учреждению
Журнал регистра­ции битой посуды	3-Ю	Ведется для списания битой посуды в учреждениях, имеющих в своем составе пищеблок. Записи осуществляет материально ответственное лицо, которое указывает в журнале наименование и количество битой посуды. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением журнала и ежемесячно (или ежеквартально) составляет акт о списании битой посуды, который утверждается руководителем учреждения	Ведется в одном экземпляре
Оборотная ведомость	3-11	Применяегся для сверки данных по учету запасов в бухгалтерии и на складе (в кладовой). Открывается на год и составляется ежемесячно на основании данных бухгалтерского учета по каждой группе аналитических счетов. объединенных соответствующим синтетическим счетом. Ведется вколичественном и стоимостном выражении по наименованиям и номенклатурным номерам. По каждому субсчету в ведомости подсчитываются обороты и выводятся остатки на начало месяца, которые должны соответствовать данным синтетических счетов	Ведется в одном экземпляре
Опись карточек по учету запасов	3-14	Применяется для регистрации карточек учета запасов в учреждениях, где аналитический учет в бухгалтерии ведется не в книгах, а в карточках. Регистрация карточек в описи осуществляется на дату их открытия	Ведется в одном экземпляре

Типовые формы указанных регистров утверждены приказом Государ­ственного казначейства Украины от 18.12.2000 г. № 130.

Инструкцией № 125 предусмотрено, что аналитический учет запасов, приобретенных за счет средств специального фонда, ведется в тех же учет­ных регистрах, но отдельно от запасов, приобретенных за счет средств об­щего фонда.

Согласно Инструкции № 125 учреждение может дополнительно вести учет запасов по номенклатурным номерам.

Номенклатурный номер — это условный числовой код учета, который присваивается группе предметов одного наименования, качества и цены.

Номенклатурный номер имеет семь знаков: первых три знака означают субсчет, четвертый — подгруппу, три последних — порядковый номер пред­мета в подгруппе.

Глава 7. Учет запасов

К обязанностям материально ответственного лица относится система­тическое представление в бухгалтерию учреждения реестра документов, который заполняется на основании данных приходных и расходных до­кументов. Реестр составляется в двух экземплярах: один экземпляр после проверки правильности оформления первичных документов возвращает­ся материально ответственному лицу, а второй остается в бухгалтерии.

В бухгалтерии учет запасов ведется в количественном и суммовом выра­жении по наименованиям запасов и материально ответственным липам. Бух­галтерия систематически осуществляет контроль за постуалением и расхо­дованием запасов, находящихся на складе, а также проводит сверку данных бухгалтерского учетас данными, ведущимися на складе, очем делает соответ­ствующую отметку в книгах или карточках складского учета запасов.

7.2.2 Учет приобретения запасов

В бухгалтерском учете приобретенные запасы зачисляются на баланс бюджетной организации по первоначальной стоимости, которая подразде­ляется на:

- первоначальную — стоимость приобретения, получения, изготовле­ния запасов;

- справедливую — первоначальную стоимость запасов, полученных уч­реждением безвозмездно;

- восстановительную — измененную первоначальная стоимость после проведения переоценки.

В бюджетных организациях существуют определенные особенности формирования первоначальной стоимости запасов, которые заключаются в следующем.

Не относятся на увеличение первоначальной стоимости запасов:

1) расходы, связанные с наймом транспорта для перевозки запасов. Эти затраты относятся на фактические расходы учреждения и отражаются по коду экономической классификации расходов 1135 «Оплата транспорлных услуг и содержание транспортных средств»;

2) суммы НДС, уплаченные при приобретении запасов. В зависимос­ти от источника приобретения указанные суммы относятся:

 

- на расходы учреждения по соответствующим кодам экономической клас­сификации расходов (1131 «Предметы, материалы, оборудование и инвен­тарь», 1132 «Медикаменты и перевязочные материалы». 1133 «Продукты пи­тания») — при приобретении запасов за счет средств общего фонда сметы;

- в состав налогового кредита — при приобретении запасов за счет средств специального фонда. При этом суммы НДС, уплаченные при при­обретении запасов, могут быть отнесены бюджетной организацией в со­став налогового кредита только в том случае, если она зарегистрирована в

158 Раздел второй. Особенности бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях

качестве плательщика НДС. Если же она не является плательщиком НДС, то эти суммы относятся на расходы по соответствующим кодам экономи­ческой классификации расходов.

Операции по приобретению запасов бюджетными организациями в бухгалтерском учете отражаются такими записями:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет счета	Кредит счета
Приобретение запасов за счет средств общего фонда
	Оприходованы запасы:
— оборудование для отопительной системы
— продукты питания
— хозяйственные материалы
— горюче-смазочные материалы
-}	Отнесена на расходы учреждения сумма НДС. уплаченного при приобретении запасов	801.802
	Перечислена оплата:
— за полученные запасы		31І
— за зраиспортные услуги
	Списана на расходы учреждения стоимость транспортных услуг	801.802
Приобретение запасов за счет средств специального фонда
Бюджетная организация не является плательщиком НДС
	Оприходованы запасы:
— материалы для учебных целей
— продукты питания
— канцелярские принадлежности
	Отнесена на расходы учреждения сумма НДС. уплаченного при приобретении запасов	811-813
	1 Іеречислена плата:
— за полученные запасы		313.323
— за транспортные услуги		311,323
	Списана на расходы учреждения стоимость транспортных услуг	811-813
Бюджетная организация является плательщиком НДС
	Перечислена предоплата поставщику		313.323
-І	Отражена сумма налогового кредита по НДС		641/1*
	Оприходованы запасы:
— материалы для учебных целей
— продукты питания
— канцелярские принадлежности
	Списана сумма налогового кредита по НДС	641/1
	Перечислена плата за услуги по транспортировке запасов		313,323
	Отражена сумма налогового кредита по НДС (в части услуг по транспортировке!		641/1
	Списана на расходы учреждения стоимость услуг по транспортировке запасов	811-813
	Списана сумма налогового кредита по НДС	641/1

* Поскольку Планом счетов не предусмотрен отдельный субсчет для учета сумм налогового кредита по НДС, считаем целесообразным для учета этих сумм открыть дополнительный субсчет к счету «■//

Глава 7. Учет запасов