ОСОБАМИ

4.1. Умови видачі готівки під звіт.

4.2. Синтетичний та аналітичний облік операцій із підзвіт­ними особами.

4.3. Умови відшкодування витрат на відрядження.

4.4. Норми добових витрат.

4.5. Контроль за дотриманням порядку видачі готівки під звіт та її використанням.

4.1. Умови видачі готівки під звіт

Підзвітними особами вважаються робітники і службовці під­приємства, які одержали аванс під звіт.

Гроші під звіт можуть бути видані на витрати, пов'язані з відря­дженням, на придбання різних матеріальних цінностей, поштові, телеграфні послуги тощо.

Особи, які не працюють на підприємстві, гроші під звіт одержу­вати не можуть. Список осіб, що мають право отримувати підзвітні суми, встановлюється адміністрацією підприємства і затверджу­ється його керівником.

Підзвітній особі видають аванс у сумі, необхідній для виконан­ня господарських операцій. Аванс видається на підставі заяви підзвітної особи за видатковим касовим ордером, підписаним ке­рівником підприємства і головним бухгалтером.

Підзвітні суми можуть витрачатися тільки на цілі, передба­чені при видачі авансу.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємства за умо­ви повного звіту конкретної особи за раніше виданими під звіт суми, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про ви­трачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Розділ 4

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприє­мства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум протягом трьох банківських днів наступних за днем закінчення відрядження або придбання товарно-матеріальних цінностей.

До авансового звіту додаються документи (рахунки, квитанції, проїзні документи, чеки тощо), які підтверджують проведені видатки, зокрема придбання матеріальних цінностей. В остан­ньому випадку на документах обов'язково мають бути підписи осіб, які отримали матеріальні цінності під свою відповідальність. У бухгалтерії авансові звіти перевіряють арифметично і з погля­ду обґрунтованості витрат. Після перевірки авансовий звіт за­тверджує керівник підприємства, і бухгалтерія остаточно розрахо­вується з підзвітною особою.

Коли сума авансу перевищує суму витрат, прийняту за звітом, різниця підлягає поверненню до каси, і навпаки, якщо сума авансу менша від суми витрат, зазначеної у звіті, і підзвітна особа викори­стала власні гроші, перевитрачені кошти їй відшкодовуються.

4.2. Синтетичний та аналітичний облік операцій з підзвітними особами

Для обліку підзвітних сум у бухгалтерському обліку вико­ристовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними осо­бами". За дебетом цього субрахунка обліковуються суми, видані під звіт, за кредитом — суми, які підтверджені звітами та доку­ментами, а також повернені невикористані суми. Це відобра­жається такими записами:

— видача грошових коштів з каси підзвітній особі:

Д-т 372 "Розрахунки з підзвітними особами" К-т ЗО "Каса"

Підзвітна особа складає звіт про витрачені кошти. На підставі затвердженого звіту здійснюють записи в бухгалтерських регістрах:

— придбання товарно-матеріальних цінностей за рахунок
підзвітних сум:

Облік розрахунків із підзвітними особами

Д-т 20 "Виробничі запаси"

Д-т 21 "Тварини на вирощуванні та відгодівлі"

Д-т 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети"

Д-т 28 "Товари"

К-т 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

— повернення невитрачених підзвітних сум:

Д-т ЗО "Каса"

Д-т 31 "Рахунки в банках"

К-т 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

— утримання неповернених підзвітних сум із заробітної
плати службовця:

Д-т 66 "Розрахунки з оплати праці"

К-т 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

Сальдо субрахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами" може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо означає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, кредитове — суму перевитрат підзвітних осіб за авансовими звітами. У балансі сальдо за субрахунком відображається розгорнуто: дебетове саль­до — у складі оборотних активів у рядку 210 "Інша дебіторська заборгованість", кредитове сальдо — у складі поточних зобов'я­зань у рядку 610 "Інші поточні зобов'язання".

4.3. Умови відшкодування витрат на відрядження

Однією з основних операцій з підзвітними сумами є оплата витрат на відрядження. Згідно з інструкцією Міністерства фінансів України "Про службові відрядження в межах України та за кордон" у редакції від 10 червня 1999 р. № 146 службовим відрядженням вважається поїздка робітника (службовця) за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, організації на визначений термін в іншу місцевість для виконання службо­вого доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відно­синах із платником податків, включаються до складу валових

Розділ 4

витрат платника податків тільки у разі наявності документів, що підтверджують зв'язок цього відрядження з основною діяль­ністю підприємства, а саме: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства; укладено-го договору (контракту) та інших документів, що регулюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові співвідносн­ий; документів, які засвідчують участь особи, що перебуває у відрядженні, у переговорах, конференціях за тематикою, що сто­сується основної діяльності підприємства, яке командирувало працівника. Підприємство здійснює реєстрацію особи, що вибу­ла у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з "Інструкцією про службові відрядження".

Направлення робітника у відрядження здійснюється на під­ставі наказу керівника підприємства із зазначенням пункту при­значення, назви підприємства, терміну та мети відрядження.

Термін відрядження визначається керівником або його за­ступником, але не може перевищувати ЗО календарних днів (за кордон — 60 днів).

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи командированого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника. При відправленні транспортного засобу до 24 годин включно днем ви­буття вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше — наступна.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, куди він командирова­ний. Замість днів відпочинку, що не були використані за час від­рядження, інші дні відпочинку після повернення не надаються.

Якщо працівник спеціально командирований для роботи в дні відпочинку або святкові дні, то компенсація за це сплачується відповідно до чинного законодавства.

За особою, яка перебуває у відрядженні, зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі за час перебування в дорозі.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні на відрядження відносно вибуття та прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівник командиро­ваний у різні населенні пункти, то відмітки про день прибуття та день вибуття проставляються в кожному пункті. Відмітки в по­свідченні на відрядження відносно прибуття та вибуття працівни-

Облік розрахунків із підзвітними особами

ка засвідчуються тією печаткою, якою користується у своїй гос­подарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відпо­відної посадової особи, на котру наказом (розпорядженням) керів­ника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та повертаються з нього.

За кожен день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебу­вання працівника у відрядженні, враховуючи дні відпочинку, святкові та неробочі дні, а також час перебування в дорозі йому сплачуються добові в межах норм, встановлених постановою КМУ від 11 липня 2002 р. № 977.

Кількість днів відрядження для сплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня повернення до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні.

4.4. Норми добових витрат

Окремим видом витрат, які не потребують спеціального доку­ментального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчу­вання та фінансування інших особових потреб фізичної особи), норми яких встановлено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 11 липня 2002 р. №977 "Про норми від­шкодування витрат на відрядження в межах України та за кор­дон". Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту (табл. 1.4.1).

Якщо в посвідченні про відрядження відсутні відмітки, то добові не відшкодовуються.

Таблиця 1.4.1. Граничні норми добових витрат

 

Випадки	У межах України	За кордон
Якщо до рахунків на оплату варто­сті проживання в готелях не вклю­чаються витрати на харчування	18 грн	280 грн
Якщо до рахунків вартості проживання в готелях включаються витрати на:
— на одноразове харчування	14 грн 40 коп.	224 грн
— дворазове харчування	10 грн 80 коп.	154 грн
— триразове харчування	7 грн 20 коп.	98 грн

Розділ 4

Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати командированим працівникам на наймання житлового приміщення у розмірі фактичних витрат із урахуван­ням побутових послуг, які надаються в готелях (прання, прасу­вання тощо), за користування холодильником, телевізором.

Витрати на проїзд до місця відрядження та назад відшкодову­ються у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, вод­ним та автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням всіх витрат, пов'язаних із придбан­ням проїзних документів та користуванням постіллю у поїздах та страхових платежів на транспорті.

Працівнику, який перебував у відрядженні, відшкодовуються також витрати за проїзд на міському транспорті загального кори­стування (крім таксі) по місту відрядження (за наявності підтверд­них документів) відповідно до маршруту, погодженого з керів­ником.

Командированому працівнику перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення та добові. Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний надати авансовий звіт про використані у відря­дженні гроші. Разом із авансовим звітом надаються:

— посвідчення про відрядження, оформлене у встановленому порядку;

— документи про наймання житлового приміщення;

— документи на проїзд.

Витрати, пов'язані з відрядженням відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних білетів або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів, страхових полісів.

Витрати на відрядження, які не підтверджені відповідними документами (крім добових), працівнику не відшкодовуються.

Облік розрахунків із підзвітними особами

4.5. Контроль за дотриманням порядку видачі готівки під звіт та за її використанням

За правильне оформлення видачі авансу та перевірку авансо­вого звіту відповідальність несе головний бухгалтер. Він здійснює контроль за своєчасним поданням авансових звітів та повернен­ням підзвітними особами невикористаної частини авансу.

Згідно з "Положенням про ведення касових операцій у націо­нальній валюті в Україні" від 19 лютого 2001 р. метою перевірки дотримання порядку видачі готівки під звіт є здійснення конт­ролю за дотриманням підприємствами встановленого порядку видачі готівкових коштів під звіт (у тому числі на відряджен­ня) та їх використання відповідно до цього положення та "Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" від 11 липня 2002 р. № 977.

Під час проведення перевірок аналізуються порядок видачі підприємствами сум під звіт, їх цільове використання, виявля­ються факти неправомірної видачі готівки під звіт працівникам, які повністю не розрахувалися за попередньо видані їм кошти, несвоєчасного звітування, а також випадки передавання під­звітних коштів одним працівником іншому тощо.

Згідно з Законом України "Про податок з доходів фізичних осіб" від 22 травня 2003 р. № 889 - IV, за несвоєчасне повернен­ня до каси підприємства "надміру витрачених" підзвітних сум (коштів, виданих працівнику з каси на відрядження або госпо­дарські потреби, понад суми, щодо яких він відзвітував) передба­чено накладання на працівника штрафу 15 % (якщо кошти не повертаються у триденний термін), а також обкладання таких сум податком з доходів.

Контрольні запитання та тести

Контрольні запитання

1. Яким документом регламентується видача під звіт гро­шових коштів?

2. Кого вважають підзвітною особою?

3. Назвіть граничний розмір підзвітних сум.

Розділ 4

4. На підставі яких документів підзвітній особі видається аванс?

5. Назвіть терміни подання авансового звіту про витрачан­ня підзвітних сум.

6. Що показує сальдо субрахунки 372 "Розрахунки з підзвіт­ними особами"?

7. Назвіть, де у Балансі відображається сальдо за субрахун­ком 372.

 

8. Якими нормативними документами регламентуються службові відрядження?

9. Дайте визначення службового відрядження.

10. Назвіть максимальний термін відрядження в межах Украї­ни та за кордон.

11. Що таке добові витрати?

12. Чи компенсуються працівникові дні відпочинку, не вико­ристані за час відрядження?

13. В який термін після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати авансовий звіт?

14. Які документи після повернення з відрядження зобов'яза­на подати підзвітна особа до бухгалтери?

15. Назвіть фінансові санкції, які застосовують при недотри­манні вимог "Інструкції про службові відрядження";.

Тести

1. Гроші під звіт можуть бути видані на витрати, пов'язані:

а) тільки з відрядженням;

б) тільки з придбанням матеріальних цінностей;

в) з відрядженням, на придбання матеріальних цінностей;

г) на будь-які витрати.

2. Підзвітній особі видають аванс у сумі:

а) 10 неоподатковуваних мінімумів;

б) необхідний для виконання господарських операцій;

в) 20 неоподатковуваних мінімумів;

г) 350 гривень.

3. Підзвітні особи зобов'язані подати авансовий звіт про ви­
трачання підзвітних сум у відрядженні:

а) протягом 5 робочих днів після повернення з відрядження;

б) наступного робочого дня після повернення з відрядження;

Облік розрахунків із підзвітними особами

в) протягом 3 робочих днів після повернення з відрядження;

г) протягом 1 тижня після повернення з відрядження.

4. Підзвітні особи зобов'язані звітувати про витрачання під­
звітних сум на закупівлю сільськогосподарської продукції:

а) протягом 10 робочих днів після отримання підзвітної суми;

б) протягом 3 робочих днів після отримання підзвітної суми;

в) протягом 5 днів після отримання готівки під звіт;

г) протягом 3 днів після отримання готівки під звіт.

5. Підзвітні особи зобов'язані звітувати про витрачання під­
звітних сум на виробничі (господарські) потреби:

а) наступного дня після отримання готівки під звіт;

б) наступного робочого дня після отримання готівки під звіт;

в) протягом 3 днів після отримання готівки під звіт;

г) протягом 3 робочих днів після отримання підзвітної суми.

6. Якщо сума авансу менша за суму витрат, прийняту за зві­
том, тобто підзвітна особа використала власні гроші, перевитра­
чені кошти їй:

а) відшкодовуються;

б) не відшкодовуються;

в) відшкодовуються, але в межах норм, передбачених чинним
законодавством;

г) забороняється витрачати власні кошти на господарські по­
треби підприємства.

7. За дебетом субрахунка 372 "Розрахунки з підзвітними осо­
бами обліковуються суми:

а) видані під звіт;

б) повернені невикористані;

в) підтверджені авансовими звітами та документами;

г) відображається надходження до каси підприємства грошо­
вих документів.

8. Сальдо субрахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особа­
ми" може бути:

а) дебетовим;

б) дебетовим і кредитовим;

в) кредитовим;

г) субрахунок не має сальдо.

Розділ 4

9. Кредитове сальдо відображає:

а) суму заборгованості підзвітних осіб підприємству;

б) суму перевитрат підзвітних осіб за авансовими звітами;

в) суму платежів, які надійшли на рахунок підприємства;

г) немає правильної відповіді.

10. Добові витрати — це:

а) витрати на харчування;

б) витрати на фінансування особових потреб фізичної особи;

в) витрати на харчування та фінансування інших особових
потреб фізичної особи;

г) всі кошти, отримані під звіт на відрядження.

11. Добові витрати відшкодовуються:

а) в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту;

б) залежно від статусу населеного пункту (столиця, обласне
місто, районний центр);

в) добові витрати не відшкодовуються;

г) на розгляд керівника.

12. Термін відрядження не може перевищувати:

а) в межах України — 40 днів, за кордон — 60 днів;

б) в межах України — ЗО днів, за кордон — 60 днів;

в) в межах України і за кордон — ЗО днів;

г) в межах України і за кордон — 60 днів.

13. Кількість днів відрядження для сплати добових визнача­
ється:

а) без урахування днів вибуття у відрядження та повернення
з нього;

б) з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня повернення
до місця постійної роботи, які зараховуються як один день;

в) з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня повернен­
ня до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні;

г) тільки з урахуванням дня вибуття у відрядження.

14. За несвоєчасне повернення "надміру витрачених" підзвітних
сум встановлюється штраф у розмірі:

а) 15 % від неповерненої суми;

б) 50 % від неповерненої суми;

Облік розрахунків із підзвітними особами

в) 100 % від неповерненої суми;

г) 10 неоподатковуваних мінімумів.

15. Якщо відсутні платіжні документи, які б підтверджували
сплату готівкових коштів, штраф накладається:

а) у 2-кратному розмірі витраченої готівки;

б) у розмірі витраченої готівки;

в) у 10-кратному розмірі витраченої готівки;

г) штраф не накладається.

16. Підприємство відшкодовує працівнику такі витрати:

а) на проїзд до місця призначення й назад;

б) на користування постільними речами в поїздах;

в) на наймання житлового приміщення;

г) на проїзд до місця призначення й назад, на користування
постільними речами, на наймання житлового приміщення.

17. Якщо працівника спеціально командирують для роботи в
дні відпочинку, то компенсація:

а) сплачується відповідно до чинного законодавства;

б) не сплачується;

в) день відпочинку додається до днів щорічної відпустки;

г) сплачується на розгляд адміністрації.

18. Замість днів відпочинку, що не були використані за час
відрядження:

а) надаються дні відпочинку в будь-який інший день;

б) невикористані дні додаються до щорічної відпустки;

в) сплачується грошова компенсація;

г) інші дні відпочинку не надаються.

19. За особою, яка перебуває у відрядженні, зберігається се­
редній заробіток:

а) тільки за час відрядження;

б) середній заробіток не зберігається;

в) за час відрядження і час перебування в дорозі;

г) тільки за час перебування в дорозі.

					Розділ 4
Матриця відповідей на тести
Запитання
Відповідь	в	б	в	б	в
Запитання
Відповідь	а	а	б	б	в
Запитання
Відповідь	а	б	в	а	б
Запитання
Відповідь	б	г	а	г

Розділ 5