Облік наявності та надходження основних засобів

В процесі господарської діяльності бюджетних установ основні засоби поступово зношуються як фізично, так і морально, а тому потребують поповнення. Основні засоби можуть надходити до бюджетних установ шляхом:

· придбання їх за рахунок бюджетних чи позабюджетних коштів;

· безкоштовного отримання (у т.ч. у вигляді гуманітарної допомоги);

· будівництва нових об’єктів;

· оприбуткування залишків, виявлених під час інвентаризації;

· за рахунок виготовлення їх власними силами.

Приймання основних засобів проводиться згідно з Актом приймання-передачі основних засобів типової форми ОЗ-1 (бюджет), який складається на кожний об’єкт. В акті фіксується інформація щодо первісної вартості, суми зносу (якщо об’єкт вже був в експлуатації), року випуску, дати введення в експлуатацію тощо. До акта додається технічна документація, яка разом із ним передається в бухгалтерію.

Для прийняття об’єктів основних засобів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один – для установи, яка здає, другий – для установи, яка приймає. Акт затверджується керівником установи.

Для оформлення прийняття декількох об’єктів однотипних основних засобів, які мають однакову вартість (господарський інвентар, інструменти, обладнання, білизна, постільні речі та ін.), дозволяється складання загального акта прийняття основних засобів.

Оформлення приймання окремих предметів можна робити і на підставі, наприклад, рахунка-фактури (тобто первинних документів). На цих документах матеріально відповідальна особа робить запис про прийняття основних засобів на відповідальне зберігання та занесення їх до інвентарного списку за місцезнаходженням.

Усі основні засоби повинні знаходитись на відповідальному зберіганні посадових осіб, призначених наказом керівника установи. Із цими особами укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Ці особи стежать за схоронністю основних засобів, ведуть інвентарні списки основних засобів (типова форма № ОЗ-11).

Інвентарний список основних засобів застосовується матеріально відповідальними особами для здійснення пооб’єктного обліку основних засобів за місцезнаходженням (місцем експлуатації) об’єктів основних засобів. Дані пооб’єктного обліку основних засобів за місцезнаходженням (місцем експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку основних засобів, які ведуть в бухгалтерії.

У разі зміни матеріально відповідальної особи здійснюється інвентаризація основних засобів, які знаходяться на її зберіганні, про що складається приймально-передавальний акт. Акт затверджується керівником установи.

При надходженні в установу основних засобів матеріально відповідальна особа повинна розписатися в їх отриманні на документі постачальника чи на акті про прийняття.

Основні засоби в установах обліковуються за місцем їх зберігання (місцезнаходженням) та в бухгалтерії за інвентарними об’єктами.

Окремим інвентарним об’єктом вважається закінчений конструктивний пристрій з усіма пристосуваннями і пристроями, що відносяться до нього, конструктивно відокремлений предмет, який призначений для виконання визначених самостійних функцій, або визначений комплекс конструктивно об’єднаних предметів, що становлять єдине ціле і разом виконують певну роботу.

Інвентарним об’єктом за субрахунком 103 “Будинки та споруди” є кожна окрема будівля. До її складу входять усі потрібні для експлуатації і розміщення всередині нього комунікації, тобто: система опалення приміщення, внутрішня мережа водогазопроводу і каналізації і т.д.

Надходження основних засобів супроводжується відкриттям інвентарних карток їх обліку (за винятком бібліотечних фондів), присвоєнням їм інвентарних номерів та проведенням необхідних записів в реєстрах аналітичного обліку.

Інвентарний номер має 8 знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий – підгрупу, останні чотири – порядковий номер предмета в підгрупі. У випадку, коли підгрупи немає – четвертий знак буде “0”. Інвентарний номер зазначається на жетоні фарбою і прикріплюється до об’єкта будь-яким способом. Присвоєний об’єкту інвентарний номер зберігається за ним на весь період його знаходження в установі. Після ліквідації об’єкта основного засобу в бюджетній установі протягом трьох років його інвентарний номер не можна використовувати. Зміна номерів може бути проведена в тих випадках, коли виявлено, що об’єкти помилково відображаються не в тій групі основних засобів, до якої вони повинні бути включені за своїм техніко-виробничим призначенням, а також у випадках невірної нумерації.

У бухгалтерії установи, з метою організації обліку і забезпечення контролю за збереженням основних засобів, ведеться попредметний їх облік на інвентарних картках, які відкриваються на кожний інвентарний об’єкт (предмет). Однорідні активи обліковуються на картках групового обліку типової форми ОЗ-9 (бюджет).

Інвентарна картка відкривається на підставі акта прийняття-передачі основних засобів (типова форма ОЗ-1 (бюджет)), накладних, технічної та іншої супровідної документації. Записи в інвентарній картці типової форми ОЗ-6 (бюджет) робляться на підставі перевірених документів: актів приймання про введення в експлуатацію, технічних паспортів заводів-виготовлювачів та інших документів.

Записи в картку про роботи з добудови, дообладнання, реконструкції, модернізації та капітального ремонту існуючого об’єкта вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів (типова форма ОЗ-2 (бюджет)).

У картці зазначаються дата й номер акта введення основних засобів в експлуатацію та характерні ознаки об’єктів (предметів): креслення, модель, тип, марка, заводський номер, дата випуску (виготовлення). Крім того, записується коротка індивідуальна характеристика об’єкта (предмета). Якщо в складі обладнання, приладів, обчислювальної техніки та ін. є дорогоцінні метали, то в розділі “Коротка характеристика об’єкта” зазначається перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, найменування деталі та маса металу, зазначена в паспорті.

На зворотньому боці картки робиться запис про переміщення основних засобів в установі.

Якщо в картку неможливо внести всі якісні та кількісні зміни характеристики об’єкта, що склалися внаслідок його реконструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару картку зберігають як довідковий документ (у ній робиться відмітка про відкриття нової картки).

Інвентарні картки зберігаються в картотеках бухгалтерії, в яких вони розміщуються за відповідними субрахунками і групами з розподілом за матеріально відповідальними особами, а в середині груп – за місцезнаходженням об’єктів (предметів) основних засобів; а в централізованих бухгалтеріях – додатково і за обслуговуваними установами.

Інвентарні картки типових форм ОЗ-6 (бюджет), ОЗ-8 (бюджет) та ОЗ-9 (бюджет) реєструються в описі інвентарних карток з обліку основних засобів типової форми ОЗ-10 (бюджет), який ведеться в одному примірнику. У разі списання основних засобів зазначені вище картки після внесення до них відміток про списання здаються в архів.

Опис інвентарних карток здається в архів тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання об’єкта основних засобів.

Строк зберігання інвентарних карток в архівах установ становить 3 роки після їх ліквідації. Інвентарна картка обліку реалізованих або ліквідованих основних засобів додається до документів (актів, накладних), якими було оформлено їх реалізацію або ліквідацію. Картка передається разом з реалізованим основним засобом.

Записи в картках обліку основних засобів здійснюються в кількісному та сумарному виразах.

Суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів, не враховуються до вартості основних засобів і відносяться на фактичні видатки за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих активів, або відносяться до податкового кредиту (якщо це передбачено чинним законодавством).

Безоплатне отримання основних засобів. Основні засоби, отримані безоплатно як гуманітарна допомога, приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов’язково входить працівник бухгалтерії та представник вищестоящої організації. Комісія складає акт, в якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. При отриманні основних засобів, що були у користуванні, вказується відсоток їх зносу. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку. Одночасно проставляється інвентарний номер у встановленому порядку, про що робиться запис в акті прийнятих цінностей.

Облік таких основних засобів здійснюється бухгалтерією та матеріально відповідальними особами у загальному порядку, але окремо від матеріальних цінностей, придбаних установою за рахунок бюджетних коштів.

Дані про гуманітарну допомогу відображаються отримувачами в пояснювальній записці до квартального та річного звітів та в окремих формах річного звіту. У пояснювальній записці до квартальних та річних звітів наводяться короткі роз’яснення щодо отриманої гуманітарної допомоги.

Оприбуткування виявлених під час інвентаризації залишків. Оцінка виявлених і не врахованих з моменту проведення останньої інвентаризації основних засобів повинна бути проведена за дійсною вартістю, а знос слід визначити за справжнім технічним станом об’єктів із оформленням даних оцінки та зносу відповідними актами.

Для обліку власних та отриманих на умовах фінансового лізингу основних засобів передбачено рахунок 10 “Основні засоби”. За дебетом цього рахунка відображається вартість придбаних основних засобів, а за кредитом – здійснюється запис сум вибуття основних засобів.

Облік операцій щодо переміщення та вибуття основних засобів ведеться в меморіальному ордері № 9. Записи в ньому здійснюються по кожному об’єкту окремо. Після закінчення місяця підсумки записуються в книгу “Журнал-Головна”.